顧客管理をExcel（エクセル）で行う方法は？作り方や無料テンプレートも紹介
顧客管理をExcel（エクセル）で行う方法は？作り方や無料テンプレートも紹介
顧客管理は専用ツールを使用しなくても、Excel（エクセル）で簡単に行えます。Excelはコストをかけずに顧客管理表を作成できるほか、自由にカスタマイズできる点が魅力です。
本記事では、顧客管理表をExcelで作成する方法や便利な機能を解説します。顧客管理表を活用したい方や手間をかけたくない方は、ぜひ最後までご覧ください。
顧客管理表をExcel（エクセル）で作成する方法
顧客管理表をExcel（エクセル）で作成する方法は、以下の通りです。
- 管理する項目を設定する
- 顧客情報を入力する
- テーブル機能を活用してデータベース化する
手順を詳しく紹介するので、自社に合わせて作成してみてください。
＞＞エクセルで案件管理する方法と無料テンプレート フォーマットを作るコツも解説
1.管理する項目を設定する
顧客管理を効率的に行うためには、まず管理する項目を明確に設定しましょう。
| BtoBの場合の項目 | BtoCの場合の項目 |
| 顧客番号企業名担当者名住所電話番号E-mailなど | 顧客番号名前年齢住所電話番号E-mailなど |
BtoBは企業単位での管理が求められ、BtoCは個々の顧客データを管理する必要があります。どちらのケースにおいても、業務に応じた項目を設定することが大切です。ほかにも必要な項目がある場合は、適宜追加してください。
2.顧客情報を入力する
続いて、顧客情報を入力します。顧客情報を入力する際は、誤入力や表記のバラつきを防ぐために、統一ルールを決めておくことが大切です。たとえば、企業名や氏名は正式名称で入力したり、電話番号・E-mailの書式を統一したりしましょう。
また、データを入力する際は、列ではなく行ごとに入力するのがポイントです。列で入力すると、フィルター機能やソート機能が利用できなくなります。
3.テーブル機能を活用してデータベース化する
顧客情報の入力後、テーブル機能を利用してデータをデータベース化します。データ範囲を選択し「挿入」→「テーブル」で適用できます。データベース化すると、管理項目ごとにフィルターが適用され、背景色がついて見やすくなるのが特徴です。
手作業で管理するよりも、視認性が向上してデータの追加や編集も簡単になるため、Excelで顧客情報を管理する際はぜひ活用しましょう。
顧客管理表をExcel（エクセル）で作成する際に便利な機能
顧客管理表をExcel（エクセル）で作成する際は、以下の機能を利用すると便利です。
- ウィンドウ枠の固定
- フィルター機能
- 重複チェック機能
- ピボットテーブル機能
Excelの機能を活用して、顧客情報の管理を効率化させましょう。
1.ウィンドウ枠の固定
「ウィンドウ枠の固定」機能を使うと、顧客管理表の見出しを常に表示したままスクロールできるため、データが多くなっても見やすく管理できます。データを選択し「表示」→「ウィンドウ枠の固定」で適用できます。
なお、行だけでなく、列単位でも選択可能です。長いリストを扱う際に便利な機能なので、Excelで顧客情報を整理する場合にはぜひ活用しましょう。
2.フィルター機能
「フィルター機能」を使うと、大量の顧客データの中から、特定の条件に合うデータを簡単に絞り込めます。絞り込みたい列を選択し、見出しセルにある「▼」から利用できます。
顧客管理表では、すべてのデータを目視で探すのは非効率的です。とくに、BtoBの顧客管理では、条件に応じて企業情報を整理する場合も多いため、積極的に活用することをおすすめします。
3.重複チェック機能
「重複チェック機能」を使えば、顧客管理表のデータの中に重複する情報があった場合、簡単に確認・削除できます。顧客情報の重複は、誤ったデータ管理や業務ミスにつながるため、定期的にチェックすることが大切です。
なお、重複チェック機能はチェックしたい範囲を選択して「テーブルデザイン」→「条件付き書式」→「重複する値」で利用できます。重複チェック機能を活用して、データの正確性を保ちましょう。
4.ピボットテーブル機能
「ピボットテーブル機能」を活用すると、顧客データを簡単に集計・分析できます。顧客管理では単なるリスト管理だけでなく、データを活用して分析することが重要です。しかし、大量のデータを手動で集計するのは手間がかかるでしょう。
ピボットテーブルを使えば、ドラッグ&ドロップで簡単にデータを整理・集計でき、必要な情報を素早く取得できます。ピボットテーブル機能は「挿入」→「ピボットテーブル」で適用できるので、うまく活用してみてください。
顧客管理表をExcel（エクセル）で作成する際の注意点
顧客管理表をExcel（エクセル）で作成する際は、データの正確性や使いやすさを確保する必要があります。誤った管理方法を採用すると、データの重複や更新ミスが発生し、業務に支障をきたす可能性があります。
- データの編集者を統一する
- 空白のデータは排除する
- 縦方向にデータを管理する
- 必要なデータ項目を選定する
- データ入力や管理方法を決めておく
ここでは、顧客管理表をExcelで作成する際の注意点を詳しく解説します。
1.データの編集者を統一する
