エクセルで案件管理する方法と無料テンプレート
フォーマットを作るコツも解説
2024.08.20
エクセルで案件管理する方法と無料テンプレート
フォーマットを作るコツも解説
案件管理の目的と効果
案件管理とは、組織が担当している各案件を一元管理することです。案件管理をおこなうと、営業プロセスにおける無駄な工程の特定や、営業活動の課題発見がしやすくなります。
案件管理では、主に以下の情報を管理しています。
| 管理 | 内容 |
|---|---|
| 顧客情報管理 | 取引先の会社名や担当者名、訪問時の会話内容などを記録する |
| 進捗管理 | 提案中・交渉中・契約中など案件の進行状況を記録する |
| 商談管理 | 商談日・商談内容・成立日など商談に関する詳細を記録する |
エクセルで案件管理をする方法3ステップ
エクセルで案件管理をする方法を解説します。
- 無料のテンプレートをダウンロードする
- 必要な入力情報を決めてフォーマットを作る
- 社員に使い方を周知する
1.無料のテンプレートをダウンロードする
まずは、テンプレートをダウンロードします。 以下は、マイクロソフト社が提供している無料テンプレートです。内容を確認し、自社に必要な管理表だと判断したら、ダウンロードしてみてください。 管理表は手作業で1からも作成できますが、手間と時間がかかります。テンプレートを活用すると効率的に作成できます。2.必要な入力情報を決めてフォーマットを作る
ダウンロードしたテンプレートはカスタマイズ可能です。集めたい情報にあわせて項目や入力欄などを設定し、自社専用のフォーマットを作成しましょう。 以下は、案件管理によく使われる項目です。| 項目 | 主な目的 |
|---|---|
| 会社名・顧客名 | 識別情報として取引の基盤となる |
| 顧客の基本情報 | 顧客との円滑なコミュニケーションや顧客ニーズの特定を可能にする |
| 担当者名 | 担当者をすぐに確認できスムーズな業務連絡を実現する |
| 訪問記録 | 顧客との信頼関係構築や効果的な営業活動の展開に貢献する |
| 営業活動の進捗状況 | 営業プロセスの課題・改善点の発見に役立てられる |
3.社員に使い方を周知する
フォーマットが完成したら、社員に使い方を周知します。 案件管理が定着しないと、最大限の効果を発揮しません。正確かつ確実に情報を集めなければ、その後の分析や戦略立案の精度が落ちるためです。 周知するには、以下のような方法があります。- 操作方法の講習会を開く
- 操作手順や使用のルールが載っているマニュアルを作成する
案件管理にエクセルを使用する3つのメリット
案件管理にエクセルを使用する主なメリットを3つ紹介します。
- 導入や運用のコストがかからない
- 調整や修正がしやすい
- 使い方の習得に時間がかからない
1. 導入や運用のコストがかからない
すでに自社でエクセルを使用している場合は既存のソフトを活用できるので、追加費用がかかりません。予算を確保する必要がなく、すぐに導入を開始できます。 新規でエクセルを購入する場合は、買い切りで20,590円(税込)、定期課金制のサブスクリプションなら1,079円（ユーザー/月）から利用できます。2. 調整や修正がしやすい
エクセルは簡単にセルの編集ができるため、レイアウトの調整や修正がしやすいです。 案件管理は、実際に使ってみると使いにくさを感じるケースもあります。その都度、効率性を追求して改善していけば、社員の利用率が上がっていくでしょう。 柔軟な対応ができる点は、長期的な運用においてメリットといえます。3. 使い方の習得に時間がかからない
エクセルはすでに多くの企業や個人が使用しているツールです。基本的な操作方法を理解していれば、使い方の習得に時間がかかりません。 使い慣れたものだと社員も抵抗感なく使えるので、スムーズな導入と定着が期待できます。案件管理にエクセルを使用する5つのデメリット
エクセルを使った案件管理にはデメリットもあります。
- 最新情報をすぐに確認できない
- 細かくデータ分析できない
- 外回り中は操作しにくい
- 連携できるツールが少ない
- データが増えると動作が遅くなる
1. 最新情報をすぐに確認できない
エクセルはデータ更新が手動でおこなわれるため、そのとき確認した情報が最新であるとは限りません。タイムラグの存在は、営業活動における意思決定が遅れたり、古い情報を見て判断を誤ったりするリスクがあります。 一方で後に紹介するスプレッドシートや案件管理ツールのCRMは、最新情報をいつでもチェックできます。リアルタイムの情報を共有したい場合は、これらのツールの活用を検討してみてください。2. 細かくデータ分析できない
エクセルは、基本的な統計分析やグラフ・チャート作成はできますが、細かなデータ分析は得意としていません。たとえば、2つ以上の異なるデータを掛け合わせた分析や、時系列のデータを追った分析はエクセルでおこなうのは困難です。 分析にも力を入れたい場合は、分析機能ツールを別途で用意したり、高度な分析機能が搭載されているCRMの導入を検討したりしましょう。3. 外回り中は操作しにくい
エクセルは外回り中は操作しにくいです。エクセルはPC向けに作られたソフトで、外出中では思うように開けないためです。 エクセルはアプリも出ているため、スマートフォン対応もできますが、画面が小さいためスムーズに操作できません。 操作を手間に感じると、データ入力が後回しになりがちです。後回しの習慣がつけば利用率が下がり、正確な情報管理ができないでしょう。4. 連携できるツールが少ない
エクセルは、同じマイクロソフト社が開発するワードと連携して、セミナーの案内状や営業用の提案書を作成できたり、パワーポイントと連携して会議の資料を作成できたりします。しかし、マイクロソフト社以外のツールとの連携は困難です。 一方、案件管理ツールであるCRMでは、多くの外部ツールと連携できます。100を超える外部ツールと連携できる製品もあります。 以下は、CRMと連携できるツールの一部です。| 連携できるツール例 | 効果 |
