SFAの活用方法まとめ｜基本的な使い方や効果を最大化させるポイントも紹介
SFA（営業支援システム）は、営業活動における業務全般の効率化を支援するITツールです。うまく活用すると、営業の生産性アップや組織全体の営業力強化につながります。
SFAは基本機能に加え、データ分析や他ツールとの連携など、便利機能が豊富に搭載されています。しかし、それぞれの機能や使い方を理解しておかないと、SFAをうまく活用できず、逆に業務が非効率になるかもしれません。
本記事では、SFAの活用方法を徹底解説します。基本的な使い方から効果を最大化させるポイントも紹介しているので、SFAの導入を検討中の方はぜひ参考にしてみてください。
まずは、SFAに搭載されている5つの基本機能を紹介します。
ひとつずつ解説します。
【関連記事】SFA機能一覧｜基本機能・便利機能でできる事や他ツールとの連携を紹介
顧客情報管理は、取引先企業や顧客データを管理する機能です。情報が一元管理できるため、チームでの情報共有を円滑におこなえます。
顧客情報管理で記録するのは、以下のような情報です。
いつでも情報にアクセスできる状態にしておけば、急な退職者や異動者が出た場合でも、スムーズに引き継ぎができます。顧客対応が滞るリスクが減るため、顧客満足度を維持できるでしょう。
案件管理は、案件ごとの詳細なデータを管理する機能で、以下のような情報を記録できます。
マネジメント層も情報をいつでも確認できます。案件の進捗状況をわざわざ担当者に確認する必要がないため、コミュニケーションコストの削減にもつながるでしょう。
＞＞【関連記事】SFAで案件管理する方法！Excelの課題や活用ポイントも紹介
商談管理は、商談の進捗状況や商談内容を管理する機能です。
従来の営業では、商談の進め方や顧客対応は営業担当者に任せきりな部分がありました。SFAを活用すれば、チームで情報を一元管理できるため、営業の属人化を解消できるでしょう。
たとえば『GENIEE SFA/CRM』では、商談情報を以下のように1ページに集約して管理します。
成果を出している営業担当者の商談情報も共有できるため、効果的な営業活動を学べます。これにより、チーム全体の営業力アップが期待できるわけです。
行動管理とは、営業担当者の行動を管理する機能です。行動を可視化すれば、営業活動における個人の課題や弱点の早期発見につながります。
行動管理では以下のような情報を記録できます。
営業担当者の行動量や実績も客観的に把握できるため、マネジメント層が個々のパフォーマンスを正当に評価する際にも役立ちます。
売上予測とは、商談管理や案件管理の情報をもとに、今後の売上を予測する機能です。データにもとづく結果なので、より正確な事業計画の立案が可能になります。
予実管理とは、予測と実際の売上の差を算出する機能です。売上の未達成状況を確認できるため、チームが目標に向けて動きやすくなります。データにもとづくマーケティング戦略の立案も可能となり、より効果的な施策を実行できるでしょう。
以下の記事では、SFAの機能を一覧で紹介しています。SFAに搭載されている機能についてさらに詳しく知りたい方は、あわせてご覧ください。
＞＞SFA機能一覧｜基本機能・便利機能でできることや他ツールとの連携を紹介
ここからは、SFAの効果的な活用方法を解説します。
うまく使いこなして営業の生産性や売上アップにつなげましょう。
KPI（重要業績評価指標）とは、業績や売上の目標達成度を測るために使用される指標です。具体的な指標を設定すれば、営業活動の目標が明確になり、営業担当者のパフォーマンス向上につながります。
KPIは具体的な行動を示す行動目標と、行動から得られる結果を示す成果目標があります。SFAでは、以下のように行動指標と成果指標をあわせて設定するのが効果的です。
＜例1.新規顧客開拓を目標とする場合＞
＜例2.成約率向上を目標とする場合＞
目標設定は、チームで仕事をしていくうえで大切な作業です。同じ目標に向かって進めるため、営業成績の向上が期待できます。
ほとんどのSFAは他ツールとの連携が可能です。SFAにはない機能を追加すれば、営業効率がさらに高まります。
以下はSFAと相性のよい連携ツールです。
| ツール | 特徴 |
| CRM（顧客管理システム） |
|
| MA（マーケティングオートメーション） |
|
このほかにも、システム上でチーム内のやりとりを可能にするチャットツールや、営業先の位置を確認できるマップツールなどの連携もできます。
『GENIEE SFA/CRM』は、CRMの機能を兼ね備えたSFAです。顧客情報を活かした効果的な営業活動を実現できます。
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SFAは入力方法や項目数を自由に設定できます。ツールの定着率を高めるなら、なるべく社員に負担のかからない仕組みを構築しましょう。使いにくさを感じさせてしまうと社員に抵抗感を与え、利用率低下につながります。
入力作業を簡略化するなら、以下の設定がおすすめです。
社員が長期的に利用しやすい環境を整えれば、データの質・量の担保につながります。
外回り営業中でも操作できるスマホ・タブレット対応のSFAは、訪問や商談のすぐ後に情報を記録できるため、入力漏れを防げます。
