SFAを活用するために押さえておきたい4つの機能

Pocket

写真

市場に流通するSFA(Sales Force Automation/営業支援システム)の基本的機能は、ほぼ共通しています。ただし、ここで重要なのは、それらの機能を「どのように使い、どのように役立てるか」ということです。 「ちきゅう」を例にとって、SFAの活用法について考えてみましょう。

CONTENTS

1. ――SFAに共通する基本的機能
2. ――案件管理機能
3. ――商談管理機能
4. ――活動履歴管理機能
5. ――予実管理機能
6. ――情報入力のモチベーションを維持するためには

1. SFAに共通する基本的機能

SFAは、製品によって少しずつ機能に違いが見られます。ですが、ほとんどのSFAに実装されている機能は、次の4つです。

・案件管理機能

・商談管理機能

・活動履歴管理機能

・予実管理機能

これらの機能を上手に活用し、そこから得られるデータを基にアクションを起こすことで、営業業務の効率化につながり、営業力の強化・売上の向上という目標地点に到達することができるのです。

 

4つの基本的機能を活用することで、何ができるのか

 ここからは、SFAに共通する基本機能と、それをどのように活用していくかを見てみることにしましょう。

 

2. 案件管理機能

営業が扱う案件には、多種多様な要素が含まれています。まず、提案先の企業情報、提案する商品あるいはサービスの情報。さらに、見込み受注額とその時期、受注確度、そして現在の営業フェーズ。

 

例えば「ちきゅう」では、これらの情報は「商談管理ビュー」という1つの画面で俯瞰することができますから、「あの案件って、どうなっているんだっけ?」と進捗状況を確認する必要がなくなり、今注力すべき案件に必要なアクションをスピーディに起こしていくことができます。

20170819_salesmeeting_1

3. 商談管理機能

商談管理機能は案件管理機能と似ていますが、こちらは顧客への訪問予定や商談の内容、その進捗状況、次回のアクション予定など、商談全体の情報を管理する機能です。従来の日報の機能をデジタライズしたもので、コンタクト管理ともいえるものです。

 

定量化しにくい情報でも、時系列で管理でき、商談の現場を可視化することができます。その結果、「売れる営業」のナレッジを共有し、成約しやすい「標準営業プロセス」を構築するのに役立ちます。 また、例えば「ちきゅう」に実装されているワークフロー(自動アラート)機能を使えば、商談のタイミングを逃すことがありません。チャットツールとの連携を活用すれば、営業ノウハウの共有とともに、商談の結果に対するアドバイスを、ほかの人が瞬時に飛ばすこともできます。

4. 活動履歴管理機能

活動履歴管理機能とは、いつ、誰が何をしたのかという活動履歴を記録しておく機能です。現場のメンバーには、「営業の行動管理ではないか」と早合点されがちなのですが、この機能の本来の目的は「活動とその結果を結び付けることで、最善のアクションを探り出す」ことです。

また、チーム全体が活動を共有することで、同じ顧客への対応の重複を避けることができますし、ある行動に対して、チームメンバーやマネージャーがチャットツールなどでアドバイスをすることもできます。 顧客との関係性を重視しながら業務を進めていくために、欠かせない機能です。

5. 予実管理機能

予実管理機能は、案件数、売上額、達成期間などの当初予定と実績を、管理・確認できるものです。

予定と現状に隔たりがどれほどあるのかないのか、それを知るには最新データを集計する必要がありますが、この作業をExcelで行っていたのでは、その都度たいへんな負荷がかかります。

 

ですが、SFAならそうした正確な情報を瞬時に切り出すことができますから、「目標に届きそうもない」となれば、素早く対応策を打つことも可能です。

例えば「ちきゅう」では、ガジェット、分析、集計機能で、必要な情報をまとめて表示できるダッシュボードを設定できます。これを使えば、過去の日報をめくる必要はありません。

6. 情報入力のモチベーションを維持するためには

優れた機能を持つSFAですが、最新の正確な情報が入力されていないと、何の役にも立ちません。それを徹底するには、初期設定の段階で入力項目を絞り込むこと。そして、組織の上層部が積極的に導入を推し進めていくことです。 同時に、個々のメンバーが「入力することでどんなメリットがあるのか」「この作業が、どんな役に立っているのか」ということを理解することです。

例えば、マネージャーから入力に対するレスポンス(コメント)がないと、「書いてはいるけど張り合いがない」ということにもなりかねません。とはいえ、マネージャー側も数多くの案件入力のすべてにコメントを入れるというのも負荷が大きいでしょう。 このようなときは、チーム内でも注目度の高い案件についてだけ、コメントをつけるというのもひとつの方法です。 ささいなリアクションであっても、メンバーのモチベーションの維持には役立ちます。SFAは「最新の正確なデータ入力」が大前提ですので、そこが崩れない方策は不可欠と考えてください。

 

ここに挙げたほかにも、SFAには数多くの機能が備えられています。ですが、それらの機能は「ただ使う」ことが目的ではありません。重要なのは、その機能を使って得られるデータを「何のために使うのか」です。 現在の営業チームの課題は何なのか。それを解決するためにどんな情報が必要で、SFAのどんな機能を使えばいいか。そこを見極めておけば、SFAは強い味方になってくれるはずです。

Pocket

TOPへ戻る