|---|---|
| 会計ツール | 請求書の自動生成や経理担当との情報共有が可能になる |
| チャットツール | 案件に関する質問や相談があればシステム上で即座に話し合える |
| マーケティング自動化ツール（MA） | 見込み客の特定やメールマガジン配信の属性分けができる |
5. データが増えると動作が遅くなる
エクセルはデータ量が増えるほどファイルサイズが大きくなっていき、読み込みや保存に時間がかかります。また、操作や計算に対する反応が遅くなり、作業効率が低下する可能性もあるでしょう。 エクセルは、案件数が多い企業には不向きといえます。案件管理できるエクセル以外のアプリやツール
案件管理ができるエクセル以外のアプリやツールを2つ紹介します。
- Googleスプレッドシート
- SFA/CRM
1. Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートはクラウド上で管理されるため、チーム内での閲覧や編集、共有などをリアルタイムにおこなえます。作業効率が高まり、営業の生産性アップにつながるでしょう。 ただし、エクセルと同様にPC向けに作られたアプリなので、外出先でのデータ入力や情報の確認がしにくいです。分析機能も簡易的なので、高度な営業戦略の立案は不向きかもしれません。2. SFA/CRM
SFAは「営業支援ツール」とも呼ばれ、営業スタッフの行動管理や商談の進捗状況を管理し、営業活動の最適化をサポートします。一方でCRMは「顧客管理ツール」とも呼ばれ、顧客情報やコンタクト履歴を管理して、顧客との信頼構築を支援します。SFA/CRMを活用すれば、総合的な営業管理の効率化を図れる点が強みです。 ただし、SFA/CRMはさまざまな会社から提供されているため、どの商品を選べばいいのかわからないと悩む方もいるでしょう。ツールの選定に迷ったら『GENIEE SFA/CRM』がおすすめです。 「GENIEE SFA/CRM」は、大手企業を含む多くの企業で導入されている国産のSFA/CRMです。メイン機能であるダッシュボードでは、優先的にチェックしたい情報を自由に設定できます。案件管理の画面を設定すれば、案件の進捗状況や営業スタッフの行動をすぐにチェックできます。
マネジメント層もリアルタイムで情報を確認できるため、早期の課題特定や迅速な改善策の考案ができるでしょう。
「GENIEE SFA/CRM」は、誰でも使えるシンプルな管理画面の設計が特徴です。導入や運用のサポート体制も充実しているため、定着率99%を実現しています。
エクセルからSFA/CRMに移行した成功事例3選
ここでは、エクセルから弊社の商品「GENIEE SFA/CRM」に移行した企業様の成功事例を3選紹介します。
- 全日空商事株式会社
- 株式会社アイディアポイント
- 株式会社コムネット
1. 全日空商事株式会社｜長期案件の対応漏れ・取りこぼしがほぼゼロに
引用元：全日空商事株式会社
大手ANAグループの総合商社である全日空商事株式会社は、デジタルギフトサービス事業の案件増加にともない「GENIEE SFA/CRM」を導入しました。
はじめはエクセルで案件管理していましたが、取引する企業様が増えていくにつれ、エクセルでの管理に限界を感じたそうです。具体的にはエクセルの行数が増えて、最近の案件しか確認できなくなったり、必要な情報が埋もれたりするケースが起こりました。
SFA/CRM導入後は情報確認の幅が広がり、長期案件の対応漏れや取りこぼしがほぼゼロになったのです。
2. 株式会社アイディアポイント｜データの確認時間が約1/10に短縮
引用元：株式会社アイディアポイント
研究開発部門や人事教育部門向けにコンサルティングをおこなう株式会社アイディアポイントは、事業規模の拡大にともない「GENIEE SFA/CRM」を導入しました。
従来はエクセルで案件管理していましたが、リアルタイムで進捗状況を確認できない点が課題でした。マネジメント層は「今の情報、最新になっている？」とわざわざメンバーに確認する作業が必要だったそうです。
SFA/CRMへの移行によりリアルタイムの情報共有が可能となり、確認作業が約1時間から5分程度に短縮されました。チーム間やマネジメント層とのコミュニケーションコストが大幅に削減した事例です。
3. 株式会社コムネット｜休眠案件を掘り起こし新たな売上につなげた
引用元：株式会社コムネット
イベントの企画や運営の事業を展開する株式会社コムネットは、情報管理を個人から組織でおこなう体制を整えるために「GENIEE SFA/CRM」を導入しました。
従来はエクセルで案件管理していましたが、膨大なデータをまとめる難しさを感じ、途中で使用をやめたそうです。
その後SFA/CRMを導入し、案件管理を再開。広範囲の情報確認が可能となり、休眠案件を掘り起こし新たな売上につなげました。
エクセルでの案件管理に限界を感じたら専用ツールを活用しよう
エクセルでの案件管理は、コストの低さや社員の親しみやすさが利点です。着手のハードルが低いため、気軽に試せるでしょう。しかし、リアルタイムの情報確認が困難だったり、外回り営業の場面では扱いにくかったりと懸念点もあります。
そこでおすすめなのが、営業管理専用ツールのSFA/CRMです。ほとんどの商品がスマホ対応前提で作られているほか、常に最新情報を確認できるため、効率的な営業活動を実現できます。
「GENIEE SFA/CRM」は、ダッシュボードに案件管理を設定すれば、スタッフやマネジメント層がいつでも情報を確認できます。リアルタイムで情報共有できるため、迅速な意思決定や戦略立案が図れるでしょう。
無料トライアルもあるので、まずはお気軽に使い勝手を試してみてください。
SFACRM
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