提案数が約50%増加し受注UPへ

営業部の増員で急務となった情報の「一元管理」

どのような経緯で導入を検討されたのでしょうか？

営業部長 千村様：
営業部の増員により、エクセルでの案件管理に限界を感じたことがきっかけです。弊社は2年程前まで、既存の大口顧客からの継続的な発注が多く、新規開拓を行う営業部は少人数でした。

ただ、ソフトウェアを内製する取引先が増え、新規顧客の開拓に本格的に取り組み始めました。営業部員を大幅に増員したのですが、エクセルでの案件管理ではデータの重複や情報分散が生じ、正確に状況が把握できませんでした。

導入担当 宮本様：
営業のメンバーも、エクセルでの商談管理は不便を感じていました。営業担当が部門のフォーマット以外でも独自にリストを作成する場合もあり、情報を一元化して把握できているとは言い難かったです。また、活動履歴は基本的にワードで週次報告を行い、重要度が高い案件のみ口頭・メールでの報告を行っていました。エクセル資料は社外からの記入は出来ないので、外出の多い営業担当にはとって不便だという声も多かったです。

営業部長 千村様：
マネジメント側もエクセルでの商談管理を不便に感じていました。リアルタイムでの案件把握が難しいと感じていました。報告を受けるだけで改善のための指示や数字管理をタイムリーに行えていませんでした。

初めてのSFA導入。決め手はコスト感と使いやすさのバランス

さまざまなツールがある中で「GENIEE SFA/CRM」を選ばれたのはなぜですか。

営業部長 千村様：
値段と機能のバランスですね。展示会やネット検索を中心に、5社程度検討しましたが、その中でも手を伸ばしやすい価格ですし、我が社が欲しい機能も兼ね備えているのが、導入の決め手でした。
エクセルで管理していた頃は、既存顧客の契約継続を担当していた開発部の受注状況を営業部で把握できなかったので、いかに使いやすく、全社の受注を「見える化」できるかを重視していました。

導入担当 宮本様：
入力項目の追加削除が自由なこと、グラフ化できること。一覧性があることが案件管理には必要不可欠な機能だと考えており、「GENIEE SFA/CRM」はこれを満たしていました。また、データのフィルタリング・出力・加工ができること、更新通知機能があることもポイントでした。

案件報告を「GENIEE SFA/CRM」運用に切り替え、入力を促進

「GENIEE SFA/CRM」をどのように活用されていますか。

導入担当 宮本様：
営業本部、事業本部（開発部門）の2部署で活用しています。新規顧客開拓は営業本部が、既存顧客の契約継続は事業本部が担当しているためです。
本格導入の前にまずは営業部の一部でトライアル利用して、必要な機能があるか確認し、インポートが必要な情報の整理を行いました。運用ルールが決まった後、徐々に全社に拡大していきました。

一定期間はワードで行っていた週次の案件報告と「GENIEE SFA/CRM」のレポートを併用し、データの重複や抜け漏れ、使い方の不明点がないかどうかを確認・解消していきました。「GENIEE SFA/CRM」にデータを完全移行し、運用を完全に切り替えるまでに約8カ月かかりました。
「GENIEE SFA/CRM」の運用は新規顧客を担当する営業本部と、既存顧客の継続契約を担当する事業本部で部署を跨いでいました。そのため、重複データが出ないように調整が必要でした。「GENIEE SFA/CRM」を使い始めた当初は、都度話し合いながら、どの案件をどちらの部署が入力するかを決めていきました。

開発部門任せの既存顧客を営業部門と連携、約50%の案件増加に

実際に「GENIEE SFA/CRM」を導入して変化はありましたか？

営業部長 千村様：
全社的に情報を一元化することで、顧客毎の受注高や傾向を把握できるようになりました。また、開発部に任せきりだった既存顧客にも、営業部が別部署への提案を行ったり、他の商材を提案したりと、部署間での連携を行えるようになりました。既存顧客は元々受注額が大きい顧客が多いので、全社の受注にも大きく寄与しています。

感覚的には、既存顧客に対して約50%は案件を増加できたと感じています。本来なら提案数が増えると入力工数も増えますが、商談履歴をメール共有から「GENIEE SFA/CRM」入力に代替できるなど、工数の大幅増加は防げていると感じています。

導入担当 宮本様：
現場でもグラフで各案件を可視化できるので、進捗を直感的に把握・管理でき助かっています。

営業管理にお悩みの方にアドバイスをいただけますか。

営業部長 千村様：
様々なツールを試すことで、自社に必要な機能やスタイルを見つけ、自社に合うツールを選ぶことが重要だと思います。

弊社は「GENIEE SFA/CRM」に情報を集約することで、他の案件状況も共有でき、アドバイスや情報共有をすることができるようになりました。数字が目に見えて増えていくことは、営業担当者にとってもモチベーションに繋がると思います。

導入担当 宮本様：
営業担当者同士でも他のメンバーの営業内容が「GENIEE SFA/CRM」からメールで通知されるので「いい案件取れたね」などのコミュニケーションができるようになりました。これから使い方を工夫していけば、ターゲットにすべき顧客が分かったり、提案方法が共有できたりと、さらに効果が出ると思います。

※プロダクト導入時は旧名称「ちきゅう」でしたが「GENIEE SFA/CRM」に名称変更いたしました。