【画面付き】SFAで案件管理する方法！Excelの課題や活用ポイントも紹介

顧客数の増加にともない案件数が増えてくると、適切な案件管理が難しくなります。管理が行き届かなければ、顧客への対応が漏れたり受注確度が下がったりする危険性も生じるでしょう。受注確度を高め組織全体の営業力を強化するためには、SFAを活用した効果的な案件管理が重要です。   本記事では、SFAの目的や具体的な機能、SFAで案件管理するメリットを解説します。効率的に案件管理するためのポイントも紹介するので、案件管理の方法で悩んでいる方はぜひ参考にしてみてください。

案件管理とは？

案件管理とは、案件が受注につながるように顧客情報やプロセスなどを管理することです。具体的には、案件の進捗や受注確度、受注予定日、売上予測額などを管理します。   管理方法はいくつかありますが、SFAやExcel、日報が主流です。しかし、長期的な目線で案件を効率的に管理するのであれば、SFAの活用がおすすめです。ここからは、案件管理の目的・必要性、Excelや日報で案件管理する際の課題を解説します。

案件管理の目的・必要性

案件管理の主な目的は、案件の詳細情報を可視化して進捗状況を正確に把握し、受注率を上げることです。適切に案件を管理することで、いつ、誰が、どのようなアプローチをしたのかが明確になります。   また、アプローチをするタイミングの分析やコミュニケーションの効率化にも役立つため、案件管理は非常に重要です。売上の安定化に欠かせないプロセスと言えるでしょう。

Excel・日報で案件管理する際の課題

多くの企業が案件管理にExcelや日報を使用していますが、以下のような課題があります。  

• 情報漏洩のリスクがある
• 大量の情報管理には不向き
• 分析機能が限られる

  まずExcelを利用する場合は、情報漏洩のリスクがあります。Excelは高いセキュリティ機能が搭載されたツールではありません。外部への情報流出を防止するには、企業内での細かいルール設定をおこなう必要があります。   また、大量の情報管理にも向いていません。顧客が増えて案件の数が増加したときには、Excelや日報での管理が難しくなります。   SFAと比較して、Excelや日報は分析機能に限りがある点も課題です。案件管理だけでなく分析までしたい企業にとっては、最適なツールとは言えないでしょう。   情報漏洩のリスク防止や大量のデータ処理、分析機能の観点から考えると、SFAを活用した案件管理がおすすめです。   ＞＞エクセルで案件管理する方法と無料テンプレート フォーマットを作るコツも解説

SFAで案件管理するメリット

ここでは、SFAで案件管理するメリットをお伝えします。  

• 案件を可視化し分析できる
• 属人化を解消できる
• 組織全体の営業力強化につながる

  ひとつずつ見ていきましょう。   ＞＞SFAを導入するメリット・デメリット｜得られる効果や導入事例を紹介

1. 案件を可視化し分析できる

SFAは、ひとつのボードにまとめて案件の情報を管理できるのが大きなメリットです。これにより、各案件のステータスや次に取るべきアクションが一目でわかるようになります。入力するとすぐに反映されるので、チーム内でリアルタイムでの情報共有ができるのも魅力でしょう。   また、SFAには履歴やデータが蓄積されるため、営業活動の分析にも役立ちます。数値化された案件ごとの売上予測額や成約率が、成果を上げるための分析に効果的です。   Excelや日報ではこういった高度な分析は難しいですが、SFAの中には最新のAI技術を活用して分析できるツールも登場しています。   ＞＞営業プロセスの見える化とは？可視化に使えるフロー図やフレームワークを紹介

2. 属人化を解消できる

SFAを活用すれば、担当者だけでなくチームで情報を把握できるため、営業属人化の解消にも効果的です。   従来の営業活動では特定の営業担当者に依存するケースが多く、担当者が異動や退職をすると案件情報が不透明になるリスクがありました。しかしSFAで案件管理すると、他のメンバーも同じ情報にアクセス可能となり、担当者が不在のときでも柔軟に対応できます。   また情報が一元管理されていると、営業ナレッジも蓄積され、営業活動が標準化されるのもポイントです。SFAは案件を管理するだけでなく、一部の担当者に依存しないチーム体制も整えられます。

