営業パーソンの働き方に課題があり、一人ひとりのパフォーマンスが低下していたり、労働時間に対してチームの成果が低迷したりしていないでしょうか。現状の働き方を見直し、効率化に取り組むことで、生産性を高められる可能性があります。
本記事では、営業部門の働き方改革のなかでも業務効率化に着目しながら、手法やSFAの活用についてお伝えします。業務効率を高め、さらに高い成果をあげられる営業チームを目指しましょう。
営業力の強化に役立つ資料をご用意しています
国産SFA/CRM「GENIEE SFA/CRM」は、営業活動に必要な機能を厳選して絞り込むことで使いやすさを追及し、定着率99％という結果を実現しています。
設定・入力・分析の操作が直感的で、わずか4ステップで営業分析に必要なグラフが作成できます。
まずは導入効果や事例、国産SFA/CRMならではの機能について解説した資料が無料でダウンロードできます。ぜひご覧ください。
資料ダウンロード
働き方改革に必須の業務効率化とは？
厚生労働省では、多様で柔軟な働き方ができる社会を実現するために「働き方改革」を推奨しています。働き方改革を推進する上で重視される観点の一つが、長時間労働の是正です。国内では多くの企業で従業員の働きすぎが課題となっており、生産性の低下や健康被害などが懸念されています。そこで、業務負担を軽減し、働きすぎを防ぐ対策として、業務効率化が注目されているのです。初めに、業務効率化の基礎知識から主な手法まで解説します。
業務効率化とは？
業務効率化とは、業務効率を高めることで従業員の負担を軽減し、より大きな成果を生み出すための取り組みです。効率化を実現するには、現状の業務を見直すとともに、課題ごとに適した解決策を講じる必要があります。施策を実施することで、企業は生産性向上やサービス品質向上といった効果が期待できます。また、効率化により人件費の削減や労働時間の短縮につながる可能性もあるでしょう。従業員の負担を抑えられるだけでなく、企業の競争力を高められるのは大きなメリットといえます。
業務効率化の主な手法
業務効率化を実現する施策として、多くの企業では主に以下の手法が採用されています。自社の業務効率の見直しをはかる際は、取り組みをご検討ください。
・不要な業務を削減する
業務効率化の基本となるのは、無駄な業務を削減することです。不要な業務を削減すれば、その分多くのリソースを確保できるため、根本的な改善策となる可能性があります。そのためにも現状の業務を見直し、要らない作業やコストが発生していないか、改めて確認してみましょう。過去には必要性のあった業務でも、時間の経過にともない状況が変化して、形骸化してしまうケースも少なくありません。
たとえば、会議のたびに紙の資料を作成し配布している企業もありますが、紙の資料は十分に活用されずに捨てられてしまうことも多いでしょう。PDFでの配布に変更すれば、準備や印刷にかかるコストを削減できます。また、紙の資料は保管しておくと徐々にかさばるので必要な時に探しにくくなりますが、データファイルで保管すれば管理が容易です。
・ITツールで自動化する
近年では、特定の業務のための機能を備え、作業を自動化する便利なITツールが登場しています。これらの支援ツールは、営業業務からバックオフィス業務にいたるまで、職種別に特化した機能が搭載されているのが特徴です。ITツールの導入により仕事の取り組み方が大幅に改善され、業務フローがスムーズになる可能性があります。また、自動化によりヒューマンエラーを避けやすくなるのもメリットです。具体的には、正確さが求められる単純作業や、膨大な量の情報の管理などには、専用のITツールを活用すると良いでしょう。
・スキマ時間を有効活用する
営業部門の業務効率化においてポイントとなるのが、営業パーソンのスキマ時間を有効活用することです。基本的に社外での活動が多い営業パーソンは、1日の業務時間内に移動時間や待機時間が生じやすくなります。しかし、こうしたスキマ時間には着手できる作業が少ないことから、リソースが十分に活用されていないケースが珍しくありません。その一方で、多くの営業パーソンは社外での業務を終えてから、帰社後にオフィスでやるべき業務の負担が大きい傾向にあります。社外でも利用できる端末を導入するなど、スキマ時間の有効活用ができると理想的です。
・業務フローを改善する
