自社の営業部門の成果を向上させるには、営業活動の全体像を見直す必要があるかもしれません。そこで検討したいのが、営業に関するデータを一元管理する「SFA（営業支援システム）」の導入です。
SFAは営業パーソンの活動を支援し、業務効率化や生産性向上をはじめとした多くのメリットをもたらします。自社に適したSFAを活用することで、成果アップが期待できるでしょう。
本記事では、そんなSFAの基礎知識を解説していきます。SFAの基本を押さえるうえで、ぜひ参考にしてみてください。
この記事でわかること
・SFA導入により実現できること
・SFA導入の成功事例
・SFAツール選定のポイント
国産SFA/CRM「GENIEE SFA/CRM」は、営業活動に必要な機能を厳選して絞り込むことで使いやすさを追及し、定着率99％という結果を実現しています。
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SFAは英語の「Sales Force Automation（＝営業支援システム）」 の頭文字を取った略称です。営業パーソンを支援する多彩な機能が搭載され、営業活動のあらゆる場面で役立ちます。SFAが活躍するのは、社外での訪問や商談、毎日の活動報告のほか、営業会議、営業管理や営業マネジメントなどのシーンです。営業に関する幅広い業務をカバーしていることが分かります。近年では、IT活用の観点から営業部門へSFAを導入する企業も多くなっています。
SFAが普及する以前、営業部門の活動は営業パーソン各自に任される傾向にあり、個別の案件に個人で取り組むことが一般的でした。こうした背景から部門内での連携が少なく、ノウハウの共有が進みにくいため、多くの企業が属人化の課題を抱えていたのです。それに対して、SFAの導入により営業部門の情報共有がスムーズになると、チームで協力しながら営業活動に取り組みやすくなります。SFAの普及により営業部門のあり方が大きく変化し、新たな手法により成果をあげる取り組みが始まっています。
＞＞「GENIEE SFA/CRM」の機能
顧客管理機能
自社の顧客データの登録や管理をする機能 です。顧客の氏名や連絡先のほか、役職や所属企業のデータ、接触履歴や購入履歴まで幅広い情報を登録できます。さらには、SFAのシステム上に顧客データベースが構築され、特定の条件に合致する顧客をスムーズに検索したり、顧客データを案件や商談のデータと紐づけたりできます。社内の情報共有の効率化に寄与し、カスタマーサポートや引き継ぎなどの場面でも役立つ基本の機能です。
案件管理機能
自社の営業案件の状況を可視化する機能 です。営業部門が抱える案件の全貌の把握に役立ち、営業パーソンをフォローする営業マネジメントの場面で活躍します。顧客の基本情報や社内の担当者、受注の予定日や見込み金額など各種データを一元管理できます。また、各案件の進捗状況がリアルタイムで可視化されるのも大きな特徴です。管理職層は部門内の現状に応じて、的確な指示出しがしやすくなります。
商談管理機能
個別の商談情報を詳細に管理することで、売上獲得をサポートする機能 です。SFAのシステム上で商談のフェーズを可視化。部門全体の進捗状況や優先順位を一目で判断しやすくなります。商談相手の担当者や、提案する商材と見積もり金額、スケジュールから次回以降のアクションまで幅広く管理することが可能です。過去の商談の履歴も確認でき、社内の連携を強化できます。
活動報告機能
営業パーソンの活動状況をリアルタイムで報告する機能 です。営業パーソンがSFAに入力したデータに基づいて活動報告が完了するため、日報・週報を作成する作業を削減できます。社外からも入力が可能なため、移動中などのスキマ時間を有効活用した業務効率化も期待できるでしょう。入力したデータはリアルタイムで共有されるので、管理職層が各自の状況に応じて柔軟にアドバイスを行いやすくなるのもポイントです。
名刺管理機能
営業パーソンが他社の担当者と交換した紙の名刺データをSFAに取り込み、管理する機能 です。従来は営業パーソンが個人的に保管していた名刺データをSFAで一元管理することで、入手した顧客データの活用が期待できます。名刺を電子データ化すれば、紛失のリスクを避けられます。また、紙で管理する場合より検索性に優れているのもメリットといえるでしょう。スマートフォンなどの端末で名刺をスキャンし、その場で自動的にデータを登録することも可能です。