リアルタイムで情報を共有できるため、社内にいるマネジメント層が迅速な意思決定をおこなえたり、経理がすぐに事務処理を進められたりするなど業務効率化も図れるでしょう。
たとえば『GENIEE SFA/CRM』では、スマホ対応のアプリを提供しています。アプリをインストールすれば、どこからでも即座に情報を更新可能です。
SFAで蓄積した情報を分析すれば、マーケティング戦略の立案に役立てられます。
たとえば、分析によって商談率が下がっている傾向を発見すれば、原因を特定して新たなアプローチ方法の考案につなげられます。また、成果を出している営業担当者の行動パターンを分析すれば、効果的な営業活動を見出せるでしょう。
このようにSFAでは、蓄積したデータも有効活用できます。
SFAの活用に失敗する主な原因は以下の2つです。
導入目的が明確になっていないと、ただ漠然と情報収集することになります。具体的な目標がないと、成果の測定もできず効果を実感できないでしょう。SFAを導入するなら自社の課題を洗い出し「なぜSFAを活用するのか」の部分を明確にすることが大切です。
また、導入前の準備が不足しているとツールが浸透しにくくなります。初期段階でつまずくと社員が混乱し、ツールへの抵抗感を強めてしまうためです。スムーズな導入を実現するためにも、社員向けのマニュアルや操作手順を解説した動画を用意して準備を進めましょう。
ここでは、失敗しないSFAの選び方を紹介します。チェックすべき主なポイントは、以下の5つです。
順番に見ていきましょう。
SFAはさまざまな会社から提供されており、製品ごとに特徴や機能が異なります。たとえば、通販営業に特化したSFAもあれば、オリジナルのアプリを自作できるSFAもあります。
自社のニーズにあったSFAを導入すれば、効率的に活用できて最大限の効果を引き出せるでしょう。
以下の記事では、おすすめのSFA10選を紹介しています。それぞれの強みや搭載されている機能、価格などを比較しているので、自社に合うSFAを見つける参考にしてみてください。
＞＞【2024年版】SFA（営業支援システム・ツール）おすすめ比較10選
【関連記事】SFAを導入するメリット・デメリット｜得られる効果や導入事例を紹介
SFAを比較検討するうえで役立つのが、各会社が公開している活用事例・導入事例です。実際の利用状況がわかるので、自社での活用イメージを具体的に描けます。
活用事例・導入事例では、以下のような情報を確認できます。
同じ業界や規模の企業の活用事例・導入事例をチェックすると、より具体的なイメージをつかめるはずです。
以下の記事では『GENIEE SFA/CRM』の導入事例をまとめています。比較検討するひとつの材料として、参考にしてみてください。
SFAが他のツールと連携できるかどうかは大切なポイントです。他のツールを連携すれば、業務効率がさらに向上するためです。
以下ではSFAと連携できるツールの例をまとめました。
| ツール | 特徴 |
| CRM | 顧客管理を強化 |
| MA | マーケティング活動の自動化を実現 |
| Zoom | システム上でオンライン会議を開催 |
| カレンダー | メンバーのスケジュールを一元管理 |
| メール | 顧客とのコミュニケーション履歴を管理 |
自社がすでに使用しているツールで連携できる場合もあるので、事前に確かめておきましょう。
＞＞【関連記事】SFA機能一覧｜基本機能・便利機能でできることや他ツールとの連携を紹介
SFAに使い慣れていないと、導入の段階でつまずきやすいです。そのため、初期設定や運用サポートが充実している製品を選ぶのがおすすめです。
トラブルが発生した際にも迅速に対応してもらえるため、スムーズな運用が期待できます。
多くのSFAでは無料トライアルを提供しています。SFAを導入する際は、なるべく無料トライアルを活用して、使い勝手を確かめましょう。実際に使ってみることで、導入後のミスマッチを防げます。
以下は、無料トライアルでチェックすべきポイントです。
トライアル期間中に、自社とのマッチ度をよく確かめましょう。
弊社の商品『GENIEE SFA/CRM』でも15日間の無料トライアルを実施しています。体験しながら自社との相性を確認してみてください。
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SFAを効果的に活用するなら、他ツールと連携したり、蓄積した情報を分析したりするなど多角的な使い方が効果的です。また、導入目的を明確にし、自社にあったツールを選定すれば、SFAの効果を最大限に引き出せます。SFAの活用で成功するためにも、自社の課題を洗い出す作業からはじめましょう。
そして、無料トライアルを活用しながら慎重にツールの選定をおこない、段階的に導入を進めていく視点が大切といえます。
どのSFAを導入すればいいのかわからない方には『GENIEE SFA/CRM』がおすすめです。GENIEE SFA/CRMは、CRM（顧客管理システム）の機能を兼ね備えた国産のSFAです。サポート体制も手厚いので、導入後も安心してご利用いただけます。
無料トライアルや資料請求にも対応していますので、まずはお気軽にお試しください。
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