現状、非効率的な方法で運用している業務があれば、フローの改善をはかることで効率を高められる可能性があります。なかには運用が始まった当初のフローが採用されたまま、一度も見直しをせずに放置されているようなケースもあるでしょう。こうした場合、取り組み方や人員配置を改善するだけでも、大幅なスピードアップにつながるかもしれません。また、新たに業務へITツールを導入する際には、ツールの運用に合わせて既存の流れを見直し、適切な業務フローを検討すると良いでしょう。ITツールの効果を最大化しやすくなります。
・マニュアルを作成する
業務マニュアルを活用すると、人材採用や人事異動などで新たに業務へ携わる人への引き継ぎがスムーズになります。短期間で効果的な人材育成を実現し、業務に必要な知識やスキルを体系的に学習できるようになるのがメリットです。人材育成では現場に多くのコストが生じるため、マニュアルを作成してできるだけ負担を軽減できるよう環境を整備しましょう。マニュアルの活用により、業務の属人化が解消されるほか、サービス品質を均一化する効果も期待できます。作成には多くの手間がかかりますが、積極的に取り組むべき施策といえます。
業務効率アップに役立つSFAの特徴
営業部門の業務内容には、商談や客先訪問といったコア業務のほかに、日報や会議資料の作成といった事務作業も含まれます。コア業務以外の負担が大きくなると、営業パーソンの生産性低下を招くため注意が必要です。ここでは、そんな営業部門の業務効率アップに役立つITツール「SFA」についてご紹介します。
SFAとは？
SFAとは「営業支援システム（Sales Force Automation）」のことで、営業パーソンの業務支援などを目的に導入されるシステムです。営業部門のデータを一元管理することで、業務プロセスや社内のノウハウなどをスムーズに共有しやすくなります。営業部門内の見える化にも役立てられています。
SFAは、営業パーソンが日々の営業活動を通じてデータ入力を行い、システム上にデータが蓄積される仕組みで運用されます。蓄積されたデータはリアルタイムで共有され、わかりやすいグラフに加工することも可能です。マネジメント層は、自社の営業部門の最新情報を常に入手できるようになります。
システムに搭載されている機能は、いずれも営業部門の業務に特化したものです。機能の一例として、詳細な顧客データを管理する「顧客管理機能」、商談プロセスを可視化する「商談管理機能」、ワンクリックでデータをグラフ化する「グラフ作成機能」などが挙げられます。
＞＞GENIEE SFA/CRMについて詳しくはこちら
SFAが業務効率化に役立つ理由
SFAを導入すると、営業部門のデータ活用や業務の自動化が進み、業務効率化の効果が期待できます。これまで営業パーソンが個人的に保有していたデータが部門内で共有されることで、業務の属人化を解消したり、データ分析により営業戦略に役立てられたりします。一般的にマニュアル化が難しいといわれる営業部門の業務が可視化され、成果につながる効率的な営業活動を実現できるのが強みです。また、SFAの活用により一部の業務を自動化できる可能性があります。営業パーソンの事務作業を削減し、コア業務へ注力しやすい効率的な労働環境を整備できます。
SFAが営業現場にもたらすメリット
SFAを導入すると、業務効率化の観点から営業現場に数多くのメリットがもたらされます。ここでは、SFAの活用により期待できる5つのメリットをご紹介します。営業部門の働き方改革には、ぜひSFAを活用してみてください。
効率的なデータ管理が可能となる
SFAには、営業部門が保有するデータを一元管理する機能や、名刺などの紙データを電子化する機能が搭載されています。多数のデータをシステム上で効率的に管理することで、効率化を実現できるのがメリットです。
たとえば、SFAの「顧客管理機能」では、自社が保有する膨大な量の顧客データを効率的に管理できます。登録した顧客データはスムーズに検索でき、社内で共有することが可能です。また、SFAの「名刺管理機能」では、端末のカメラ機能で名刺をスキャンして、名刺の情報をデータ化します。営業パーソンが個人で紙の名刺を保管・整理する手間を省くとともに、情報を営業活動で有効活用できるでしょう。
社内の業務連携が効率化する