営業パーソンのメリット
SFAを導入すると、営業パーソンの業務効率や生産性が向上し、個人やチームの成果アップにつなげられる のがメリットです。SFAにより情報共有が自動化されることで、報告や会議の度に発生する多くの作業が削減され、空いたリソースをコア業務に充てられるようになります。売上獲得につながる重要度の高い仕事により重点を置いて取り組めるようになるでしょう。
営業部門の管理職層のメリット
営業部門の管理職層は、SFAに蓄積されたデータを分析することで、経営戦略の強化に活かせます。 自社の営業活動がデータ化され、客観的な数値に基づいた経営判断が可能となるのが大きなメリットです。さらには、SFAに登録された営業パーソン各自の活動状況を管理し、指導や人材育成に役立てられます。ハイパフォーマーの活動状況を分析し、高い成果をあげる人材から学ばせることで、営業部門の属人化解消にも有効です。
営業パーソンと連携する部門のメリット
SFAの導入は、営業部門と連携する部門にもメリットをもたらします。営業部門が保有するデータを社内で一元管理できるようになれば、営業事務やカスタマーサポート部門との連携が強化されます 。スムーズな情報共有によってサポート体制が改善されれば、顧客満足度の向上も期待できるでしょう。顧客の引き継ぎやクレーム対応などの場面でも、SFAに蓄積されたデータが活躍します。
営業部門の成果を向上させること です。前述の通り、SFAを導入するとさまざまなメリットが期待できますが、最終的な目標はより多くの売上を獲得できるようになることだといえます。営業パーソンの業務効率化や生産性向上をはじめとした効果も、成果アップを実現するための要素の一つです。こうしたSFAの役割を踏まえて、導入の際は自社の成果向上を意識し、目的を達成する手段として最適なサービスを選びましょう。SFAを導入した段階では、多くの企業は成果をあげるに至っていません。導入後はSFAの役割を理解したうえで見て、長い目で見て成果をあげられる運用に取り組み続けましょう。
CRMとは
CRMという名称は英語の「Customer Relationship Management（＝顧客関係管理）」 の頭文字を取った略語です。CRMのシステムには顧客との良好な関係の維持に役立つ各種機能が搭載されています。顧客を獲得する営業部門や、顧客にサポートを提供するカスタマーサポート部門などで主に活用されています。CRMが取り扱うのは既存顧客の情報です。顧客に関するデータの管理やスムーズな共有、詳細な分析によってサポート品質の向上につなげます。これにより、優良顧客との長期的な関係維持を目指します。
CRMの機能
CRMを代表する機能として「顧客管理機能」 が挙げられます。こちらはSFAにも搭載されている機能です。ただし、CRMでは顧客の詳細なデータを取り扱い、分析によってマーケティングの領域で活用できるのが特徴となっています。たとえば、多様な手法で顧客分析を行ったり、特定の条件で顧客を抽出したりする作業は、CRMの得意分野です。
CRMの「顧客分析機能」 は、自社の顧客の傾向を分析し、効果的なマーケティング施策を展開するために役立ちます。条件に応じて抽出した顧客層へ向けて、個別にアプローチすることも可能です。
また、CRMには「プロモーション管理機能」 も搭載されています。こちらの機能は、顧客へ向けて具体的なプロモーションを行う際に役立ちます。たとえば、割引クーポン配布をはじめ、DMやメールの配信まで可能なため、個別の顧客ニーズに合わせて施策を行うOne to Oneマーケティングにも有効です。
CRMのメリット
CRMを導入すると、顧客満足度を向上させ、既存顧客のリピートや継続による売上獲得につなげる効果 が期待できます。企業が売上を向上させるには、既存顧客へのアプローチが不可欠だと考えられています。営業活動で顧客化したら、その後に顧客との良好な関係を維持することも、売上獲得において重要です。
新規顧客と既存顧客の獲得コストに関して、「1：5の法則」と呼ばれるマーケティングの考え方があります。一般的に、新規顧客を獲得するには既存顧客に販売する5倍ものコストがかかると考えられているのです。既存顧客との関係性に着目した施策は、コストを抑えながら売上を獲得することにもつながります。
SFAとCRMの違い
