Googleスプレッドシートを用いた顧客管理方法！無料テンプレートも配布
ビジネスにおいて、顧客管理は非常に重要です。可能な限りコスト負担を少なくし、使いやすいツールで顧客管理をしたいと考えている企業が多いでしょう。
そこで活用できるのが、Googleスプレッドシートです。
本記事では、Googleスプレッドシートで顧客管理をおこなうメリット・デメリット、作り方を詳しく解説します。無料のテンプレートもダウンロードできるので、ぜひ最後までご覧ください。
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Googleスプレッドシートで顧客管理をおこなう3つのメリット
まずは、Googleスプレッドシートで顧客管理をおこなうメリットから見ていきましょう。
- 無料で顧客管理ができる
- どの端末からでもアクセスできる
- リアルタイムで複数人が操作できる
ひとつずつ解説します。
1.無料で顧客管理ができる
Googleスプレッドシートを利用する最大のメリットは、無料で顧客管理ができる点です。
顧客管理ツールを導入すると一定のコストがかかりますが、Googleスプレッドシートは無料です。コストを大幅に削減できるため、顧客管理にかける予算が少ない企業でも安心して利用できます。
2.どの端末からでもアクセスできる
Googleスプレッドシートはクラウド上にデータが保存されるため、PCやスマホ、タブレットなど多様な端末から簡単にアクセス可能です。インターネットに接続できる環境さえあれば、利用する場所も問いません。
外出先でもオフィスにいるときと同様に顧客情報を確認・更新し、作業の効率化が図れます。営業先での顧客対応や緊急時の対応にも柔軟に対応できるのが特徴です。
3.リアルタイムで複数人が操作できる
Googleスプレッドシートはクラウド上に保存されるため、リアルタイムで複数人が共同作業できる点も顧客管理をおこなうメリットです。チームメンバーがそれぞれのデバイスから同時に顧客情報を更新したり、コメントを追加したりできます。
また、変更履歴も自動で保存されるため、誰がいつどのような操作をおこなったかを簡単に追跡可能です。結果、情報の共有やコミュニケーションがスムーズになり、チーム全体での連携強化につながります。
顧客管理に使えるGoogleスプレッドシートの無料テンプレート
ここでは、顧客管理に使えるGoogleスプレッドシートの無料テンプレートを紹介します。
ダウンロード後、コピーしてすぐに利用可能です。ぜひご活用ください。
無料テンプレートの項目
無料テンプレートに記載されている項目は、以下の13項目です。大きく「基本情報」「担当者情報」「コンタクト情報」の3つに分けられています。
| 大項目 | 項目 | 説明 |
|---|---|---|
| 基本情報 | 会社名 | 顧客の会社名 |
| URL | 顧客のホームページのURL | |
| 業界 | 顧客の会社が属する業界 | |
| 担当者情報 | 部署 | 顧客の担当部署 |
| 担当者名 | 担当者名 | |
| 役職 | 担当者の役職 | |
| 電話番号 | 担当者の電話番号 | |
| メールアドレス | 担当者のメールアドレス | |
| コンタクト情報 | 担当 | 自社の担当者名 |
| ステータス | 進捗状況（商談済み、受注、失注など） | |
| リスト元 | リストを獲得した場所（セミナー、資料請求、問い合わせなど） | |
| 最終コンタクト日 | 最後にコンタクトを取った日 | |
| コンタクト備考 | コンタクトに関する概要やメモ |
無料テンプレートではこれらの項目で設定されていますが、あくまで一例に過ぎません。参考程度に見ておき、自社の管理項目に応じてアレンジしてみてください。
無料テンプレートの使い方
Googleスプレッドシートを活用した顧客管理はシンプルです。作成した項目に応じて情報を記載していくだけで、簡単に顧客情報を管理できます。「会社名」から「URL」「業界」と、順に内容を記入していきましょう。
以下の画像のように、Googleスプレッドシートの「プルダウン」設定を活用するのもおすすめです。
無料テンプレートは「ステータス」や「リスト元」がプルダウンで選択肢から選べる設定になっているため、入力する必要がなく簡単に作成できます。担当者名や役職もプルダウンに設定しておけば、入力の手間が省け作業効率が上がるでしょう。