SFAを導入すると、営業部門と他部門とのやり取りがスムーズになり、効率化と連携強化を叶えられます。自社の顧客データは、営業部門のほかにマーケティング部門やカスタマーサポート部門の業務でも必要となる場合があります。これらの部門の業務にもSFAを取り入れることで、営業部門が登録したデータを社内で活用できるようになるのが魅力です。
たとえば、営業部門の担当者の不在時に、別の部門が顧客の商談状況を把握したい場合です。SFAの顧客データを検索すれば、担当者以外でも顧客の履歴や案件の状況などを一目で確認することができます。このように部門間で連携することで、手厚いサポートを提供可能です。業務効率が高まるのに加えて、顧客満足度を高める効果も期待できるでしょう。
営業パーソンがスキマ時間を活用できる
スマートフォンやタブレットなどの端末で利用できるSFAなら、営業パーソンのスキマ時間活用にも有効です。営業パーソンが外出先からもデータ入力や閲覧ができるので、ちょっとした空き時間が業務の報告や社内との連携のために活用されます。
また、これまで日報作成や報告を行うためにわざわざ帰社していた営業パーソンが、外出先で作業を済ませて直行・直帰しやすくなるのも、SFAのメリットといえるでしょう。オンラインで場所を問わずに仕事ができるようになり、営業部門の特徴に合わせて柔軟な働き方を叶えられます。速やかな報告により、マネジメント層がリアルタイムで状況を把握できるようになるのも大きなメリットです。
会議資料を短時間で作成できる
SFAには、蓄積されたデータをグラフ化する「グラフ作成機能」が搭載されています。ワンクリックで速やかにグラフを作成できるので、営業パーソンの事務作業の負担を軽減できるのがメリットです。営業部門においては、帰社後の事務作業が長時間労働の要因となっているケースも少なくありません。事務作業はコア業務以外の仕事に該当し、削減するのが望ましいと考えられています。無駄な業務は積極的に削減しましょう。
また、会議や報告などの場面で必要なデータをSFAで共有するフローに変更し、紙の資料を使用しない運用方法もあります。印刷コストをカットし、社内のペーパーレス化を推進しやすくなります。
システム間のデータ連携がスムーズになる
多くのSFAはシステム連携に対応しているため、既存システムとデータ連携させれば、効率的な業務フローを採用できます。たとえば、マップやカレンダーツールをはじめとして、営業部門で利用する幅広いシステムとの連携が可能です。また、「MA（マーケティングオートメーション）」や「CRM（顧客管理システム）」などの既存システムと連携させて、顧客データをシームレスに共有する効率的な運用方法もあり、カスタマーサポート部門やマーケティング部門など、他部門との連携をさらに効率化することが可能です。ただし、連携可能なシステムの種類はSFAのサービスにより異なるので、事前に確認しておくようおすすめします。
業務効率化に適したSFAツール
営業部門の業務効率化を推進するなら、現場での使いやすさを重視してサービスをお選びください。SFAの効果を最大限に発揮するには、営業パーソンが日々の業務でデータ入力
を徹底することが重要です。そのためにも、入力作業が簡単で、現場に負担をかけにくいシステムを採用しましょう。
ユーザビリティの良さで選ぶなら、シンプルで簡単に使える「GENIEE SFA/CRM」がおすすめです。「GENIEE SFA/CRM」は定着率99%を誇り、データ入力から分析まで、多彩な機能を直感的にお使いいただけます。低価格ながらSFAに必要な基本の機能が揃い、コストパフォーマンスの高さでもご好評いただいています。
さらには、業務効率化に欠かせないシステム連携にも対応。Webメール・マップ・カレンダーツールのほか、MAの「GENIEE MA」との連携も可能です。業務効率化の目的でSFAツールをお探しなら、ぜひ無料トライアルへお申し込みください。
＞＞GENIEE SFA/CRMについて詳しくはこちら
今回は営業部門の業務効率化の手法や、SFAの活用についてお伝えしました。業務効率化の施策では、不要な業務の削減やITツールによる自動化をはじめとした手法が採用されています。SFAはこうした業務効率化の施策と併せて導入するのに適しています。営業部門の働き方改革に、ぜひSFAを活用してみてください。
無料
定着率99％「GENIEE SFA/CRM」紹介資料
資料ダウンロード
03-5909-8187