SFAには、営業活動における新規顧客の獲得を支援する役割があります。それに対して、CRMの役割は既存顧客との関係性維持を支援すること です。SFAとCRMはそれぞれ役割に違いがありますが、両者は顧客の獲得から維持という連続した流れのなかに位置付けられています。そのため、なかにはSFAとCRMの機能を両方兼ね備えているITシステムも少なくありません。
SFAとCRMは単体で導入するだけでなく、2つのシステムを連携させたり、両者の機能を兼ね備えたシステムを活用したりするのも効果的です。営業部門とカスタマーサポート部門の情報が一元管理され、スムーズに共有できるようになります。顧客の獲得と維持において、スムーズに情報共有できる体制を整備しましょう。
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SFAを有効活用すれば、営業部門の成果アップが期待できます。その反面、自社に適していないSFAを導入してしまうと、期待した成果を得られない失敗や、想定よりもコストがかさむ失敗にもつながりかねません。ここでは、導入時に注意したい3つのポイントをお伝えします。
機能の充実度
導入予定のSFAに自社が求める機能が搭載されているか、事前に確認しておきましょう。ベンダー各社が提供するSFAは、搭載されている機能に違いがあります。導入を検討する際は、こうした機能面の充実度によって、大きく「必要最低限の機能を備えたSFA」と「多機能・高機能なSFA」に分けて考えると良いでしょう。
SFA導入に失敗しやすいのは、自社に必要な機能が不足してしまうケースと、自社の必要性に対して機能が過剰となってしまうケース です。自社に必要な機能が不足すると、利便性が低下してしまいます。一方で、機能が過剰な場合も、不要な画面表示や操作が多くなるおそれがあり、運用に不便が生じてしまうのが注意点です。
費用対効果
SFAの導入後は、成果が出るまで長期的に運用することになるため、費用対効果を考慮する必要があります。特に注意したいのが、ランニングコストにあたるSFAの月額費用です。料金プランやアカウント数にもよりますが、月額費用の価格帯は1ユーザーあたり数千円～数万円と、ベンダーによって差が出やすくなっています。
つまり、導入するSFAの選び方次第で、今後のランニングコストに数倍もの差が出る可能性があるということ です。たとえSFAの導入後に一定の成果をあげられたとしても、費用対効果が低下すれば損失にもつながりかねません。結果につながることも重要ですが、コストパフォーマンスまで踏まえた判断が求められます。
現場への定着
SFA導入でよくある失敗として挙げられるのは、現場の営業パーソンが使いこなせないことが原因で、導入後にシステムが形骸化してしまうパターンです。営業部門には若手からベテランまで幅広い人材が活躍しています。ITに明るくないスタッフもいる状況で、全員がストレスなく使えるSFAを導入しなければなりません。
また、万が一導入したSFAが現場に定着しなかった場合は、リプレイス（リプレース）を検討することもあります。SFAの導入から運用までには多くの時間がかかるだけでなく、業務フローの変更で現場にかかる負担も少なくありません。リプレイスによって発生するコストの無駄を避けるためにも、現場への定着を重視しましょう。
自社の課題や目的に合うSFAを候補に挙げる
SFAの導入を検討し始めたら、まずは社内で自社の課題や目的を明らかにすることから取り組み始めるのがポイントです。営業部門の業務で改善すべき部分はどこか、SFAの導入によってどんな目標を達成するべきか、具体的に明文化しましょう。たとえば「リモート体制で営業管理の工数が増加し、コア業務のリソースが不足している」といった課題があれば、「SFAのデータ共有により報告業務をカットし、営業管理の工数を◯%削減する」といった目標が立てられます。
次に、これらの課題や目的に応じて、SFAに求める機能や予算などの条件を明らかにします。各種ベンダーのWebサイトやダウンロード資料でSFAの情報を収集し、自社の条件に合うサービスを候補に絞り込みましょう。まずは自社の現状への理解を深めることが、SFAとのミスマッチの予防につながります。数あるベンダーのなかから数社をじっくりと比較検討してみてください。
＞＞SFAツールおすすめ10選はこちら 現場スタッフの意見を参考にする
