顧客データベースの作り方｜作成するメリットや必要項目、手順を解説

情報にあふれニーズの多様化が進む現代、営業利益を最大化させるためには顧客のニーズに合った適切なアプローチが必要とされています。そこで重要なのが、顧客データベースです。   顧客データベースを作成して顧客の情報を徹底的に管理、分析することで、効率的な営業活動が可能になります。   本記事では、顧客データベースの作り方や作成するメリット、作成に必要な項目を解説します。詳しい手順も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

顧客データベースとは？

顧客データベースとは、顧客の氏名や住所、電話番号、営業活動の履歴など、顧客に関するさまざまな情報をまとめたデータベースのことです。顧客の基本情報や営業履歴などを一元化して効率的に管理するのが目的で、営業活動をするうえで重宝されています。   顧客の情報があちこちに散らばった状態だと、営業活動が非効率になります。しかし、顧客データベースを作成しておくと、顧客情報の検索、活用が容易になり、営業活動をスムーズに進められるわけです。

顧客データベースを作成するメリット

顧客データベースを作成するメリットは、主に以下の3つです。  

• コストを削減できる
• 顧客満足度の向上につながる
• 営業機会の損失を防げる

  ひとつずつ解説します。

1. コストを削減できる

顧客データベースがあると、効率的かつ的確にターゲットにアプローチできるため、営業活動やマーケティング施策にかかるコストの削減が可能です。たとえば、顧客を業界や年齢、性別ごとに分けてアプローチしたり、過去に資料請求した人に絞ってメールを送信したりできます。   蓄積されたデータの中から見込みがある層を分析できるので、手あたり次第アプローチする必要がありません。無駄な広告や営業活動が減り、より効率的なリソース配分が実現します。結果として業務効率化につながり、人的コストを削減できます。

2. 顧客満足度の向上につながる

顧客データベースを活用すると、パーソナライズ化された提案が可能となり、顧客満足度を向上させられます。商談履歴や行動履歴の参照で、顧客一人ひとりに合わせた提案やサポートが可能になるためです。   積み上げられたデータがあると、ニーズや課題が読み取れ、最適なタイミングで適切なアプローチができるでしょう。ニーズに合った提案ができると顧客との間に信頼関係が生まれ、 顧客満足度も向上します。

3. 営業機会の損失を防げる

顧客との商談履歴や対応状況の一元管理が実現すると、重要な営業機会を逃さずに済みます。たとえば、顧客の購買サイクルやニーズをタイムリーに把握することで、フォローアップのタイミングを逃さず適切な提案が可能です。いつ、どのようなアプローチをするかが明確になると、クロスセルやアップセルが実現できるでしょう。   逆に顧客データが整理されていない状態だと、行動履歴やニーズの把握が難しく、どういった提案をするべきかわかりません。営業機会を損失する可能性も十分に考えられます。   企業名や住所などの基本情報だけでなく行動履歴をまとめておくことで、タイミングを逃すことなくアプローチできるでしょう。

顧客データベースに含めるべき項目

顧客データベースに含めるべき項目は、BtoBとBtoCで少し異なります。具体的には以下の通りです。  

業態	BtoB	BtoC
基本情報	・企業名 ・住所 ・業種 ・サイトURL ・担当者名 ・役職 ・連絡先 など	・氏名 ・住所 ・電話番号 ・メールアドレス ・生年月日 ・性別 ・趣味 ・年収 ・家族構成 など
対応履歴	・対応日 ・対応内容 ・要望 ・クレーム など
購入履歴	・購入日 ・商品名 ・数量 ・価格 など

  BtoBもBtoCも、基本情報、対応履歴、購入履歴などの大項目を作成しておくと管理しやすいです。

顧客データベースの作り方

顧客データベースは、主に以下2つの方法で作成できます。  

• ExcelやGoogleスプレッドシート
• CRMツール

  それぞれのメリット・デメリットを見ていきましょう。

1. ExcelやGoogleスプレッドシート

ExcelやGoogleスプレッドシートは、何といっても手軽に導入できるのが特徴です。  

メリット	初期費用や運用コストがかからない 誰でも使いやすい 社内での定着に向けた教育を必要としない
デメリット	大量データの管理が難しい 情報漏洩のリスクがある Excelの場合は複数人の同時編集ができない

