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株式会社ウィルワン 事業推進部 部長 荻田崇之様

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管理業務を6〜7割削減でき、本来業務である求職者と採用企業のフォローに注力できました。

結果としては求人サイト事業での採用率が向上と成果も出たので、教育事業でも「ちきゅう」を導入することにしました。

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株式会社ウィルワンは、治療家やセラピストを対象とした人材紹介事業を始めとして、就職率に強みを持つ整体スクール「ウィルワン整体アカデミー」、求人サイト「ジョブノート」を運営。2016年11月より「ちきゅう」で顧客管理を行っている。導入の背景や成果について、事業推進部 部長の荻田 崇之さん(写真)にお話を伺った。

CONTENTS

1. ――ウィルワンの事業概要
2. ――二種類の軸で管理する場合、スプレッドシートの限界が
3. ――業務量が大幅に増える繁忙期を前に、ツール導入は喫緊の課題に
4. ――管理にかけていた工数が6~7割削減されたため、他の事業にも導入
5. ――さらに「ちきゅう」に一元化していきたい

ウィルワンの事業概要

御社の事業概要を教えてください。

治療家、リラクゼーション、エステ領域に特化し、人材業と教育業を行っています。人材業は大きく分けて二つあり、人材紹介業と、求人サイト「ジョブノート」の運営ですね。教育業は「ウィルワン整体アカデミー」という学校の運営になります。

「ジョブノート」に掲載されている求人は何件くらいですか?

掲載店舗は現在8,000件くらいですね。求人サイトはまだサービスを立ち上げてから約2年半程度。急激に伸びています。世の中にリラクゼーションサロンや整体院がどんどん増えていて、人材の供給が追いついていないんです。

サービス開始から2年超で8,000店舗はすごいですね。

こちらからももちろん営業していますが、引き合いもとても増えています。その結果、おかげ様で業界内で求人掲載数ナンバーワンになりました。
 

ジョブノートは求人の掲載が無料で、採用したらお金をいただく成功報酬型のビジネスモデルです。採用企業側のリスクがほとんどないため、多くの企業にご利用いただいていると思います。

 

 

二種類の軸で管理する場合、スプレッドシートの限界が

顧客管理ツール導入の背景を教えてください。

求人サイト事業を2年半前に立ち上げた時は、無料で求人を掲載して採用が決まったら、企業側から報告をいただくという仕組みにしていました。

 

でも、実際に始めてみると様々な課題が見えてきました。求職者の方は複数のサイトを利用して転職活動していることも多く、「ジョブノート」でご応募いただいても、採用企業側の返信が遅くて他のサイトで決まってしまうケースが見られるようになりました。一方で、求人企業側も、採用が決まった後に、それがわかるというケースも出てくるようになりました。

 

こうした課題を解決するために、ステータスを管理して採用企業に都度ご連絡し、「応募が来ているので返信してくださいね」「採用は決まりましたか?」など、進捗を確認するようになりました。また、求職者の方に対しても、採用決定率を高めるために、「ご登録いただいているご希望条件なら、この企業にもご応募してみてはいかがですか」など、フォローするようになった。こうした背景から、企業側と求職者側のステータスや接触履歴を管理する必要性が増してきたんです。

「ちきゅう」導入前はスプレッドシートで管理されていましたね。

複数名で同時に管理をすると、スプレッドシートではデータが複雑すぎて、すぐに運用が煩雑になっていきました。「採用企業」と「求職者」という二つの軸で管理する必要があるので、どちらを1レコードとして扱えばいいのかなど、そもそもスプレッドシートでは無理があります。

 

さらにデータ量が多く、重くてなかなか動かないのに複数のメンバーで使っていると、誰かがフィルタをかけると皆がそのフィルタがかかった状態になってしまう。「スプレッドシートあるある」ですよね(笑)

 

また、スプレッドシートは簡単に操作できるのが強みの反面、簡単に消すこともできてしまいます。使い勝手だけでなく、「データの抜け漏れを防ぐ」という意味でも、顧客管理ツールを入れようということになりました。

業務量が大幅に増える繁忙期を前に、ツール導入は喫緊の課題に

顧客管理ツール導入のきっかけは何ですか。

「ジョブノート」の繁忙期は1~3月。検討を始めたのは11月だったのですが、繁忙期には確実に案件が大幅に増えることは明らかでした。「このままだと業務量がとんでもないことになって対応しきれない」と危機感が高まって、顧客管理ツールの導入が緊急課題になった。一刻も早くできるだけ簡単なツールを導入し、繁忙期に備えたかったんです。

「ちきゅう」を選んだポイントを教えてください。

顧客管理ツールをいくつか検討しましたが、「ちきゅう」は価格が安く、感覚的に動かせる点がすごくいいなと思いました。顧客管理ツールって、硬くて「とっつきにくそう」と感じるものも多いのですが、「ちきゅう」は感覚的で雰囲気も柔らかいので、まず無料期間に試してみることにしました。

 

実際に触ってみたら便利だったので、他のサービスはトライアルせずに、そのまま導入を決めたという感じです。

管理にかけていた工数が6~7割削減されたため、他の事業にも導入

「ちきゅう」導入後はいかがでしたか。

当時使っていたのは5名くらいでしたが、使いこなせない人は誰もいなくて、本当に感覚的に使えるんだと実感しましたし、皆「分かりやすい!」と喜んでいました。設定とインポートだけ手間がかかりましたが、それさえしっかり済んでしまえば、あとは問題なかったですね。

無事、繁忙期を迎えられたんですね。

導入後、1カ月もしないうちにオペレーションは回っていたと思います。実感としては、管理にかけていた工数が6~7割は減ったという感覚ですね。

 

「ちきゅう」では、企業情報は「見込み客」に、求職者の方の応募は「商談」に入れて管理しているのですが、きめ細かく管理することで、サービス開始時に比べて応募からの採用決定率が向上してています。

 

便利だし成果も出ているので、それまでAccessで管理していた教育業も、半年後に「ちきゅう」での管理に変えたんですよ。

他にも便利になったことはありますか?

 

 

(*「チャットワークとの連携」のイメージをちきゅう株式会社で作成)

 

 

採用されたら成功報酬をいただくビジネスモデルなので、売り上げは「採用」というステータスがトリガーになります。現在はチャットワーク(ChatWork)と連携していて、「ちきゅう」のステータスを「採用」に変えると、チャットワークに「採用が決まりました」と表示されるようにしています。

 

この機能が本当に便利で、チャットワークで採用のお知らせが出たら、Excelの売り上げ管理ファイルに金額を入力するというフローになっています。

さらに「ちきゅう」に一元化していきたい

今後、「ちきゅう」で実現したいことを教えてください。

電話の履歴を「ちきゅう」の「活動履歴」に入れているのですが、件数や成果も「ちきゅう」上でしっかり追えるようにすることが今後のテーマです。現在は件数管理を、“日報”という形でチャットワークで報告していますが、日報をなくし、「ちきゅう」上で完結することができれば、さらに業務量を減らすことができるんです。

 

「ちきゅう」に対するご要望はありますか。

顧客にメールを送信できるといいですね。欲を言えば、請求書を出せればさらに便利です。現在も基幹システムではありますが、請求書まで出せるようになったら「ちきゅう」への存在感がより一層高まる気がします(笑)

お忙しい中、貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございました。

企業情報

株式会社ウィルワン

本社所在地: 〒151-0053 東京都渋谷区代々木1-21-10インターパーク代々木9F
設立: 2003年
事業概要: 治療家、施術者、セラピストの就業・雇用支援、セミナー・教育事業、Web事業

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