SFA（営業支援システム）には、具体的にどのような機能が搭載され、営業業務へどういったメリットや効果をもたらすのでしょうか。本記事では、SFAを代表する7つの機能を取り上げ、それぞれの特徴をご紹介します。機能面以外で注目したいポイントや、導入を成功させるコツにも触れるため、導入の際はぜひ参考にしてみてください。
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SFAの基礎知識
初めに、SFA（営業支援システム）の特徴や、ビジネスシーンで普及が進む背景など、押さえておきたい基礎知識をお伝えします。
SFAとは？
SFAとは「Sales Force Automation」の略称であり、日本語では「営業支援システム」と訳されます。営業部門内のデータをシステム上で一元管理し、営業パーソンの活動をサポートすることが、SFAの主な役割です。
SFAを導入すると、システムによるデータ活用や自動化が進み、営業パーソンの業務効率や生産性を高められるメリットがあります。また、営業活動が見える化されることで、営業部門の属人化解消につながると期待されています。
さらに、SFAに蓄積されたデータを分析することで、効果的な営業手法を見出したり、自社の課題を発見したりできるのもポイントです。マネジメント層の戦略立案にも有効で、営業部門の売上向上にも役立てられます。
SFAはベンダー各社から発売され、それぞれ機能面や価格面、サポート体制などに違いがあります。数多くのSFAの選択肢から自社に適したサービスを選ぶには、まず複数の候補を比較検討し、必要な機能を見極めることが大切です。
SFAの普及が進む背景
SFAはアメリカで発祥し、1990年代の後半頃から日本のビジネスシーンで普及し始めたといわれています。SFAが開発された当初、アメリカのビジネスシーンでは営業活動の業務効率化が求められていました。オフィス業務がシステムで効率化されたように、営業部門においても効率化の実現を目指して、SFAが作られたのです。
その後、日本のビジネスシーンに進出したSFAは、PCの普及とともに徐々に広まっていきました。当初はまだITシステムを利用するハードルが高く、SFAの導入は一部の企業のみに限られていたようです。しかし、ビジネスでのIT活用がますます進む近年においては、多くの企業がSFAを導入するに至っています。
SFAを代表する7つの機能
ここでは、多くのSFA（営業支援システム）に搭載されている、代表的な7つの機能をご紹介します。取り上げる機能は以下の通りです。
・顧客管理機能
・商談管理機能
・タスク管理機能
・行動管理機能
・予実管理機能
・名刺管理機能
・グラフ作成機能
各機能を活用すれば、営業部門が保有するデータを一元管理したり、一部の業務をシステム上で自動化したりすることが可能です。自社の営業管理に必要な機能を検討してみましょう。
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顧客管理機能
「顧客管理機能」は、自社が保有する顧客情報を適切に管理し、営業活動で活用する機能です。管理する顧客データの例として、顧客の氏名や所属する会社名のほか、電話番号・所在地・役職・履歴などが挙げられます。個人や組織に関する詳細な情報を登録しておけば、必要に応じて素早く検索することが可能です。マーケティングやカスタマーサポートなど、幅広い場面で役立てられます。営業部門と他部門との連携強化にも貢献する、SFAを代表する機能の一つです。
顧客データは膨大な件数になることが多く、商談や契約の状況にともない管理が煩雑になりやすいです。そのため、営業部門の活動強化に際して、従来の管理方法を見直し、新たにSFAの導入を検討するケースも少なくありません。顧客データをシステム上で一元管理すれば、社内で速やかに情報共有ができるようになります。担当者の不在時のフォローや引き継ぎの負担も軽減されます。既存顧客を対象としたマーケティングの効率化にも有効です。
商談管理機能