候補となるSFAを絞り込んだら、営業部門の現場に情報を共有し、ヒアリングを実施すると良いでしょう。管理職層だけでなく、実際にSFAを利用する営業パーソン各自の意見を取り入れることで、現場に定着するシステムを見極めやすくなります。
現場スタッフにフィードバックを依頼するなら、ベンダーが提供する無料トライアルを利用すると便利です。無料トライアルでは一定期間にわたりSFAの機能や操作性を体感できます。現場スタッフに操作してもらいながら、率直な意見を聞いてみましょう。
特に重視したいのが、情報入力のしやすさです。SFAは営業パーソンが入力した情報が蓄積されて初めて、データの共有や分析が可能となります。営業活動の最中にストレスなく情報を入力できるか、システムの立ち上げがスムーズにできるか、確認してもらいましょう。
ベンダーの導入実績を確認する
SFAの導入を成功へ導くには、導入企業をフォローするベンダーの存在も重要となります。依頼する際は、すでに多くの企業でSFAの導入実績があり、担当者の経験が豊富なベンダーが理想的です。また、自社と同様の業界や事業規模での実績があるか確認しておくと、安心につながります。
ベンダーの導入事例は、公式Webサイトなどに掲載されている場合があります。他社の事例を参考にすることで、自社の課題解決のヒントになる可能性も。実績が多く信頼できるベンダーを選ぶためにも、導入事例をチェックしてみてはいかがでしょうか。
＞＞GENIEE SFA/CRMの導入事例はこちら
ここでは、SFAの導入に成功した企業の事例を紹介します。成果をあげた企業の取り組み方から、多くのヒントを得られるでしょう。SFAの導入を検討されているご担当者様は、ぜひ参考にしてみてください。
＞＞GENIEE SFA/CRMの導入事例はこちら
SFAで情報活用を推進し売上獲得を強化した事例
製造業の企業の導入事例をご紹介します。同社は営業パーソンが商談中にSFAへ情報を入力するフローを採用し、情報の活用を推進 しました。SFAで営業部門の情報を一元管理することで、営業パーソンが各自で週報を作成する手間を削減。これにより売上に直結しない作業をカットできました。一方で、SFAに蓄積された情報を活用して他部署と連携したり、案件の進捗管理を徹底したりと、売上獲得の強化を実現しています。また、案件数や成約数が可視化されたことで、営業パーソンの評価が適正化され、チームのモチベーションアップにもつながりました。
＞＞「報告」の週報から「情報活用」へ。売上拡大を目指しSFAを導入
コストパフォーマンスの高いSFAへのリプレイスを実現した事例
金融・保険業の企業の導入事例をご紹介します。同社は既存の大手SFAからのリプレイスによって費用を大幅に見直し、コストパフォーマンスの向上を実現 しています。既存のシステムは機能面が充実していたものの、現場で十分に活用できない状態が続き、利用状況に対するコストの高さが課題となっていました。そこで、自社に必要な機能を備えたシンプルなサービスへのリプレイを検討。SFAの乗り換えによって80％ものコストダウンを実現しました。以降は自社に必要な機能を活用しながら、適正価格でのSFA運用が叶えられています。
>>大手SFAから乗り換え1/5の価格で顧客・営業管理を実現
SFAでリモート体制の営業活動の生産性アップを叶えた事例
情報通信業の企業の導入事例をご紹介します。同社の営業部門は、SFAの活用によりリモート体制下の連携を強化し、営業マネジメントの効率化を実現 しました。SFAでデータを一元管理することで、案件の進捗状況をリアルタイムで共有。個別の進捗確認作業が削減され、会議でもスムーズに互いの状況をシェアできるようになりました。一方で、重要性の高い議論や商談には従来よりも多くのリソースを投じています。リモート体制で営業マネジメントが疎かになりやすい状況において、生産性アップを叶えられました。また、営業パーソン各自のデータが可視化されることで、メンバーの意識が高まる変化も見られたようです。
＞＞リモートでも生産性の高い営業マネジメントを実現
SFAによる効率化で管理業務のコストを大幅に削減した事例
