スピーディーかつ正確な情報共有により、 会議やミーティングの回数が３分の1に。

1. HERO innovationの事業概要

はじめに、御社の事業について教えてください。

医療分野に特化して、Webや販促ツールの企画・制作を行っています。主軸となっているサービスはWeb制作。規模の大きな医療機関ではなく、個人クリニックなどを対象としています。なかでも、病院に勤めていたドクターが独立開業するとき、立ち上げフェーズの支援をすることがほとんどですね。現在は九州と関東にそれぞれ拠点があり、来年は大阪でも事業をスタートする予定です。

どのような形で営業活動を展開しているのですか？

現時点では、実はクリニックへの営業活動をまったく行っていません。オフィスの電話番号も、あえて表に出していないくらいで。基本的には、ご紹介・口コミで広がったお客様がほとんどですね。また独立開業するお客様の場合は、すでに開業している先輩のドクターやドクターと関わりのある企業の方がからの紹介がほとんどで、年間に１５０件程度の新規受注制作を行なっております。

ご紹介でいただく仕事が大半を占めるため、一度お受けした案件は最後まで丁寧にサポートしています。当たり前のことではありますが、そうした信頼関係をもっとも大切にしていますね。

２. 営業メンバーが増えるとともに、管理の手間と労力も増加

「ちきゅう」導入以前は、どのような方法で営業管理をしていましたか？

当社の業務の場合、営業と制作、2つのことを管理する必要があります。制作の進捗管理は営業とは切り分け、別のツールで管理しているんです。営業はずっとスプレッドシートを使って、案件の進捗状況や見込み顧客についての確認を行っていました。 営業管理ツールの導入を検討したきっかけは、携わるメンバーが増えて10名近くになったとき、管理者側の業務に手間と時間がかかるようになってしまって。データの複雑さはもちろんのこと、リアルタイムで状況が反映されにくいこともネックになっていました。 そうした状況を回避するために、一人ひとりに進捗を確認しなければならなかったり、会議の頻度が増えてきたり……。目標に対する達成度なども、もっとわかりやすく、できる限り見える化していきたいと考えたのがきっかけでしたね。

営業支援ツールの導入を検討されたきっかけは何でしたか。

そもそものきっかけは、入金の状況を把握するためにリアルタイム性が必要だったこと。我々の規模の会社だと、キャッシュフローの確認は死活問題です。二年くらい前までは、入金観点でSFA（営業支援ツール）の導入を検討しましたが、事業が安定し始めて、商品や取引企業数が増え、営業メンバーも増員され、月ごとの目標に対して、営業進捗をできるだけ早く確認する必要性が出てきました。

全体、個人、商品、業種などの単位で営業状況を分析したくても、Excelでは作業に膨大な手間と時間がかかるし、リアルタイム性がありません。こうした流れから、SFAの導入を決断しました。

なぜ数あるツールの中から「ちきゅう」を選ばれたのですか？

導入にあたり、いくつかのCRMを比較検討しました。ただ大手企業向けのサービスがほとんどで、当社のような規模の会社にはマッチしなかったんです。中小企業でも使える仕様、コストも含めて手軽に導入できて、カスタマイズができて小回りが効くもの……。そうした条件にちょうど当てはまったのが、「ちきゅう」でした。

3. リアルタイムの状況把握が可能になり、会議の頻度が削減

「ちきゅう」を導入後、営業管理の仕方はどのように変化しましたか？

まずは営業メンバーに、それぞれの担当案件についての状況を入力してもらうようにしました。そして全員が月次の状況をリアルタイムで追えるよう、月ごとに「プロジェクト」を作り、さまざまな切り口で数値を集計しています。

全体の売上はもちろん、チームごとの目標達成度なども「ちきゅう」上で可視化しているんです。営業フェーズのステータスもかなり細かくわけていますね。ちょっと、細かすぎるくらいかもしれません（笑）

具体的な成果は見られたでしょうか。

以前は週1回の会議のために、一人ひとりの営業がこうした集計資料を作る必要がありました。でも今は「ちきゅう」上で設定しているグラフに、リアルタイムで状況が反映されていて。

Slackとも連携をしているので、営業が入力した情報はスピーディーに全員へ共有されます。そのため、必要以上に細かい準備をしなくてもすぐに状況が把握できる。それはとても助かっていますね。結果的に、現在は会議の頻度も月1〜2回に減らすことができました。

また新たなメンバーが入社したときも、担当する企業や案件の活動履歴を閲覧すれば、ほとんどの状況を把握することができます。そうした情報共有が、以前に比べるとかなりスムーズになったと感じています。

当社は営業拠点が2箇所あるので、その支店管理も大変やりやすくなりました。「ちきゅう」なら全社のデータが一括管理できますから。

4. メンバーからの報告も、“根拠がある”からスムーズにできる

導入後、社員のみなさんの行動や意識に変化はありましたか？

やはり、明確な数値をもとに話ができるようになったのは大きいと感じます。以前は「今、これくらいの業務を抱えています」という状況を報告するにも、個人の感覚によっていることが多くて。感覚なので、人によってばらつきもあり、事実がどうなのかを把握することが難しく、最適なアドバイスをすることが難しいこともありました。

今は「ちきゅう」上ですべての状況が可視化さているので、根拠のあるディスカッションができるようになりました。状況の報告に要する時間は圧倒的に減り、その代わり、今の現状を受けて次の一手をどのように打っていくかを話すことに時間を使えています。

5. 「ちきゅう」の評価

導入いただいてから8ヶ月ほどたちましたが、「ちきゅう」の使用感はいかがでしょうか。

インターフェースがとてもいいですよね。使いやすい。なかなか、ここまで気を配っているツールは少ないのではないでしょうか。

機能面でいうと、使い始めた当初は「改善してほしいな」と感じる点がいくつかあったんです。でも要望を伝えると、すぐ改善につなげてくれて。そのスピード感がよいですよね。今も、何か感じたことがあれば即、メールで改善要望をお伝えしています。今後は、当社で導入している他ツールとの連携なども踏まえ、活用していきたいですね。