「商談管理機能」は、営業部門内で進行中の商談を管理し、プロセスを見える化する機能です。システム上では商談の進捗状況をステータス表示するとともに、各案件の詳細情報を確認できます。営業パーソンが入力した商談情報はリアルタイムで共有され、商談の状況が部門内で可視化されます。指導にあたるマネジメント層は、商談の履歴や提案内容、競合他社のデータなども確認できるので、成約へ向けた施策を検討しやすくなるでしょう。
従来の営業部門では、営業パーソンが個人で活動する商談の場面がブラックボックス化しやすく、フォローが難しいのが難点でした。SFAの機能により商談のプロセスが明らかになると、自社の課題を速やかに発見し、改善につなげやすくなります。たとえば、進捗が遅れている案件があれば必要に応じて状況確認を行い、停滞を防ぐことが可能です。また、次回の商談で行うべきアクションの見極めや、提案内容や見積金額の見直しなど、マネジメント層によるアドバイスもしやすくなるでしょう。
タスク管理機能
「タスク管理機能」は、営業パーソンが取り組むべきタスクを確実に管理し、優先順位付けやアラートなどでサポートする機能です。「ToDo管理機能」とも呼ばれます。こちらの機能では、営業パーソンのやるべきことをリストアップし、システム上でタスク化します。優先度の高いタスクから順に取り組んだり、アラートにより対応漏れを防いだりすることで、効率的かつ確実に営業活動を進められるようになるのが特長です。限られたリソースの中でやるべき業務の見極めがしやすくなります。
営業パーソンの業務内容は多岐にわたるため、多忙によりヒューマンエラーが発生するおそれがあります。対応漏れなどのミスが原因で顧客の信頼を損なってしまうケースも少なくありません。また、個別の案件の中にはスピード感のある対応を求める顧客も存在します。こうした状況で売上を獲得していくためにも、多数の案件に適切な優先順位をつけて業務をこなしていくことが重要です。タスク管理機能は、営業パーソンの日々の業務管理に役立てられます。
行動管理機能
「行動管理機能」は、営業パーソンのスケジュールや活動状況といった行動を管理する機能です。営業パーソンが1日のスケジュールや今週の予定などを登録することで、マネジメント層は各メンバーの行動を具体的に把握できるようになります。また、営業パーソンのアポイント獲得数・コール数・訪問数・提案数などを登録し、各自の数値を分析することも可能です。これまで営業パーソンの経験や勘のみに頼っていた営業活動を、数値化できるようになります。
行動管理機能により営業パーソンの行動がデータ化されると、データに基づいた効果的な営業活動を実現し、生産性を高めることにつながります。高い成果をあげるハイパフォーマーの行動を分析して、効果的な営業手法を見出せれば、部門全体で営業力の底上げも期待できるでしょう。また、マネジメント層が行動データをチェックしながら、各メンバーの成果アップへ向けて効果的なアドバイスを行いやすくなるのもメリットです。SFAの導入により、営業活動の見える化を推進できます。
予実管理機能
「予実管理機能」は、SFAに蓄積されたデータから売上予測を立てたり、実績を管理したりする機能です。システム上で売上目標を設定することで、達成の進捗状況を確認したり、予算と実績が乖離している場合に適切なフォローを検討したりできるようになります。目標を達成するには、各プロセスで生じた予算と実績の差を把握し、速やかに対処することが重要です。SFAでリアルタイムにデータをチェックすれば、予実管理の精度を高め、着実な目標達成をサポートできるようになります。
SFAの予実管理機能の大きなメリットは、常に最新のデータを共有できることです。予実管理で適切かつスピーディーな軌道修正を行うためには、現状を正確に把握する必要があります。各営業パーソンからの情報共有が遅れて正確な数値を出せなかったり、月末や期末になってからマネジメント層の指導が入ったりすれば、対策が手遅れになるおそれがあるでしょう。予実管理を徹底する上でも、リアルタイムでのデータ共有を実現するSFAが活躍します。
名刺管理機能
「名刺管理機能」は、営業パーソンが入手した紙の名刺情報を自動的にSFAへ取り込む機能です。スマートフォンやタブレットなどの端末から名刺をスキャンして、自動で情報をSFAへ登録する仕組みとなっています。登録した名刺はリスト化され、システム上でスムーズな閲覧や検索が可能です。さらに、スキャンした情報は顧客データへと紐づけられるので、データ入力の手間を省き、効率的に管理できるようになります。社内で眠っている名刺データの有効活用を実現する機能です。