3. 組織全体の営業力強化につながる

組織全体で案件管理をおこなうようになると、チームとして高い成果を上げられる体制の構築が可能になります。営業ナレッジの蓄積で営業属人化を防ぎ、個人のスキルに左右されない、標準化された営業活動が可能になるためです。チーム一丸となって営業活動に取り組めるので、組織全体の営業力強化につながります。   さらに、他のメンバー同士が各案件の状況をリアルタイムで把握できるため、対応漏れの防止にも効果的です。それぞれ担当の案件を抱えつつも、組織全体で案件を管理できます。   ＞＞営業力強化とは？営業力が低い要因や課題、強化する効果的な方法を解説

SFAで案件管理する方法【画面付き】

SFAを活用した案件管理方法を弊社の製品『GENIEE SFA/CRM』の画像付きで紹介します。  

• 顧客情報を管理する
• 商談を管理する
• 案件を分析する

  画面例を見ながら、各ステップを見ていきましょう。

1. 顧客情報を管理する

SFAでは、まず顧客情報の管理が重要なステップです。会社情報はもちろん、担当者や商談、タスク、活動履歴など、顧客の情報を管理していきます。 会社情報に関しては、名刺管理機能といって、紙ベースの名刺を画像で読み取りデータ登録できるSFAもあります。ひとつずつ入力する手間が省けるので、効率的かつ正確に顧客情報を登録できるのがポイントです。 活動履歴の登録は、いつ、誰が、誰に、どのような提案をおこなってきたかを即座に把握できる便利な項目です。顧客に何かを提案するときに、これらの履歴を参考にアプローチしていきます。

2. 商談を管理する

商談管理では、商談をフェーズごとに管理します。案件の発掘やヒアリング、一次提案など、カスタマイズ次第で自社の商談フェーズに応じて管理できるのが特徴です。 『GENIEE SFA/CRM』では、各商談（案件）を以下の画像のようにドラッグ＆ドロップで簡単に操作できます。どの商談（案件）がどのフェーズにあるのか一目で把握できるため、商談の管理に最適です。 さらに、すべてのSFAではありませんが、案件のステータスや重要度、放置期間などの条件に応じて表示の色を変更できるSFAもあります。入力した情報を活用するためには、こういった工夫がなされているSFAを選ぶのがおすすめです。

3. 案件を分析する

SFAは、蓄積されたデータをもとにした詳細な分析が可能です。Excelは案件の管理にとどまりますが、SFAは分析機能を利用できる点がメリットのひとつだと言えます。   たとえば『GENIEE SFA/CRM』の分析機能では、顧客の行動や受注予測、売上達成率、営業担当者ごとのパフォーマンスなどを評価できます。あらゆる項目が数字で可視化されるので、数字から見えてきた課題を洗い出し改善すると、売上の最大化に役立つでしょう。将来の案件管理に活かすことも可能です。 AIが搭載されたSFAを活用すると、高度な分析が期待できるでしょう。

SFAで効率的に案件管理するポイント

最後は、SFAで効率的に案件管理するポイントを3つお伝えします。  

• 導入目的を明確にする
• 案件の定義付けをおこなう
• 使いやすくサポートが手厚いツールを導入する

  重要なポイントを押さえ、効率的に案件管理をおこないましょう。   ＞＞SFAの活用方法まとめ｜基本的な使い方や効果を最大化させるポイントも紹介

1. 導入目的を明確にする

SFAを導入する際は、何のために導入するのか、目的を明確にしておくことが重要です。導入しただけで劇的に売上や成果が上がるわけではありません。何を改善したいのか、自社の課題は何かを明らかにすると、適切なツールの選定や活用方法が見えてきます。   利用目的が曖昧なまま導入してしまうと、活用方法がわからず効果の実感が難しく、ツールの定着率も下がってしまいます。SFAを導入する際は目的を明確にし、営業チーム全体で共有しましょう。導入目的を共有することでチーム全体での一貫性をもった運用が可能になり、SFAの効果を最大限に引き出せます。