Googleスプレッドシートを使った顧客管理方法
ここからは、Googleスプレッドシートを使った顧客管理方法を順番に解説します。
- Googleスプレッドシートを開く
- 管理項目を入力する
- データの入力規則を設定する
- 共有の範囲を設定する
手順1から詳しく見ていきましょう。
1. Googleスプレッドシートを開く
まずは、Googleアカウントにログインしてスプレッドシートを開きます。アカウントがない場合は新しく作成する必要があるため、あらかじめ準備しておきましょう。
Googleトップページの右上にある「アプリ」から「スプレッドシート」を開きます。
続いて以下のような画面が出てきたら、一番左の「空白のスプレッドシート」をクリックしましょう。
これで新しいスプレッドシートの作成が完了です。必要に応じて、ファイル名を設定してください。
2. 管理項目を入力する
スプレッドシートの準備が整うと、顧客管理に必要な項目を入力していきます。管理すべき項目は企業によってさまざまですが、一例として以下の内容が挙げられます。
- 顧客の企業名
- 住所
- 連絡先
- 担当者名
- 商談履歴
- 問い合わせ履歴
- コミュニケーション履歴
- 契約履歴
また、項目の行を固定しておくのがおすすめです。行の固定とは、下にスクロールしても1行目（2行目）が追尾する設定を指します。
項目名の行を固定しておくと、データが大量になった際でも項目名が常に1行目に表示されているため、非常に見やすくて便利です。
固定するには、ツールバーの「表示」から「固定」→「1行」を選択しましょう。管理項目を入力した1行目のみが固定され、下にスクロールしても追尾されるようになります。
項目が2行ある場合は「表示」から「固定」→「2行」を選択します。
3. データの入力規則を設定する
データの入力規則とは、入力の際の文字や数字に関するルールのことです。たとえば、以下のような例が当てはまります。
- ステータスをプルダウンで選択肢から選択
- 電話番号の表記はハイフン（-）を入れるように統一
- 日付をカレンダーから選択
このように入力規則で一定のルールを設定しておくことで、入力時の時間短縮につながります。また、タイピングのミスや入力形式のばらつきなど、入力ミスを防止するのも入力規則を設定するメリットのひとつです。
やり方は、ツールバーの「データ」から「データの入力規則」を選択します。画面右側に、「データの入力規則」という欄が表示されるのでクリックします。
そこから右下の「ルールを追加」をクリックしましょう。
以下のようにルールを追加する範囲を定め「OK」を押します。（画像では「担当」の列を追加範囲としています）
ここでは担当者をプルダウンから選択するルールを追加したかったため「条件」を「プルダウン」にし「山崎」「松本」「井上」と担当者の名前を入力しました。
画像のように色の変更も可能です。選択肢の数や使いやすさに応じて変更してみてください。
4. 共有の範囲を設定する
顧客情報を管理するGoogleスプレッドシートは関係者との共有が必要になるため、共有の範囲を設定しなければなりません。顧客管理シートに共有したいメンバーを追加しましょう。
Googleスプレッドシートは共有相手ごとに「閲覧可」「閲覧・コメント可」「編集可」の3つの権限を設定できます。その中でも、設定された人のみが編集できるパターンや、リンクを知っていれば誰でも編集できるパターンなどがあります。
共有の範囲を設定する際は、画面右上の「共有」をクリックしてください。ユーザーの追加やアクセス範囲を設定できます。
しかし、顧客情報は個人情報なので、共有範囲の設定は慎重におこないましょう。「リンクを知っている全員が編集可能」としてしまうと、情報漏洩のリスクが高まってしまいます。
Googleスプレッドシートで顧客管理をおこなう3つのデメリット
Googleスプレッドシートは便利なツールですが、デメリットも存在します。
- 大量データの管理には向いていない
- 情報漏洩のリスクがある
- カスタマイズに時間がかかる
1. 大量データの管理には向いていない
Googleスプレッドシートは少量のデータ管理には便利ですが、大量のデータを管理する場合には限界があります。
Googleスプレッドシートはあくまでも表計算ツールです。そのため、関数を使ったり大量のデータを管理したりなど、多くのデータを処理しようとすると動作が重くなってしまいます。