従来の営業部門では、営業パーソンが入手した名刺は各自で管理するのが一般的でした。名刺情報は、今後の顧客獲得につながる可能性のある重要なデータです。しかし、各自が紙のまま保管した名刺の情報は、社内で共有したり活用したりすることができません。また、紙媒体は必要な情報を探し出す際に手間がかかり、紛失のリスクも存在します。SFAの名刺管理機能を活用すれば、これらの課題を解消し、営業活動に役立つ情報を有効活用しやすくなるのがメリットです。
グラフ作成機能
「グラフ作成機能」は、SFAに蓄積されたデータをわかりやすいグラフとして出力する機能です。営業パーソンが日々の活動で入力したデータを活用し、マネジメント層の指導や個人の自己管理などに生かすことができます。SFAのサービスによっては、出力するグラフの形式が豊富に用意されているケースも。会議や報告などの場面に応じて最適なグラフを作成できます。また、ダッシュボードを自在にカスタマイズして、リアルタイムでグラフをチェックできるSFAもおすすめです。
グラフ作成機能を活用すると、営業パーソンの業務効率を高める効果が期待できます。従来の営業部門では、会議や報告などへ向けて、営業パーソンが一からグラフを作成するのが一般的でした。こうした事務作業の負担で貴重なリソースが費やされてしまうケースも少なくありません。SFAのグラフ作成機能なら、ワンクリックで必要なグラフを作成できるので、資料作成が効率化します。事務作業を削減して、より重要性の高い営業活動へリソースを配分することが可能です。
SFAの機能以外で注目したいポイント
SFAは、自社の既存システムと連携したり、多様なデバイスから利用したりすると、より利便性が高まります。また、データを安全に管理するためには、セキュリティ面も考慮するのが望ましいといえます。導入の際は、機能面以外でも以下の観点に着目してみましょう。
外部ツール連携
SFAは外部ツールと連携することができます。連携可能なシステムの種類はサービスごとに異なるため、連携を希望する場合にはあらかじめベンダーへ確認しておくようおすすめします。SFAと連携できるシステムは、Webメール・カレンダーツール・マップなどが代表的です。ほかにも、MA（マーケティングオートメーション）やCRM（顧客管理システム）と連携可能なサービスもあります。営業活動で利用する機会が多いツールがあれば、ぜひ連携を検討しましょう。
各種ツールとSFAをデータ連携させると、システム上で速やかにデータのやり取りができるようになります。たとえば、SFAとカレンダーツールを連携させれば、双方のシステム上で営業パーソンの予定を管理して、重要なタスクの抜け漏れを防ぐ効果が期待できるでしょう。また、MAやCRMと連携させて顧客データを共有すれば、リード獲得から優良顧客の育成までをシームレスに実現することが可能です。蓄積されたデータを有効活用し、SFAの強みをさらに生かせるようになります。
マルチデバイス対応
オフィス内に限らず、営業パーソンが外出先からSFAの閲覧・入力ができる環境を整えるのであれば、マルチデバイス対応のSFAがおすすめです。マルチデバイス対応のSFAは、PC・スマートフォン・タブレットなど多様なデバイスで快適にシステムを利用できます。同じSFAでも、デザインやレイアウトが各種デバイスに合わせて設計されているのが特長です。デバイスごとに最適な画面構成や操作方法が採用されているので、ストレスのない入力や閲覧を実現できます。
日々の営業活動では、営業パーソンが社外の客先や会場などへ足を運ぶことが少なくありません。移動時間や待機時間を有効活用してSFAへのデータ入力を行うために、スマートフォンやタブレットからシステムへアクセスする場面も多いでしょう。そんなときマルチデバイス対応のSFAなら、営業部門の働き方に合わせて柔軟な方法で利用できます。モバイルからも容易に閲覧・入力ができると、営業パーソンの負担を減らしやすくなるため、確認しておきたいポイントです。
セキュリティ対策
