営業部門の業務プロセスでPDCAサイクルを回すと、業務改善を実現できます。そこでSFA（営業支援システム）を活用すれば、情報の一元管理によってPDCAサイクルの施策にも取り組みやすくなるでしょう。本記事では、PDCAサイクルの基本からSFAの活用法までお伝えしますので、ぜひ参考にしてみてください。
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PDCAサイクルの基礎知識 初めに「PDCAサイクル」の基本から、4つの段階それぞれの特徴まで、押さえておきたい基礎知識をご紹介します。ビジネスシーンに欠かせないPDCAサイクルの考え方をおさらいしましょう。
PDCAサイクルとは PDCAサイクルとは、 継続的な業務改善を実現するためのフレームワーク です。PDCAという名称は「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」の4つの段階から頭文字を取っています。この循環を繰り返すことにより業務改善が促され、目標達成や品質向上につながると考えられています。 PDCAサイクルの提唱者は、アメリカの統計学者で“品質管理の父”と呼ばれるウィリアム・エドワーズ・デミング博士です。彼は生産プロセスにおける業務改善を継続させるために、ループ形式のPDCAサイクルを提案しました。現在では、品質マネジメントの国際規格である「ISO9001」においても、PDCAサイクルの手法が採用されています。ISO9001は、より良い製品・サービスを製造および提供するための仕組みを管理するもので、PDCAサイクルは企業の自主管理に役立てられています。 PDCAサイクルを適用できる範囲は、製造業のみに限りません。循環を繰り返すことによって、生産プロセスだけでなくあらゆる業務プロセスを継続的な改善へと導けるようになります。たとえば、営業マネジメントもその一つです。PDCAサイクルのフレームワークは、ビジネスシーンで幅広く活用されています。
PDCAサイクルの4つの段階 PDCAサイクルの4つの段階で行うべきことを解説します。 ・Plan（計画） まずは 組織の目標を立て、達成へ向けた計画を立てることから取り組み始めます 。目標を立てる際は、明確な仮説に基づいて検討し、実現可能なゴールを設定するのが大切です。組織の現状を踏まえて、課題や想定されるリスクまで考慮したうえで、方針を決めていきます。このとき、目標には具体的な数値を用いるなど、達成の度合いを定量的に把握できるようにしましょう。抽象的な目標設定を行ってしまうと、達成へ向けたアクションまで曖昧になりやすく、結果として業務改善を実現しにくくなります。適切な計画なくして改善は期待できません。最初の段階が施策の成果を左右する点に留意しましょう。 ・Do（実行） 設定した目標や計画に基づいて、アクションを行う段階です。 実行のために具体的な手順を整備したうえで、業務プロセスでの運用をスタートさせましょう 。実行のステップでは、単に当初の目標や計画に沿って取り組むだけでなく、現状のパフォーマンスの確認ができると理想的です。実行後、どのような結果が得られたのかをその都度記録に残しておきます。さらに、アクションを行っても想定していた結果につながらないと判明した場合や、より良い施策が見つかった場合には、同時に検証も行うと良いでしょう。進捗状況や結果などのデータは、評価の段階へ向けて記録に残しておくことも大切です。 ・Check（評価） これまでのステップに対する評価を行う、全体的な振り返りの段階です。適切な目標や計画を設定できたか、計画通りに取り組むことができたか、想定していた結果は得られたか、どの程度達成できたかなど、 複数の観点から各プロセスを評価していきます 。そもそも計画通りに取り組めなかった場合や、結果を出せず目標達成ができなかった場合は、データを分析して原因を明らかにしましょう。計画通りの取り組みができたケースであっても、成功につながった要因を分析して次回へ生かすことが大切です。その際は、データ分析のために専門のシステムなどを活用しても良いでしょう。評価内容は、マネジメント層へと報告を行います。 ・Action（改善） 今回の評価を受けて、次回へ向けた改善点を検討する段階です。ループ形式のPDCAサイクルでは、改善の段階を経て再び計画の段階へと進むことになります。今回同様に計画を継続するのか、それとも計画の変更や中止に踏み切るのか、 改善へ向けた方向づけを行います 。ここで注意したいのは、的確な評価に基づいて改善策を提案することです。評価の段階で成功要因や失敗要因を見誤ってしまうと、次回の改善につなげられません。前のステップと併せて、改善策は慎重に検討すると良いでしょう。ここまでの4つの段階を循環させることで、継続的な改善ができる組織を目指せるようになります。
