情報共有が重要! 営業チーム内での案件共有を効率的に行うためには

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一人ひとりの営業スタッフがそれぞれ管理している案件情報。これをチーム内、さらには他部署とも共有するのが「案件共有」です。この案件共有によって、チーム内での営業業務に無駄がなくなり、1つの案件に対してチーム全体、さらに全社的に関われるというメリットが生まれます。

CONTENTS

1. ――なぜ案件共有が必要なのか
2. ――必要な情報を共有すれば、営業業務に無駄がなくなる
3. ――案件共有で会議の時間を有効活用

1.なぜ案件共有が必要なのか

受注管理や売上管理は、すべての企業で行われているはずです。しかし、案件ごとの管理、さらにそのための「案件共有」となると、どれほどの企業が実践しているでしょうか。

個々の営業スタッフが抱えている案件の情報を、チーム内で共有する。案件共有はさまざまなメリットを生み出しますが、その1つに「レスポンスの高速化」があります。

 

商談が終わった直後に、その内容を情報としてチーム内で共有する。CRMやSFAツールを使えば、スマホやタブレットからでも入力・閲覧できますし、Slack連携などの機能があれば、メンバーに瞬時にアラートを飛ばすこともできます。 クライアントからの依頼が、外出中のマネージャーの決裁が必要な内容でも、リアルタイムで可否の判断を仰ぎ、回答を受け取ることができます。あなたは社に戻り、すぐにクライアントへの提案を作り始めることができるのです。

このスピード、レスポンスの早さは、クライアントに対しても「ずいぶん対応が早いな」という好印象を与えることでしょう。 プロダクトの機能や価格という面で、競合と大きな差別化を図ることは、なかなか容易ではありません。そうした状況での「レスポンスの早さ」は営業の大きな武器であり、それを可能にするのが案件共有なのです。

2.必要な情報を共有すれば、営業業務に無駄がなくなる

案件管理では、個々の案件の進捗状況を正確に把握することが必要です。しかし、あまりに多くの情報を取り入れてしまうと、たとえCRMやSFAツールを使っていたとしても追跡しきれず、無駄になってしまうこともありえます。ですから、情報を選別する必要があるのです。

案件管理に入れ込むべき情報は次のとおりです。

 

<案件管理に必要な情報>

・何を:購入製品

・誰に:顧客名

・誰が:営業担当者

・いつ:購買時期

・いくらで:購買金額

・いつまでに:納期

 

さらに、商談がどの段階にあるかを示す「営業フェーズ」と、受注見込みがどの程度かを表す「受注確度」もあるといいでしょう。

こうした案件共有が実現すると、営業マネージャーとメンバーとの対話にも変化が起こります。

「○○君、あの案件はどうなってる?」というセリフが消え、代わりに「あの案件だけど、こういう対応が効くかもしれないよ」という発言に変わります。営業に役立ち、無駄がなく、精度の高い対話が実現するのです。

さらに、個々のメンバーの経験を組織で共有することで、営業ノウハウの蓄積にもつながります。

3.案件共有で会議の時間を有効活用

スムーズな案件共有が実現すると、会議の効率化も果たすことができます。

実際の事例をご紹介しましょう。ある企業では、案件情報をExcelにまとめ、プリントしたものを週1回の営業会議で報告し合っていました。しかし、CRMの導入後は、商談の直後に全員が情報を共有でき、会議での状況説明の必要性がなくなりました。

そのため、会議そのものが「現状のギャップをどう埋めていくか」「目標に対して、どんな手を打つか」という、検討と意思決定の場となったのです。

 

会議が報告会になってしまっている。こうした現象は多くの企業で見られるものです。しかし、情報共有や報告は、複数の人間が顔を合わせなくてもできることです。それをわざわざ会議で行うのは、時間の無駄でしかありません。特に月末や年度末などは、営業としては本来の業務に少しでも時間を割きたいところでしょう。

CRM、SFAを運用すれば、情報を入力した瞬間に、必要なメンバー全員と共有ができます。問題点や対策のアイディアがあるなら、会議の始まりと同時に検討・意思決定を進めることができます。

案件共有によって会議を効率化させれば、時間を有効活用できます。その分、営業業務に集中でき、組織として仕事を取りにいくことにエネルギーを傾けられる体制が整うことになるでしょう。

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