  それぞれのメリット・デメリットを詳しく解説します。   ＞＞Googleスプレッドシートを用いた顧客管理方法！無料テンプレートも配布

ExcelやGoogleスプレッドシートで作成するメリット

ExcelやGoogleスプレッドシートで顧客データベースを作成する最大のメリットは、コストをかけずに手軽に始められる点です。   難しい操作も必要ないので、専門知識をもっていなくても使いやすいでしょう。定着に向けた社内教育も必要ありません。   専用ツールを導入するとコストや定着までの時間がかかりますが、ExcelやGoogleスプレッドシートの場合は不要です。手軽に始めたい小規模ビジネスに最適でしょう。

ExcelやGoogleスプレッドシートで作成するデメリット

一方、データ量が増加するにつれて管理が煩雑になりやすく、更新作業やデータの共有が手間になるデメリットがあります。   ExcelやGoogleスプレッドシートは、あくまでも表計算ツールに過ぎません。多くのデータを管理すると動作が重くなります。   さらに情報漏洩リスクがあること、Excelの場合は複数人の同時編集ができないこともデメリットです。ExcelのファイルやGoogleスプレッドシートのリンクを誤って第三者に送信してしまった場合、重要な顧客情報にアクセスされる可能性があります。

2. CRMツール

続いて、CRMツールで顧客データベースを作成するメリット・デメリットを見ていきましょう。  

メリット	大量の顧客データを一元管理できる クラウド型の場合はリアルタイムで情報を更新できる 顧客情報の管理以外の機能も使用できる
デメリット	初期費用や運用コストがかかる 定着までに時間がかかる 社内の教育が必要

  詳しく解説します。

CRMツールで作成するメリット

CRMツールは、ExcelやGoogleスプレッドシートとは異なり、大量の顧客データの管理にも最適です。顧客データが増えても操作が重くなることはなく、自動でデータの整理から分析までおこないます。   クラウド型の場合は、リアルタイムで情報を更新できるのも特徴です。複数人が同時に作業しても問題ないため、チームでの迅速な情報共有が可能になります。   さらに、顧客情報の管理以外にもさまざまな機能を利用できる点も、CRMツールを導入するメリットだといえます。   『GENIEE SFA/CRM』は、直感的な入力や分析が可能なSFA/CRMです。定着率99％を誇り、大量のデータ処理も可能でセキュリティ対策にも長けています。導入支援や運用設定など、定着まで丁寧にサポートをおこないますので、まずは15日間の無料トライアルでお気軽に使用感を確かめてみてください。   ＞＞「GENIEE SFA/CRM」の資料請求はこちら ＞＞「GENIEE SFA/CRM」の無料トライアルはこちら

CRMツールで作成するデメリット

CRMツールで作成するデメリットは、初期費用や運用コストがかかることです。中小企業やスタートアップにとっては、ランニングコストが大きな負担となる可能性があります。   また、すぐに効果が表れるわけではなく、定着までに時間がかかります。使いやすいデザインで簡単に入力できるツールも存在しますが、ExcelやGoogleスプレッドシートに比べると、定着までに社内の教育が必要となるわけです。   しかし、長期的な目線で見ると圧倒的に使いやすく、業務効率化に寄与するのがCRMツールの利点です。自社に合ったツールを選択して長い目での活用を考えると、非常に費用対効果が高い選択といえるでしょう。   CRMツールの導入にかかる費用は以下の記事で解説しています。価格面で不安を感じる方はぜひ参考にしてみてください。   ＞＞CRM（顧客管理システム）の導入費用はいくら？タイプ別の相場と内訳を解説

顧客データベースを作成する手順

ここからは、顧客データベースを作成する手順を解説します。  

1. 管理項目を選定する
2. 顧客情報を入力する
3. データベース化する

  1ステップずつ実践して効果的に顧客データベースを作成しましょう。

1. 管理項目を選定する

CRMツールはあらかじめ項目が決められていますが、ExcelやGoogleスプレッドシートはゼロからの作成です。そのため、どの項目を管理するか決める必要があります。   企業ごとにビジネスモデルや顧客層が異なるため、業種や自社に合った項目の選択をおこないましょう。項目の例は「顧客データベースに含めるべき項目」で解説しています。