PDCAサイクルに役立つSFAとは？ 営業業務でPDCAサイクルを回す上で役立つのが、SFA（営業支援システム）です。営業部門の業務改善へ向けて、導入を検討してはいかがでしょうか。ここでは、PDCAサイクルに役立つSFAをご紹介します。
SFAの特徴 SFAは「 営業支援システム（Sales Force Automation） 」とも呼ばれ、営業部門の業務改善にも用いられるITシステムです。企業の営業活動に関するデータを入力することで、社内の情報を一元管理し、営業パーソンの支援に役立てられます。営業部門にSFAを導入すると、業務効率化や生産性向上が期待できるのがメリットです。 SFAには、営業パーソンを支援する多彩な機能が搭載されています。PDCAサイクルの取り組みに関連する機能の例として、以下が挙げられます。 ・商談管理機能…進行中の商談件数や、進捗状況のステータスなどを表示し、社内の商談プロセスを見える化します。 ・行動管理機能…営業パーソンのスケジュールや行動状況をデータ化して、具体的な数値を明らかにします。 ・予実管理機能…営業部門の売上予測を立てたり、実績を記録に残したりして、予算と実績の乖離を管理します。 ・グラフ作成機能…SFAに蓄積されたデータを用いて、ワンクリックで各種グラフを作成します。 このほかにも、SFAには営業部門の業務改善に寄与する便利な機能が搭載されています。社内での運用を定着させることで、PDCAサイクルの取り組みに限らず、幅広い施策でデータを有効活用できるようになります。
SFAがPDCAサイクルに役立つ理由 営業部門にSFAを導入すると、営業活動のあらゆる情報がシステム上でデータ化されます。 PDCAサイクルへ取り組む際に、営業部門の見える化を実現し、相乗効果が期待できる のが役立つ理由です。 SFAを活用すると、営業部門全体の売上や受注数はもちろん、営業パーソン個人の訪問数や見積件数まで数値化が可能となります。従来の営業部門では、社外で個人行動をする営業パーソンの活動状況がブラックボックス化しやすく、定量的に把握するのが難しい傾向にありました。そこで、SFAに搭載された「商談管理機能」や「行動管理機能」などを活用すると、活動状況を数値化し、リアルタイムで報告できるようになります。こうしてSFAに蓄積された情報は、PDCAサイクルにおけるデータ分析でも役立てられるでしょう。 PDCAサイクルの取り組みでは、計画の段階で目標を数値化したり、実行の段階でプロセスを記録に残したり、評価の段階でデータ分析を行ったりします。いずれのステップにおいても、営業部門のデータを一元管理するSFAの機能が活躍します。営業部門の業務改善へ向けて専用のシステムを導入するなら、SFAをご検討ください。
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SFAで営業活動のPDCAを回すコツ SFAは経営層・マネジメント層・営業部門の現場など、社内のあらゆる階層の業務に役立てられます。最後に、階層別にSFAで営業活動のPDCAサイクルを回すコツを解説します。
経営層の場合 自社の営業活動における戦略を担う経営層は、PDCAサイクルで営業戦略の強化を目指すことが重要です。その際、計画の段階は営業戦略の立案に該当します。営業現場へと戦略を提示したら、その後はSFAでリアルタイムでのモニタリングを行い、評価の段階で戦略の見直しを検討しましょう。現場から報告を受けたら、進捗状況や目標達成の度合いを踏まえて、新たな戦略を立て直します。
マネジメント層の場合 経営層の戦略を理解し、実現へ向けた指揮を担うマネジメント層は、PDCAサイクルを回す現場の実行レベルを高めることがポイントです。そのためにも、常に現場の現状を把握し、必要に応じてサポートを提供する必要があります。たとえば、SFAで進捗状況の遅れを早期発見し、的確なアドバイスを行うなど、実行に携わる営業パーソンを手厚くフォローできると理想的です。
営業部門の場合 営業部門のPDCAサイクルを回すにあたり、現場では具体的な取り組みを行うとともに、SFAでのデータ入力を徹底することが大切です。SFAは現場の営業パーソンが情報を登録して初めてデータ分析で活用できるようになります。経営層やマネジメント層へ現場の現状を共有し、評価や改善の段階で精度を高めるためにも、SFAの運用を定着させましょう。
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今回はPDCAサイクルとSFAの活用について解説しました。PDCAサイクルのフレームワークは、製造業だけでなく営業活動にも適用することができます。営業部門の業務改善の施策を検討されるなら、ぜひ情報の一元管理を実現するSFAの導入をご検討ください。SFAが営業現場と経営層・マネジメント層の連携を強化し、PDCAサイクルの取り組みを成功へと導きます。
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