サービス業の企業の導入事例をご紹介します。複数店舗を経営する同社は、SFAで全店舗のデータを一括管理することにより、管理業務のコストを大幅に削減 しました。各店舗の顧客情報をSFAに集約し、店舗間の情報共有を効率化。結果として顧客管理の手間が減り、業務上のコミュニケーションがスムーズになったのです。さらには、全店舗で収集し蓄積されたデータを、自社のマーケティング戦略に活用できるようになりました。今後の店舗数の増加に対応しやすいのもメリットです。同社は現場での使いやすさを重視してSFAを導入したため、スタッフに定着しやすかった点も成功のポイントとなっています。
＞＞「GENIEE SFA/CRM」導入で管理業務が7割減！効率化で本来業務への注力が可能に
最後に、SFAに関する問い合わせでよくある質問と、その回答をご紹介します。SFAの導入前に多くのご担当者様から寄せられる疑問にお答えするため、ぜひ参考にお読みください。
Q.SFAのサービスごとにどんな違いがありますか？
ベンダー各社が提供しているSFAのサービスは、主に機能面や操作性などに違いがあります 。自社に適したSFAを導入するために、各社のサービスを比較検討してみましょう。
多くのSFAには、共通の基本機能である「顧客管理機能」「案件管理機能」「商談管理機能」などが搭載されています。その一方で、AIによる高度なデータ分析機能をはじめとして、最先端テクノロジーによる新機能を備えたSFAも存在します。機能面が充実している分、導入・運用費用が高くなる傾向にありますが、活用によって成果が期待できるでしょう。一方で、必要最低限の機能のみを備えたSFAを導入して、コストパフォーマンスの高い運用を実現するのも有効な手段です。自社の求める機能が搭載されたSFAをお選びください。
また、SFAの管理画面や入力画面の操作性は、サービスによって大きく異なります。ユーザビリティを重視して設計されたSFAは、使い勝手が高いことから、社内に定着しやすくなります。現場の営業パーソンの業務効率にかかわる部分であるため、事前に操作性を確認しておくと安心です。
Q.初期設定は自社で行う必要があるのでしょうか？
SFAの導入時には、項目設定やデータ移行といった初期設定が必要となります。場合によっては、こうした初期設定をベンダーの担当者へ依頼することも可能 です。また、希望に応じて社内で初期設定を行うこともできます。その際は、各種設定の操作方法が分かりやすいSFAを選ぶと安心です。
Q.既存システムと連携はできますか？
多くのSFAは外部システムとの連携に対応しています 。連携できるのはCRMやMAのほか、グループウェア・ビジネスチャット・スケジュール管理ツールなどです。ただし、連携可能なシステムの種類はサービスごとに異なるため、事前にベンダーへ確認しておくと良いでしょう。プランのグレードアップによって幅広いシステムと連携できるようになる可能性もあります。
Q.SFAの導入時にはどんな料金が発生しますか？
SFAの導入時には、主に初期費用・月額費用・オプション費用 が発生します。
初期費用とは、SFAの導入時に支払う料金を指します。価格はベンダーによって異なりますが、まとまった金額となるのが一般的です。月額費用は、月々に支払う料金を指します。複数のグレードの料金プランが用意されている場合もあります。長期的に支払い続けるランニングコストであるため、継続を前提に予算の範囲内で検討しましょう。
オプション費用は、通常のSFAに有料の機能を追加したり、ベンダーにカスタマイズを依頼したりする際に発生する追加料金です。見積もりでは、必要な機能やカスタマイズの有無を踏まえて、総額を確認しておくようおすすめします。
Q.SFAをお試し導入することはできますか？
無料トライアルが用意されているSFAは、導入前にお試しで操作することが可能 です。無料トライアルを利用すると、SFAの機能や操作性を体感できます。複数社のサービスを比較する際にも便利です。また、実際に営業現場でSFAを運用するイメージができるのもメリットといえます。無料トライアル期間中に現場の営業パーソンの意見をヒアリングしてサービス選定の参考にしても良いでしょう。
定着率99％の国産営業管理ツール「GENIEE SFA/CRM 」では、15日間の無料トライアルを提供しています。若手からベテランまで多様な営業パーソンが所属する営業部門でもご好評いただき、定着率の高さで選ばれています。SFAの導入を検討中のご担当者様は、ぜひ以下のページからお申し込みください。
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