顧客管理表のデータの編集者を統一することで、情報の整合性を保ち、誤入力や重複データの発生を防げます。さまざまな担当者が編集するとデータの誤入力や重複、削除ミスが発生しやすく、業務に支障をきたす恐れがあります。
そのため、営業チームのリーダーのように、特定の担当者に編集を限定することが望ましいです。また、複数人で管理する場合は、編集ルールを明確化しておきましょう。
2.空白のデータは排除する
顧客管理表を作成する際は、空白のデータは排除し、すべての項目を正しく入力する必要があります。空白のセルがあるとフィルターや並び替えが正しく機能せず、データの一貫性が損なわれる可能性があります。
情報がない場合は「-」や「null」などを入力して、空白は避けましょう。また、定期的に「フィルター」→「空白セルを検索」で、空白がないかチェックすることをおすすめします。
3.縦方向にデータを管理する
顧客管理表を作成する際は、データを縦方向（行単位）で管理するのが適切です。縦方向にデータを整理することで、フィルター機能やピボットテーブル機能を活用しやすくなり、検索・集計・分析がスムーズに行えます。
フィルター機能やピボットテーブルは、行ごとにデータを処理する仕様になっており、横方向にデータを管理すると正しく機能しません。そのため、データを必ず縦方向に管理するようにしましょう。
4.必要なデータ項目を選定する
入力ミスを防ぎつつ管理の手間を減らすためには、必要なデータ項目を選定し、ムダな情報を詰め込みすぎないことが重要です。過剰なデータを詰め込むと表が複雑になり、検索や分析がしにくくなります。
また、不要なデータが多いと入力ミスが発生しやすく、情報の管理が煩雑になる原因にもなります。データ項目は企業名や担当者名、電話番号など、最低限必要な項目のみ選定するようにしましょう。
5.データ入力や管理方法を決めておく
顧客管理表を正しく運用するためには、データの入力ルールや管理方法を事前に決めておくとよいでしょう。複数人で入力・編集する場合、統一ルールがないとデータのバラつきや誤入力が発生しやすくなります。
たとえば、電話番号の形式が統一されていなかったり、日付の書き方がバラバラだったりすると、検索やフィルターが正しく機能しなくなる可能性があります。また、データの更新頻度やタイミングを決めておき、常に最新かつ正確な情報を維持することも欠かせません。
顧客管理に使えるExcel（エクセル）のテンプレート
Excel（エクセル）で顧客管理表を作成したいけれど、表を作成するのが面倒な方や入力の手間を省きたい方は、テンプレートの活用がおすすめです。テンプレートを使えば、一から表を作成する手間が省け、統一されたフォーマットで管理できます。
たとえば『MicrosoftのOfficeテンプレート』では、以下の顧客管理表テンプレートを提供しています。
引用元：Microsoft
テンプレートをダウンロードするだけで使えるうえ、使い方の説明も添付されているため、誰でも簡単に作成できます。効率よく顧客管理表を作成したい方は、積極的に活用しましょう。
顧客管理をExcel（エクセル）で行うメリット
Excel（エクセル）を活用すれば、コストをかけず手軽に顧客情報を管理でき、データの整理や分析を効率的に行えます。
- 初期費用や運用コストを抑えられる
- Excel（エクセル）の活用が定着していれば教育コストを削減できる
- 目的に合わせて自由にカスタマイズできる
本項では、Excelを使って顧客管理を行うメリットを詳しく解説します。
1.初期費用や運用コストを抑えられる
Excelを活用すれば、初期費用や運用コストを抑えながら、効率的に顧客情報を管理できます。とくに、すでにExcelが導入されている企業であれば、新たにシステムを購入する必要がありません。
CRM（顧客管理システム）を導入すると、月額利用料や初期導入費用が発生するため、コスト面で負担がかかる可能性があります。しかし、Excelを使用すれば新規コストをかけずに運用を開始できるため、コストを抑えたい企業にとって大きなメリットといえるでしょう。
＞＞CRM（顧客管理システム）の導入費用はいくら？タイプ別の相場と内訳を解説
2.Excel（エクセル）の活用が定着していれば教育コストを削減できる
Excelの活用が定着している場合、新たな顧客管理システムを導入するよりも、教育コストを抑えてスムーズに運用を開始できるのが大きなメリットです。
CRM（顧客管理システム）や専用ツールを導入すると、使い方を覚えるための研修やトレーニングが必要となり、教育コストが発生します。その点、すでにExcelの基本操作を理解していれば、新たな研修やトレーニングの必要がほとんどありません。
Excelでの顧客管理は、時間と労力を節約しながら、効率的な運用を目指せるでしょう。
3.目的に合わせて自由にカスタマイズできる
Excelはカスタマイズ性が高く、業務の目的に応じて自由にフォーマットや機能を調整できます。特定の業務に特化したレイアウトを作成したり、色分けや書式設定を活用して見やすく整理したりすることも可能です。
CRM（顧客管理システム）では、機能やフォーマットが固定されており、細かいカスタマイズが難しい場合があります。自由にカスタマイズしながら顧客情報を管理したい企業には、Excelでの顧客管理がおすすめといえるでしょう。