顧客数が少ない小規模の企業であれば、Googleスプレッドシートを活用した顧客管理で問題ありません。しかし、数千件以上の顧客データを一度に管理する必要がある企業には向いていないと言えます。Googleスプレッドシートではなく、CRMの導入をおすすめします。
2. 情報漏洩のリスクがある
情報漏洩リスクがある点も、Googleスプレッドシートの懸念点です。
Googleスプレッドシートは、アクセス権限の引き渡しが容易にできてしまいます。もし共有リンクを誤って不特定多数の人に送信してしまった場合、意図しない第三者が重要な顧客情報にアクセスできる危険性があります。
使いやすさがある一方で、公開設定を間違うと大きな問題に発展することを念頭に置いておきましょう。
共有人数や扱うデータが多い場合は、プライバシー保護の観点から専用ツールの導入を検討してみてください。
3. カスタマイズに時間がかかる
Googleスプレッドシートは柔軟性が高い反面、顧客管理シートとして活用しようとすると、カスタマイズに時間と手間がかかる場合があります。
たとえば、顧客管理に特化したCRMでは標準的に利用できる機能も、Googleスプレッドシートでは利用が難しかったり手動で作成したりしなければなりません。普段からGoogleスプレッドシートを使っている方であれば操作は難しくありませんが、自社にあった顧客管理シートの作成は専門的な知識が必要になることも考えられます。
そのため、導入にあたってカスタマイズできるのか、必要に応じて都度カスタマイズに時間をかけられるのか、事前の検討が大切です。
Googleスプレッドシートでの顧客管理が向いている企業
メリット・デメリットから、Googleスプレッドシートを用いた顧客管理は、以下のような企業におすすめです。
- 顧客数や管理する情報が少ない
- 社内のセキュリティ対策が厳しくない
- Googleスプレッドシートを共有する管理者が少ない
Googleスプレッドシートは大量のデータ管理には向いていない点から、管理する顧客の情報が少ない小規模な企業や個人事業主に向いています。また、情報漏洩のリスクを考慮すると、スプレッドシートを共有する管理者の数が少なく、社内のセキュリティ対策が厳しくない企業に向いているでしょう。
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| 主な機能 | 顧客管理、商談管理、名刺管理、グラフ作成、外部ツール連携、タスク管理、レポート、活動報告 |
| 無料トライアル | 可能 |
| サポート体制 | 導入支援、運用設定、効果検証、電話/メール窓口、チャット |
※記事作成時点での情報です。最新の価格、サービス内容につきましては公式サイトをご参照ください。
近年、便利さと手軽さゆえにGoogleスプレッドシートやExcelを活用して顧客管理をおこなう企業も多く見られます。しかし、Googleスプレッドシートは大量のデータ管理には不向きで、情報漏洩の危険性といったデメリットも見られます。
顧客の個人情報を取り扱う企業として、情報漏洩のリスクは避けなければなりません。そこでおすすめなのが、セキュリティ対策が整っており大量のデータ管理も可能なツールの導入です。
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顧客管理はGoogleスプレッドシートでも可能！ツールの導入も検討しよう
Googleスプレッドシートの活用で、基本的な顧客管理は無料で簡単に始められます。どの端末からでもアクセスでき、リアルタイムで複数人が作業できるという優れたメリットもあります。
しかし、大量データの管理には向いていない、情報漏洩のリスクがある、カスタマイズに時間がかかるなどのデメリットがある点も知っておかなければなりません。メリットとデメリットの両方を考慮したうえで、Googleスプレッドシートを活用しましょう。
まずはスプレッドシートで顧客管理を始めつつ、顧客数が増え管理データが多くなったときには、専用ツールの導入を検討するのもひとつの方法です。予算や規模を踏まえつつ、自社に合った方法で顧客管理をおこないましょう。
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