SFAが定着化しない原因は？解決策や具体的なステップ、成功事例を紹介

SFAは、営業活動の質を上げられる優れたツールです。しかし、導入したものの定着せず、うまく活用できていない企業は少なくありません。SFAが社内で浸透せず、十分な効果が得られない原因は何でしょうか。   本記事では、SFAが定着しない原因や定着を図るためのポイントを解説します。成功事例も紹介するので、すでに導入したが定着に課題がある企業や、SFAの導入を検討している企業の担当者はぜひ参考にしてみてください。

SFAの定着化とは

SFAの定着化とは、SFAの利用が営業チームにしっかりと浸透し、スムーズな営業活動ができている状態のことです。SFAが定着すれば、データの一元管理だけでなく、営業プロセスの効率化、分析にもとづく戦略的な営業活動が可能になります。   しかし、導入するだけで定着につながっていない企業も散見します。目的なしにSFAを導入した場合、定着化を図るのは難しいでしょう。

SFAが定着しない5つの原因

SFAの定着率が低い代表的な原因は以下の5つです。  

• 入力項目が多く現場の負担になっている
• 営業現場の役に立たない
• 機能が複雑で使いにくい
• 疑問点をすぐに解決できない
• 入力したデータをうまく活用できない

  詳しく見ていきましょう。

1. 入力項目が多く現場の負担になっている

SFAの入力項目が多くなると、現場担当者は負担に感じやすくなります。営業現場は多忙なので、主要業務にプラスして煩雑な業務が増えるとなると、入力作業に対する不満が高まりやすいためです。そもそも入力に時間がかかると、ツールの利用すらされなくなってしまいます。   結果、SFAが面倒なツールというイメージを持たれ、営業担当者に浸透しません。現場の担当者が入力せずに困っている企業は、入力項目が多すぎないか、項目数を一度検討してみましょう。

2. 営業現場の役に立たない

営業担当者が必要とする機能がないことも、SFAの定着化を阻む原因のひとつです。不要な機能では、現場の役に立ちません。このようなケースは、SFAの導入目的が明確でない場合や、営業担当者のニーズを把握せずに導入した場合に多く見られます。   活用できない情報を蓄積するだけでは、入力に時間と手間がかかるだけで効果的ではありません。現場の課題を解決できる機能を備えたSFAの導入が求められます。ツールを導入する際は、どのような項目があるとよいか、現場担当者と話し合うことが大切です。

3. 機能が複雑で使いにくい

機能が多すぎたり、画面が見にくかったりと、SFAの操作が複雑で使われなくなってしまうケースもあります。とくにITリテラシーが低い担当者には、複雑な操作が求められるSFAは使いにくさを感じさせます。   「多機能＝使いやすい」ではありません。入力画面の見やすさや操作のしやすさなど、直感的に利用できるツールの選択が重要です。最初からあらゆる機能を求めるのではなく、まずは日々の利用に使いにくさを感じさせないことに重きを置きましょう。

4. 疑問点をすぐに解決できない

SFAの使用中に発生するトラブルや疑問点が、すぐに解決されないと定着化は進みません。解決に時間がかかると、業務の停滞を招く可能性があるほか、SFAの利用自体を避ける担当者も出てくるためです。日々の忙しい業務の中で、システム操作のトラブルに時間や体力を割く時間はありません。   迅速なサポート体制の整備がSFAの定着に不可欠です。サポートが充実しているツールも多いため、これからSFAを導入する企業は、サポートの有無も検討材料にしましょう。

5. 入力したデータをうまく活用できない

入力した顧客データが活用されていなければ、担当者は「入力に手間をかけているのに意味がない」と感じてしまいます。またSFAは、データの分析をしてこそ営業活動の改善に役立つツールです。データの管理のみであれば、Excelで代用しても問題ありません。   SFAを定着させるためには、蓄積されたデータがどのように分析され、営業活動に役立つのかを明確に示す必要があります。導入の段階で自社の課題を明らかにしつつ、SFA導入の目的を定めておきましょう。そうすることで、単なるデータ入力に終わらず、そのデータをうまく活用できます。   ＞＞SFAのデータ分析は重要？効果や手法、効果を高めるポイントを解説