SFAのシステム上では、自社の内部情報や顧客の個人情報といった重要なデータを取り扱います。昨今は企業を狙った情報セキュリティ上の脅威が多く、巧妙な手口による情報漏えい事故が跡を絶ちません。こうした脅威からSFAに蓄積されたデータを守るためにも、強固なセキュリティ対策を講じましょう。SFAを導入する際には、ベンダーが実施しているセキュリティ対策やプライバシーマークなどの認証を確認して、信頼できるサービスを選ぶことが大切です。
また、SFAの中にはユーザー別に権限を管理できるサービスもあります。社内の役職に応じた権限設定を行うことで、より重要性の高いデータのセキュリティを高めることが可能です。たとえば、特定の役職以上のユーザーのみが閲覧・編集・削除できるように設定すれば、ヒューマンエラーや内部不正による情報漏えい事故を避けやすくなるでしょう。近年ではテレワークを実施する企業も多く、情報セキュリティのリスクが高まっています。SFAに関してもアクセス権限の管理を徹底しましょう。
SFA導入を成功させるには？
SFAの導入を成功へ導くには、どのような点に留意すべきでしょうか。最後に、サービス選定から導入準備までで注意しておきたいポイントを解説します。
現場の意見を取り入れる
SFAを最大限に活用するには、現場の営業パーソンが日々のデータ入力を徹底し、システム上に十分な情報が蓄積される必要があります。そこで重要なのが、営業パーソンにとっての使いやすさを考慮してSFAを選ぶことです。SFAのサービス選定を行う際は、営業パーソンへのヒアリングを行い、積極的に現場の意見を取り入れましょう。必要な機能や連携が必須となるシステムなどを確認した上で、スムーズに運用しやすいSFAを選べると理想的です。
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運用開始までのスケジュールを確認する
自社に適したSFAを導入し、営業部門で安定して運用できるようになるまでには、一定の時間がかかります。数あるSFAのサービスを比較検討し、しっかりと導入準備を行い、運用がスタートして以降もフォローを継続して社内に定着させる必要があります。企業の状況にもよりますが、一般的に数カ月以上の期間がかかる点に留意しましょう。SFAの運用開始までのスケジュールを確認し、スタートのタイミングから余裕をもってサービス選定や導入準備を進めてください。
「GENIEE SFA/CRM」の導入企業様は、運用開始まで平均1～2カ月と、短期間でのスタートを実現しています。導入前の項目設定はドラッグ＆ドロップの簡単な操作のみで行えるので、導入準備の負担を抑えやすいのが魅力です。SFAの導入スケジュールでお悩みのご担当者様は、どうぞお気軽にお問い合わせください。
無料トライアルを利用する
SFAはサービスによって搭載される機能が異なり、画面構成や操作方法にも大きな違いがあります。そのため、あらかじめ「無料トライアル」を利用して、導入後の使い勝手を確認しておくと安心です。SFAの無料トライアルでは、ベンダー各社のサービスを一定期間にわたり無料で体験することができます。導入後の運用を具体的にイメージしやすいので、必ず利用するようおすすめします。その際は、現場の営業パーソンにも使用感を確かめてもらうのがポイントです。
「GENIEE SFA/CRM」では15日間の無料トライアルを提供しています。無料トライアルでは、SFAの使用感をじっくりと確認していただけます。お急ぎのご担当者様は、無料トライアルの申し込み画面から日程調整をご利用ください。最短でご案内できる日時をお選びいただくことで、スムーズにお手続きができます。
SFAを代表する7つの機能と、それぞれの特徴についてお伝えしました。SFAには営業パーソンの業務を支援する便利な機能が搭載されています。各機能を活用することで、営業部門のデータを一元管理し、営業業務のサポートが可能です。さらに、外部ツール連携やマルチデバイス対応が可能なSFAを導入すれば、営業活動での利便性が高まります。お伝えした成功のポイントも参考にしながら、自社の営業部門に最適なSFAをお選びください。
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