2. 案件の定義付けをおこなう

営業プロセスや課題、目的は企業によってさまざまなので、管理すべき項目も異なります。SFAを導入して案件管理する目的に応じて、自社に最適な案件の定義付けをおこないましょう。基本の項目は以下の通りです。   【基本項目】

• 案件名
• 取引先名
• 担当者名
• 立案日
• 商談内容
• 商材内容
• 予算
• 受注確度
• 売上予測
• 受注予定日

  ただ、業界や業種、提供するサービスによっても設定すべき項目は異なります。管理項目は何にするか、評価や検証の指標はどうするかなど、SFAを導入する際は項目について自社で明確に定めることが重要です。

3. 使いやすくサポートが手厚いツールを導入する

優れた機能が搭載されていても、使いこなせなければSFAの定着は実現しません。第一に、外出先でも入力しやすい、使いやすいツールを選択する必要があります。案件やステータスの入力に手間がかかるようであれば、営業担当者は積極的に活用しないためです。   無料トライアルで実際に操作してみて、使いやすさを確かめましょう。営業先からでも入力できるように、スマホやタブレットに対応しているかも重要な観点です。   スムーズな導入、定着を実現するにはサポートも欠かせません。初期設定や活用方法の研修などを実施してくれるサービスを選択しましょう。運用開始後に利用できるサポート窓口についても、事前に確認しておくのがおすすめです。

SFAで案件管理するなら『GENIEE SFA/CRM』がおすすめ

特徴	低コストながら機能とサポートが充実したSFA
初期費用	お問い合わせ
月額費用（税抜）	スタンダード：34,800円 プロ：54,800円 エンタープライズ：98,000円
主な機能	顧客管理、商談管理、名刺管理、グラフ作成、外部ツール連携、タスク管理、レポート、活動報告
無料トライアル	可能
サポート体制	導入支援、運用設定、効果検証、電話/メール窓口、チャット

  『GENIEE SFA/CRM』は、定着率99％の国産SFA/CRMです。直感的に利用できるSFA/CRMとして、利用者から評判を集めています。スマホからでも利用でき、名刺スキャンや音声議事録、地図検索、顧客検索＆入力機能など、外出時も心配ありません。   月額費用が3,480円〜と、大手SFA/CRMの約3分の1の価格で利用できるのも特徴です。スムーズな導入と定着のサポートもおこなっているため、初めてSFAを利用する企業でも導入ハードルが低く運用しやすいです。まずは無料トライアルで操作感をお試しください。   ＞＞「GENIEE SFA/CRM」の資料請求はこちら ＞＞「GENIEE SFA/CRM」の無料トライアルはこちら

SFAの導入で効果的に案件管理しよう

適切に案件管理をおこない生産性を上げるためには、SFAの活用がおすすめです。SFAで案件管理すると、案件を可視化できるだけでなく、属人化の解消や組織全体の営業力強化にもつながります。   何よりも分析機能が優れているため、単なる案件管理に留まりません。分析機能を利用して改善していくことで、売上の最大化が期待できます。   導入する際は目的を明確にし、使いやすくサポートが手厚いSFAを選択しましょう。効率的に案件管理するためには、案件の定義付けも忘れてはなりません。   ツール選びに迷っている方は『GENIEE SFA/CRM』がおすすめです。入力画面で管理しやすく、手厚く柔軟な個社対応を受けられます。「低価格かつ高機能」「運用のサポートが充実している」「シンプルで使いやすい」といったSFAをお求めの方は『GENIEE SFA/CRM』の無料トライアルを体験してみてください。   ＞＞「GENIEE SFA/CRM」の資料請求はこちら ＞＞「GENIEE SFA/CRM」の無料トライアルはこちら