SFAの定着を図るための5つのポイント

SFAの定着には、いくつかの重要なポイントがあります。  

• 導入目的を明確にする
• 自社に必要な機能を選別する
• 直感的に使えるツールを導入する
• 研修体制を整える
• サポートが充実しているか確認する

  ここでは、SFAの定着化を成功させるための5つのポイントを見ていきましょう。

1. 導入目的を明確にする

「効率化するため」「業務を改善するため」といった抽象的な内容ではなく、具体的な導入目的が重要です。課題や達成したい目標をもとに、まずは目的を明確にして、組織全体に共有しましょう。   何のために入力するのか、どのように活用すべきかがわかると、担当者もSFAを利用する意識が高まります。このとき、導入効果や成功事例を伝えると、導入後の利用推進がスムーズに進みます。

2. 自社に必要な機能を選別する

SFAには多くの機能が搭載されたツールもありますが、すべての機能が自社に必要とは限りません。「多機能＝優れたツール」ではなく、複雑な機能や入力項目が多いツールは現場では使われにくいためです。   自社の営業プロセスや課題に合わせて機能を選別し、不要な機能は除外します。どの機能、どの項目が必要かを考えてツールを選ぶことで、SFAをシンプルかつ効率的に運用できるようになります。

3. 直感的に使えるツールを導入する

使いにくいツールは利用されません。誰でも簡単に、直感的に操作できるSFAであることが重要です。   ITリテラシーが低い社員でも容易に利用できるツールを選びましょう。複雑な操作が要求されるSFAは、定着が遠のきます。   ただ、直感的に利用できるかどうかは試してみないとわからないので、無料トライアルを活用するのがおすすめです。『GENIEE SFA/CRM』は、15日間の無料トライアルを実施しています。シンプルな画面で使いやすいと評判がある国産SFA/CRMをぜひお試しください。   ＞＞「GENIEE SFA/CRM」の資料請求はこちら ＞＞「GENIEE SFA/CRM」の無料トライアルはこちら

4. 研修体制を整える

SFAの機能や使い方、活用方法の研修も、定着に欠かせないポイントです。ITツールの利用が得意なメンバーだけでなく、営業チーム全体がSFAを活用する必要があるためです。   導入時には、マニュアルを作成しておきましょう。質問を解決する体制の整備も効果的です。初期トレーニングだけでなく、定期的なフォローアップ研修や個別サポートで、定着化を進めていきましょう。

5. サポートが充実しているか確認する

社内の研修体制を整えるだけでなく、SFA提供側のサポート体制の有無にも着目しなければなりません。疑問やトラブルが生じた際、解決に向けてサポートをしてもらえるかもSFAの定着に重要なポイントです。   多くのベンダーは、導入時のサポートを実施しています。しかし重要なポイントは、運用・定着までサポートしてもらえるかです。専門的な観点からアドバイスをもらえると、より効率的に運用でき定着につながります。電話やチャットサービス、Web会議など、サポート方法も忘れずに確認しておいてください。

SFA定着に向けた具体的な5つのステップ

次に、SFAを社内に定着させるための具体的なステップを紹介します。  

1. SFA導入の目的を明確にする
2. 導入目的や重要性を社員に伝える
3. スムーズな利用に向けてフォローアップする
4. 課題やデータを分析する
5. 課題を改善する

  これら5つのステップを踏んで、SFAを定着させましょう。   ＞＞【2024年版】SFA（営業支援システム・ツール）おすすめ比較10選

1. SFA導入の目的を明確にする

先ほどもお伝えしましたが、SFAを定着化させるためには、まず導入目的の明確化が欠かせません。目的がはっきりしていないと、導入後にどのように活用すればよいかイメージできないためです。   現状の課題は何か、SFAの導入で何を期待するのかを明らかにしておきましょう。導入の目的を明確にしておくことで、管理すべき項目や数値も決定できます。   ＞＞SFAを導入するメリット・デメリット｜得られる効果や導入事例を紹介

