CRMツールで、案件管理がどう変わるのか

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売上を管理するには、まず受注が見込める案件管理を確実にすることが大切です。しかし、多くの企業で行われているエクセルを使った管理方法では、データの共有や即時性に欠け、効果的な管理がしにくいものです。ですが、そうした状況は、CRMツールの導入によって劇的に変化します。

 

CRMについて詳しく知りたい方はこちら

CRMとは? ~基本的な意味から実践的な成功事例まで~

 

CONTENTS

1. ――現状の案件管理に問題はないか
2. ――CRMツールで何ができるのか
3. ――クラウドサービスならではの即時性
4. ――必要な情報を自由に抽出できる
5. ――時間軸に沿って案件の進捗を見通せる
6. ――人にしかできないことを人がやるために

1.現状の案件管理に問題はないか

案件管理が大切だということはわかっていても、効率的な管理システムを運用できている企業は、まだ少ないかもしれません。おそらく多くの企業では、エクセルのシートで案件管理を行っているのではないでしょうか。

エクセルは数式を使った情報管理に強く、テキストも扱えます。使い勝手も悪くありません。多くのPCで標準装備されており、多くの人が使いこなせますので、導入ハードルは低いといえるでしょう。

 

一方で、エクセルはデータの抽出が苦手です。

例えば「9月分の売上見込み」といった特定条件を満たす情報だけを取り出すには、大掛かりな数式やマクロ機能を組む必要があります。想定されるさまざまな局面で必要なデータをすぐに抽出するためには、マクロも手の込んだものになりますし、ちょっとした変更も手間と時間が必要になってしまいます。

営業活動に集中し、業務効率を高めるために使う管理表であるはずなのに、そのメンテナンスにエネルギーを削られるのでは、本末転倒というものでしょう。

 

このような状況で案件を管理し、売上を管理するというのは、非常にたいへんな作業です。ですが、専用のCRMツールを導入すれば、状況は一変します。これまでエクセルの入力作業やメンテナンスに使っていたエネルギーの数分の1から数十分の1といった労力で、精度の高いデータを自在に引き出すことができるのです。

2.CRMツールで何ができるのか

顧客との関係性を重視し、マネジメントしていくためのCRMツール。このツールを使うことによるメリットは多々あります。

 

【CRMでできること】

・案件の状況がリアルタイムでわかる

・さまざまな切り口でデータを抽出できる

・時間軸に沿った進捗を見通せる

・外出先でも閲覧/編集ができる

・チャットツールとの連携も可能

 

CRMあるいはSFAと呼ばれるツールは市場にいくつか登場していて、それぞれ特徴があります。ただ、上記に挙げた機能は、ほぼすべてのサービスに共通する基本的なものです。

もう少し詳しく機能について解説しながら、CRMの導入によって何が変わるのかをご説明しましょう。

3.クラウドサービスならではの即時性

CRMはクラウドサービスとして提供されていますから、入力した内容はすぐに反映されます。ですから、マネージャーは常に最新の情報を基に、さまざまな戦略を練ることができます。

 

顧客先を回るメンバーにしても、A社での商談を済ませたらその結果をスマホやタブレットからCRMに書き込み、移動時間中に次に訪問するB社の最新情報を仕入れておく…という使い方ができるのです。わざわざ会社に戻らなくても顧客情報を更新できますし、同時に最新情報を確認することができる、というわけです。

また、何らかのトラブルが起こっても素早い対応が可能になりますし、それによって顧客からの信頼を高めることもできるでしょう。

 

CRMの持つこの即時性は、営業業務を一気に加速させます。時間の無駄をできるだけなくし、営業メンバーがコアな業務により多くの時間とエネルギーを使えるよう、効率化を果たせるのです。

4.必要な情報を自由に抽出できる

CRMでは、データベース内の情報をそれぞれリンクさせ、自由な切り口で抽出することができます。

「先月受注した案件」「2ヵ月間、コミュニケーションしていない顧客」「来期に受注見込みの案件」など、エクセルでは非常に難しい条件付きのデータ抽出が、簡単にできるのです。

 

ですから、しばらく行き来のなかった顧客にアプローチして掘り起こしを試みたり、来期の受注見込みが十分でなければさらにテコ入れを試みたりと、現状に合わせた適確なアクションを起こすことが可能になります。

また、閲覧機会の高い情報については、いくつかをまとめてダッシュボードに置いておけば、より便利でしょう。例えば各案件の顧客名、金額、見込み受注時期、受注確度をまとめておけば、それだけで売上管理に役立ちます。わざわざエクセルのシートをめくって情報を引き出す必要がありません。

 

これは案件管理に限りませんが、「情報を探して、並べ、まとめる」という作業は、地味ながら意外なまでに時間と労力を消費します。ですが、営業メンバーにとってそれらの作業は、本来の仕事ではありません。であれば、そうした作業はCRMに任せ、営業メンバーは顧客とのコミュニケーションに注力することで、業務効率を高めることができます。

 

20170819_crmtool_1

5.時間軸に沿って案件の進捗を見通せる

データの検索にしろ抽出にしろ、CRMは時間軸の概念が活かされています。元々、CRMツールは、「顧客とのコミュニケーションをマネジメントする」という概念によって考え出されました。

そのため、時間軸に沿ってどのようなやり取りが交わされ、どのような変化が起こったのかを記録することは、CRMツールにとって当然の機能なのです。

 

そのためCRMでは、案件が今どのような状態にあり、いつどのように動くのかといった、先の見通しを立てられるような作りになっています。

 

20170819_salesmeeting_1

 

上記は、「ちきゅう」を使った場合の進捗管理のイメージです。もちろん、案件のスタートからクロージングまでの過程は自由に設定できますから、業種に合わせて、また必要に応じてカスタマイズしていけば良いでしょう。

 

この画面は、案件の「見込み表」に、商談の進捗状況という時間軸を組み合わせたものです。この画面を見れば、すべての案件がどのフェーズにあるか、今後どのように動いていくのかを視覚的に把握することができます。

つまりCRMを導入すれば、営業部門全体の動きを俯瞰することができるのです。個々の案件について知りたければ、直感的に案件をクリックすることで、過去のコミュニケーションから将来的な見込みまでを情報収集し、見通しをつけることもできます。

 

6.人にしかできないことを人がやるために

PCの普及によって、私たちの仕事は大きく変わりました。それまで手作業で行っていた各種計算や伝票の管理が一瞬で、それも正確に行えるようになりましたし、膨大なファイルと格闘して過去のデータを探す必要もなくなりました。機械でできることは機械に任せて、人は人にしかできないことに注力するという役割分担が生まれたのです。

 

このような時代に、データ管理に人と時間を割くというのは、どう考えても非効率です。それは人の手で行うよりも、PCが得意とする分野の作業です。人の何倍どころか何百倍ものスピードでデータを検索できますし、しかも間違えるということがありません。複雑な条件をつけての検索も、一瞬で可能です。

こうしたツールを活用すれば、営業メンバーは顧客とのコミュニケーションに集中できますし、マネージャーは最新の正確な情報を基に、日々の戦略を練ることができます。

 

顧客と接し、その要望をくみ取り、抱えている課題を解決していくことは、人にしかできないことです。将来的には、それもAIに取って代わられる日が来るかもしれませんが、今はまだその状態ではありません。

ですから、機械にできることは機械に任せ、人は人にしかできないことに集中することです。それでこそ、業務効率を今以上に高めることができるのです。

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