顧客管理をExcel（エクセル）で行うデメリット
Excel（エクセル）は手軽に顧客管理をはじめられる一方で、以下のようにリアルタイムでの共同編集やセキュリティに課題が生じることがあります。
- リアルタイムで共同編集ができない
- セキュリティ対策を徹底する必要がある
- スマホでの編集や操作は難しい
- マーケティング領域ではデータを活用しにくい
本項では、顧客管理をExcelで行うデメリットを詳しく解説します。
1.リアルタイムで共同編集ができない
Excelはリアルタイムでの共同編集には向いておらず、複数人での同時作業がスムーズに行えないデメリットがあります。
OneDriveやSharePointを活用すれば、オンラインでの共同編集は可能です。ただし、動作が遅くなったり、一部の機能が制限されたりするため、スムーズなリアルタイム編集には向いていません。
リアルタイムで複数人が編集する場合は、Googleスプレッドシートの使用が適しているでしょう。
＞＞Googleスプレッドシートを用いた顧客管理方法！無料テンプレートも配布
2.セキュリティ対策を徹底する必要がある
Excelで顧客管理を行う場合、セキュリティ対策を徹底する必要があります。Excelファイルは一度ファイル情報が漏れてしまうと、誰でも簡単に開けるため、アクセス制限が不十分な場合は機密情報が流出するリスクがあります。
クラウドツールを使えばアクセス管理がしやすいものの、ローカルファイルとして管理する場合はとくに注意が必要です。ファイルにパスワードを設定したり、共有する際はアクセス権を制限したりするようにしましょう。
＞＞セキュリティが充実したCRM7選｜重要性や導入前の確認項目を紹介
3.スマホでの編集や操作は難しい
ExcelはPC向けに設計されているため、スマホでの編集や操作が難しく、外出先でのデータ入力や更新には不向きです。とくに、出社中や帰社中、営業先での顧客情報の更新や確認が必要な場合、よりスマホ操作に適したツールを検討する必要があります。
スマホでも手軽に編集や操作をするなら、CRMといった専用ツールを利用したほうが効率よく顧客管理を行えるでしょう。
4.マーケティング領域ではデータを活用しにくい
Excelは、マーケティング領域における高度なデータ分析や戦略立案には向いていません。マーケティングでは、顧客行動データの分析やキャンペーンの効果測定など、膨大なデータを処理する必要があります。
しかし、Excelはデータの量が多いと動作が重くなったり、自動化や統計分析の機能が不足していたりします。そのため、マーケティング戦略を立てる際には、CRMツールを活用したほうが賢明といえるでしょう。
＞＞【2025年】CRMツールおすすめ10選を比較｜機能や導入メリット、選び方を解説
顧客管理をExcel（エクセル）より楽に行うならCRMの導入がおすすめ
Excel（エクセル）は運用コストを抑えて手軽に活用できる一方で、データ量の増加や複数人での運用に課題が生じることがあります。より、楽に顧客管理を行うならCRMの導入がおすすめです。
本項では、CRMで顧客管理をするメリットやおすすめツール、導入事例を詳しく解説します。
CRMで顧客管理するメリット
CRMで顧客管理するメリットには、以下が挙げられます。
- 顧客情報を一元管理できる
- 手作業での入力や更新を自動化できる
- 効果的なマーケティング戦略の立案ができる
- 顧客からの問い合わせの管理やメール配信ができる
とくに、組織で顧客情報を活用し、効率よく業務を進めたい場合にはCRMの導入が有効です。Excelよりも管理しやすく、データの活用幅が広がるため、業務の生産性向上につながります。
＞＞CRMを導入するメリットは？得られる効果やデメリット、成功事例を紹介
CRMを導入するなら『GENIEE SFA/CRM』
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『GENIEE SFA/CRM』を活用してExcelを脱却した事例
株式会社ネクシィーズは、LED照明や空調機器などの業務用設備の販売・レンタルを行う企業です。同社は営業活動の管掌範囲が広く、営業担当者・お客様・工事業者間の情報共有がスムーズに行えず、一貫したPDCAサイクルの運用が困難なことが課題でした。
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＞＞営業担当者の案件を一元化！エクセル管理からの脱却とSFA/CRMによるワークフロー整備
顧客管理はExcel（エクセル）で効率化しよう
顧客管理にExcel（エクセル）を活用すれば、低コストではじめられるうえ、データの分析や活用も可能です。また、フィルター機能やピボットテーブルなど便利な機能も備わっています。
ただし、Excelはコストを抑えて手軽に顧客管理を行える一方で、リアルタイムでの共同編集やセキュリティ面では劣っています。そのため、業務の規模やニーズに応じて、CRMの導入も検討するとよいでしょう。
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