2. 導入目的や重要性を社員に伝える

導入目的が定まったら、社員にその目的とSFAの重要性を伝えます。実際にツールを利用するのは現場の営業担当者なので、管理職だけでなく、現場担当者への周知が重要です。   「何のために利用するのか」「どのような効果が期待できるのか」がわかれば、ツールの利用に向けての意識が変わります。逆にいうと、SFAの活用でどのようなメリットが得られるのかを理解できない場合、積極的な利用が進まないでしょう。初期段階で、導入の目的やSFAの重要性をしっかりと認識させましょう。

3. スムーズな利用に向けてフォローアップする

SFA導入後、慣れるまでの最初の数ヶ月はとくに重要な時期です。利用するうえで困っていることはないか、以下のような疑問を取り除き、継続的なフォローアップをおこないましょう。  

• 入力の仕方がわからない
• 使い方に関して疑問点がある

  導入初期から迅速に対応し、SFAの利便性を実感してもらうことが大切です。   また、定期的な利用状況の確認も重要です。利用されていない機能がある場合は、なぜ利用率が低いのか原因の追究・改善が求められます。

4. 課題やデータを分析する

SFAの利用が浸透してきたタイミングで、課題やデータの分析をおこなっていきましょう。  

• 期待していた通り運用できているか
• 営業活動での課題は何か
• データの活用状況はどうか

  入力作業で終わらないように、データを活用して分析するのがポイントです。データがどのように活用されているかを把握すると、運用の改善点や効果の可視化につながります。

5. 課題を改善する

ステップ4で発見した課題は、早急に改善策を講じることが重要です。たとえば以下の例が考えられます。  

課題	解決策
入力項目が多すぎる	入力項目を見直す
操作が複雑で使いにくい	マニュアルを作成する
入力のタイミングがわからない	マニュアルに記載する
活用できていない機能がある	必要な機能の見直しをおこなう

  改善策を考えるときは、現場の意見を反映させましょう。管理職だけでなく営業担当者の意見を取り入れることで、より使いやすく、効果的なSFAの運用が可能になります。一度の改善ですべてがよくなるとは限らないので、PDCAサイクルを回して最適な方法を見つけていくのが理想です。

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SFAの定着化に成功した企業の導入例

• 導入の目的：商談の案件管理をフェーズごとにおこなうため
• 導入を決めたきっかけ：実際に使用してみて他のツールより使いやすく、費用対効果が高そうだった

  アールアイ・ソフトウェア株式会社がツールの定着化に成功した理由は、利用している営業メンバー自身が、SFAを利用するメリットを実感できたためです。   これまでメールでおこなっていた営業日報報告を『GENIEE SFA/CRM』の活動履歴の入力に置き換えました。これが営業メンバーにとってわかりやすく、案件ごとにどのようなアプローチをしたのかプロセスを把握できるようになったのです。   また、リモートワーク中の営業メンバー全員に電話をかけて進捗確認する必要がなくなったのも、大きなメリットです。『GENIEE SFA/CRM』のステータスや確度、見込み、次のアクションを見れば一目で把握できるので、余計な手間が省けるようになりました。   ＞＞リモートでも生産性の高い営業マネジメントを実現

ポイントを押さえてSFAの定着化を図ろう

SFAは営業活動の質を上げられる優れたツールですが、定着しなくて悩んでいる企業も多いです。定着しない原因として、入力項目の多さや使いにくさ、データ活用の難しさが挙げられます。多機能だからといって、効果的に利用できるとは限りません。   導入目的を明確にし、必要な機能をそろえた直感的に使えるツールを選択しましょう。サポートの有無も重要です。長期的な目線で考え、営業パーソンが使いやすい、自社に合ったSFAを導入しましょう。   SFAの定着化に悩んでいる企業には『GENIEE SFA/CRM』がおすすめです。導入から運用まで、定着に向けて充実したサポートを提供します。定着率99％のSFAを、まずは無料トライアルでお試しください。   ＞＞「GENIEE SFA/CRM」の資料請求はこちら ＞＞「GENIEE SFA/CRM」の無料トライアルはこちら