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リアルタイムで情報共有と案件管理が可能に!組織拡大にも対応

外出先でもクラウド型SFAの「ちきゅう」なら、簡単にリアルタイムで案件管理ができるようになり、目標数値を意識して主体的に動く組織へ変わります。

株式会社アイディアポイント

株式会社アイディアポイント

国内大手企業の研究開発部門や人事教育部門を中心に、新規事業を生み出すためのコンサルティングや教育研修を実施する株式会社アイディアポイント。国内の大手メーカーを中心に、サービス業や金融業まで幅広い顧客を持つ。2017年2月、営業の売上や行動管理、分析を行うために「ちきゅう」を導入。今回は取締役の内田智士さんにお話を伺いました。

株式会社アイディアポイント
問題
問題
  • 1リアルタイムで営業活動の状況が把握できていなかった
  • 2事業拡大に伴いエクセルでの営業管理が困難だった
  • 3商談の確認と資料作成に膨大な時間がかかっていた
解決
解決
  • 1「メール通知機能」で新規商談をリアルタイム把握
  • 2クラウド型SFA「ちきゅう」で外出先からも情報入力
  • 3「ステータス管理」で営業活動と案件の状況をリアルタイムにチェック
効果
効果
  • 1商談の現状確認時間が約1/10に削減
  • 2リーダーがリアルタイムで商談の課題を分析し行動するように
  • 3営業メンバーが目標数値を意識して主体的に行動できるようになった

事業規模が拡大しエクセルでの進捗管理・分析が限界に

どのような経緯で導入を検討されたのでしょうか?

入金の状況を把握するために「リアルタイム性」が必要でした。弊社の規模の会社だと、キャッシュフローの確認は死活問題です。まずは入金状況の可視化という観点で営業支援ツール(SFA/CRM)の導入を検討しました。 さらに事業が安定し始めると、商品や取引企業数が増え、営業メンバーも増員しました。
月間の営業数値目標に対して、進捗をできるだけ早く確認する必要性が出てきましたが、全体・個人・商品・業種などの単位で営業状況を分析したくても、エクセルでは作業に膨大な手間と時間がかかるため、肝心の「リアルタイム性」がありません。案件管理ファイルを開いて、「いま最新になってる?」と営業メンバーに確認する作業が発生していました。こうした流れから、SFAの導入を決断しました。

さまざまなツールがある中、「ちきゅう」を選ばれたのはなぜですか。

シンプルな「ちきゅう」は身の丈に合ったSFAだと感じたからです。 以前勤務していた会社では、大企業向けの多機能なSFAを使用しておりSFAでできることはイメージできていました。導入検討にあたってその大企業向けSFAをベンチマークしましたが、ハイスペックすぎることがネックでした。SFA導入で、「本当に必要な機能」を洗い出し、シンプルに使おうと考えました。 身の丈に合ったSFAとなると、多機能でハイスペックすぎるSFAではなくて「ちきゅう」がちょうどいい。多すぎない機能と、手ごろな価格が「ちきゅう」を選んだ理由ですね。

「メール通知機能」でリアルタイムに商談管理

「ちきゅう」をどのように活用していますか?

「ちきゅう」のメール通知機能を利用し、商談の新規入力をリアルタイムで把握しています。エクセル管理より現状把握が圧倒的に楽になりました。エクセルに記入された情報が最新かどうか、営業メンバーに個別に確認する手間がなくなりました。 また、「ちきゅう」はクラウド型なので外出先からの入力も簡単になりました。今までだと、ファイルサーバーへのアクセスが必要でした。外部からのアクセス手順も複雑で面倒ですし、接続環境が不安定な場所だとうまく入力ができませんでした。営業メンバーから「今日はなかなかネットに繋がらなくて、商談の追加ができません」と言われ、「じゃあ僕がやっとくよ!」とエクセルに入力していたことを思い出します。 さらに、「ちきゅう」では商品ごとのソートやステータス管理も可能できるので「この商品の集客状況は?」「この商品の実現可能性は?」など、リーダーがリアルタイムで状況を判断できるようになったのは大きな成果です。

作業効率を改善、目標数値を意識して主体的に動くチームへ

実際に「ちきゅう」を導入して変化はありましたか?

以前はエクセルへのデータ入力や情報が最新になっているかを確認する作業に30分~1時間ほどかかっていました。1時間も確認作業をすることは本当にストレスでした。エクセルからSFA「ちきゅう」への移行で、進捗確認が約1時間から5分程度に短縮され作業効率が大幅に改善しました。 営業進捗を把握するスピードが上がると、指示を出すサイクルも短くなりました。企業への対応に遅い場合だと2~3日でしたが、その日のうちに指示を出すことも可能になり、アクションが本当に早くなりました。 また、リーダーや営業メンバーにも変化が現れました。これまでは私がメンバーに考え方を示し、理解して初めてアクションを起こしていました。導入後は、リーダーが「ちきゅう」に入力されているリアルタイムの情報を自ら確認し、条件を抽出して課題に合わせて行動するようになりました。自らアクションしてくれるのでどんどん権限移譲ができるようになり、役職者の立場からすると、とても楽になりました。 「ちきゅう」で目標数値を可視化することで、メンバー自身も目標や数字を意識して主体的に議論・行動するようになりました。

作業負荷を軽減し、リアルタイムで案件管理と分析を実現する

営業/顧客管理でお悩みの方へのアドバイスをいただけますか。

「ちきゅう」の導入で、営業の作業負荷が軽減され、「リアルタイム性」を実現できました。加えて、様々な分析の作業工数を削減することができました。多機能なツールをただ導入するのではなく、自社に必要なことを明確にしたうえでSFAを選ぶとよいと思います。

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