営業担当者の情報の見える化が、請求管理の生産性UPにも寄与

「GENIEE SFA/CRM」に情報を集約することで、2日がかりの帳票連携・照合作業が不要になり、大幅に生産性が向上したという。今回は人事総務チーム兼営業アシスタントの門馬愛子さんにお話を伺いました。

株式会社kazeniwa

企業のSNS企画・運用やHP制作などWebマーケティング・制作事業を手がける株式会社kazeniwa。ITコンサルティング、ソーシャルメディアマーケティング、スマートデバイスマーケティング、グラフィック・Webデザインと幅広い事業を展開。最先端のICT技術を用いたマーケティングや、事業推進・開発を得意としている。

リード管理、アップセル管理が煩雑でジェネレートが非効率
データの信頼性に欠けるため請求業務と管理工数が高い
案件のサイクルが把握しにくく、収益計画の根拠が不足していた

「GENIEE SFA/CRM」に全商談データを登録し、案件ごとの情報を一元化
受注案件を「GENIEE SFA/CRM」から自動抽出し、請求書を作成
進捗確認をリアルタイムで実施し長期停滞商談もマネジメント

2日がかりで実施していた各担当者への確認・照合作業が不要に
営業担当者へのサポートや事業部間の連携が活性化
注力顧客が可視化され、売上が200%向上した例も

帳票漏れや曖昧な売上予測が課題に

どのような経緯で導入を検討されたのでしょうか？

請求管理に膨大な工数がかかっていたことと、案件が可視化されていないことが課題でした。請求管理に関しては、営業担当者が独自に作成したエクセルシートやメモから見積もり・請求額をチェックし照合する作業が発生していました。工数がかかるだけでなく、帳票漏れが発生したこともあり情報共有のためにもSFA導入の必要性を感じました。

案件自体を把握できないため、営業活動が一切見えない上に具体的な売上予測を立てることができず、経営陣も困っていました。売上予測はスプレッドシートに大体の数値を入力し予測していたため、月末に正確な数字が発覚するという状態でした。

さまざまなツールがある中、「GENIEE SFA/CRM」を選ばれたのはなぜですか？

以前、大手のSFAソリューションの導入を検討したことはあったのですが、設定方法やグラフ・レポート作成方法が難解で導入を断念していました。マニュアルを読んだりチャットで質問したりしても理解しきれず、試用段階で停止を判断しました。
そのため、新たに導入するSFAには全社員が能動的に使える「使いやすさ」「見やすさ」を求めていました。

弊社代表の知り合いが既に「GENIEE SFA/CRM」を使用していたこともあり、無料で試してみようと考えました。請求管理や案件管理の課題が明確であり、SFAを導入しなければ解決しないことはわかっていたので導入まではスムーズでした。

「GENIEE SFA/CRM」はスクロールやドラッグでの直感的な操作性と、ガジェットがカスタムしやすい点、システム全体のシンプルで見やすいデザインが決め手でした。新しいツールの導入に抵抗感がある社員でも、1つ1つの作業がしやすいと感じました。価格的にもお手頃だったため、特に他社のツールとは比較しませんでした。

売上・請求情報を徹底して「GENIEE SFA/CRM」へ一元化

「GENIEE SFA/CRM」をどのように活用していますか？

営業活動を可視化することで、私が携わる営業事務の業務にもいい影響がありました。今までの請求管理方法では帳票漏れを防ぐために担当者に個別に確認を取る必要があり、2日がかりで照合作業を行っていましたが、現在は「GENIEE SFA/CRM」に情報を一元化した結果、照合作業を行うフロー自体が不要になりました。商談情報から帳票連携することで帳票漏れのリスクがなく、生産性も上がったと実感しています。

商談管理や営業活動に関しては、営業担当者だけでなく全員が商談状況を把握出来る事により、商談の進捗確認が明確になりました。ガジェットの活用により達成率などの数値も分かりやすいです。長期停滞商談の確認漏れがなくなり、失注リスクも防げていると思います。

売り上げ予測はグラフやレポート機能を活用して3カ月先まで把握し、週に1回朝礼で確認するようにしています。案件をリアルタイムで把握し、放置商談のアクションをマネジメントできるようになり、売上が200%上がった例もありました。また、担当者以外も案件が見えるので案件のサポートがしやすかったり、事業部間での連携が生まれたりと社内全体での生産性が向上しています。営業担当者の名前が登録され表示されるため、担当者の責任感も生まれたと思います。

2日がかりの帳票作成作業が軽減。事業部間の連携も活性化

実際に「GENIEE SFA/CRM」を導入して変化はありましたか？

「GENIEE SFA/CRM」での管理で、経理など営業担当者以外も効果を実感

営業/顧客管理でお悩みの方へのアドバイスをいただけますか？

「GENIEE SFA/CRM」は使いやすいだけでなく、チャットでのサポート体制もあるので安心でした。運用にあたり、各スタッフがどれだけ「GENIEE SFA/CRM」にリアルタイムな商談状況を反映できるかがポイントになるかと思います。正しい情報が反映されていないといくらガジュットを作成しても意味がありません。担当者を決め、初めはリマインド等通知することで早く定着できるかと思います。

※プロダクトご導入時は旧名称「ちきゅう」でしたが、現在は「GENIEE SFA/CRM」へプロダクト名を名称変更いたしました。

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