2. 顧客情報を入力する

続いて、選定した項目に沿って顧客の情報を入力していきます。   ExcelやGoogleスプレッドシートで顧客情報を入力する場合は、横軸に管理項目、縦軸に顧客番号を入力するのがおすすめです。横軸に管理項目を設定すると、データ抽出の際に便利なフィルターやソート機能が利用できるためです。   なお、Googleスプレッドシートでの顧客管理方法は以下の記事で詳しく解説しています。具体的な作成手順を画像とともに解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。   ＞＞Googleスプレッドシートを用いた顧客管理方法！無料テンプレートも配布

3. データベース化する

顧客情報を入力したら、その情報をデータベース化します。Excelやスプレッドシートを活用する際は、テーブル機能（データを表として扱いやすくする機能）を利用してデータベース化しましょう。   「昇順/降順」の並び替えができたり、セルの書式設定や色分けが自動でおこなえたりするメリットがあります。情報の検索や整理が容易になるため、必要なときに素早く情報にアクセスできるようになります。

顧客データベースを作成する際のポイント

ここでは、顧客データベースを作成する際のポイントを解説します。  

• 管理項目を増やしすぎない
• 運用・入力のルールを決める
• データを常に最新の情報にしておく

  作成する手順とあわせて参考にしてみてください。

1. 管理項目を増やしすぎない

顧客情報の徹底管理は大切ですが、項目が多すぎると情報が煩雑になり逆効果になる可能性があります。項目が多いと、入力や分析に時間を取られて作業効率が落ちるためです。   業務効率化のためにも、必要な項目だけに絞り、シンプルな構造にするのがポイントです。項目を設定するときは、その項目を必要とする理由や目的を明確にしましょう。

2. 運用・入力のルールを決める

以下のような運用ルールを決めておくと、顧客データベースを効率的に運用できます。  

• 誰が
• どのタイミングで
• 何を入力するか

  人ごとに入力方法が変われば、データの修正や分析に時間がかかり非効率です。半角と全角が混同していたり、株式会社と（株）の表記に分かれたりなどの表記揺れがあると、正確な分析ができない原因にもなります。   全員が同じ基準で情報を管理できるように、入力作業のルールを設定しておきましょう。トラブルが起こった際の対処法をまとめたマニュアルの作成も有効な手段です。

3. データを常に最新の情報にしておく

顧客データベースの情報は、常に最新の状態に保つ必要があります。古い情報のまま放置していると、以下のような誤ったアプローチや対応ミスが発生します。  

• 顧客の住所が変更されたのに、資料を古い住所当てに送っていた
• 購入履歴を入力しておらず、同じ商品を紹介してしまった
• 商談が進んでいるのに情報が更新されておらず、アプローチのタイミングを逃した

  顧客満足度が低下すると売上も低迷するので、常に最新の情報に保つようにしましょう。

顧客データベースを作成して顧客満足度を向上させよう

顧客データベースは、顧客満足度を向上させ売上を最大化させるために不可欠です。正確な顧客情報をもとにした営業活動は、顧客からの信頼を高め、売上アップにつながります。   営業の機会を逃さないように、顧客の情報を適切に管理・分析しましょう。管理項目の数に注意し、運用や入力のルールを決めておくと効果的に運用できます。   しかし、ExcelやGoogleスプレッドシートは手作業なので、どうしてもミスが出る可能性もあります。顧客情報を適切に管理して利益を最大化させるためには、CRMツールの導入がおすすめです。   『GENIEE SFA/CRM』は、業績向上を実現できるNo.1営業管理ツールです。入力から分析まで直感的におこなえ、導入後の手厚いサポートまでついています。大量のデータ処理もセキュリティ対策も問題ありません。使用感を確かめるためにも、まずは資料請求や15日間の無料トライアルをお試しください。   ＞＞「GENIEE SFA/CRM」の資料請求はこちら ＞＞「GENIEE SFA/CRM」の無料トライアルはこちら