SFA（営業支援システム）とは、業務効率化や営業の生産性向上を支援するITツールです。情報の一元管理をおこない、データを有効活用すれば、チーム全体の営業力アップにつながります。
SFAには、顧客情報管理や案件管理、商談管理といったあらゆる機能が搭載されています。それぞれの機能を理解すれば、SFAの効果を最大限に引き出せるでしょう。
本記事では、SFAに搭載されている機能を徹底解説します。基本機能と便利機能、他ツールとの連携機能の3つに分けて紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
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【関連記事】CRMの基本機能一覧｜主要4社の比較やSFAとの違い、活用するメリットを解説
SFAで使える5つの基本機能
さっそく、SFAで使える5つの基本機能を紹介します。
- 顧客情報管理
- 案件管理
- 商談管理
- 行動管理
- 売上予測・予実管理
順番に見ていきましょう。
1.顧客情報管理
顧客情報管理は、取引先の企業や顧客個人のデータを管理する機能です。最新データがすべて記録されるため、チームでの情報共有がスムーズになります。
顧客情報管理に記録されるのは、以下のような情報です。
- 会社名または顧客名
- 連絡先
- 契約履歴
- 商談履歴
- コミュニケーション履歴
情報を一元管理すれば、担当者が退職や異動になった場合でも、情報をスムーズに引き継げます。顧客対応の質が保たれるため、顧客満足度の維持・向上につながるでしょう。
以下の記事では、顧客管理の重要性やCRM（顧客管理システム）を導入するメリットを解説しています。理解を深めたい方は、あわせてご覧ください。
＞＞顧客管理とは？役割やCRM・MAとの違い、選び方まで解説
2.案件管理
SFAでは、案件ごとの詳細を管理できる機能があります。以下は、
案件管理で記録できる情報です。
- 案件名
- 担当者名
- 受注予定日
- 予想売上額
- 商談の進捗状況
全員が同じ情報にアクセスできるため、進捗が停滞している案件があれば、チームで課題や改善点を探せます。マネジメント層もリアルタイムで各案件の進捗を確認できるため、適切なタイミングで指導やサポートをおこなえるでしょう。
3.商談管理
商談管理とは、商談内容や商談の進捗状況を管理する機能です。たとえば『
GENIEE SFA/CRM』では、商談に関連する情報を1ページに集約できます。
従来の営業では、商談の進め方や顧客対応は個人に任せきりでした。チーム全体で情報を一元管理すれば、ノウハウの共有が可能になり、営業の属人化を解消できます。これにより、組織全体の営業力向上を実現できます。
4.行動管理
SFAには、以下のような営業担当者の行動を管理する機能も搭載されています。
- 訪問回数
- アポイント件数
- 顧客とのメールのやりとり
成果が出ていない営業担当者の行動記録を見れば、課題や改善点を特定できます。反対に成果を出している営業担当者の情報をチェックすれば、営業スキル向上のヒントが見つかるでしょう。
5.売上予測・予実管理
売上予測は、商談管理や案件管理の情報にもとづき、売上予測を算出する機能です。感覚的な予測ではなく、データにもとづいた予測ができるため、より正確な事業計画を立てやすくなります。
予実管理とは、予測と実際の売上との差異を管理する機能です。予測と実績をリアルタイムで比較できるため、数値に差が確認できた場合は、すぐに軌道修正を図れます。営業チームのパフォーマンスが一目でわかるため、マネジメント層は適切なタイミングで社員の指導をおこなえます。
以下の記事では、SFAの基本機能についてまとめているので、ぜひ確認してみてください。
＞＞SFAの基本機能｜7つの機能から導入成功のコツまで徹底解説
SFAで使える7つの便利機能
次に紹介するのはSFAで使える7つの便利機能です。
- ダッシュボード画面
- スケジュール・タスク管理
- アラート
- 日報・週報の記録
- 見積書の作成
- データ分析
- スマホ・タブレット対応
便利機能を活用すれば、営業活動をさらに効率化できます。
1.ダッシュボード画面
ダッシュボード画面では、優先して見たい情報をシステムのトップ画面に表示できます。たとえば『
GENIEE SFA/CRM』では、以下のように複数の情報を設定して確認できます。
わざわざ各機能画面に遷移しなくても、必要な情報をすぐにチェックできるため、確認作業を短縮できるでしょう。マネジメント層も、リアルタイムで全体の進捗状況や成績などを見られるため、適切なタイミングでメンバーへの指導や営業改善の提案がおこなえます。
2.スケジュール・タスク管理
SFAには、スケジュール管理や
タスク管理も搭載されています。
スケジュール管理では、各メンバーの進捗や予定が共有でき、業務連絡がスムーズにおこなえます。
タスク管理では、個々のやるべきことをシステム上に記録可能です。タスクの見落としを防ぐため、効率的に仕事を進められます。
3.アラート
アラートは、業務に関する重要な事項を事前に通知してくれる便利な機能です。
たとえば、取引先に重要な連絡をする予定があれば、事前にリマインドしてくれます。また、提出物の期限にアラートを設定しておけば、タスク漏れのトラブルを回避できるでしょう。
『
GENIEE SFA/CRM』には、
入力促進アラート機能も搭載されています。日報や訪問記録への入力を促すアラートを設定できるため、入力漏れの防止に役立てられます。
4.日報・週報の記録
SFAでは、
日報や週報をシステム上で記録・共有できます。
自由入力のほかにチェックや選択といった入力タイプも設定できるため、入力を簡略化できます。これにより、社員の事務作業の負担軽減を実現できるしょう。
また、入力した情報はすぐにシステム上に反映されます。マネジメント層もリアルタイムで内容をチェックできるため、迅速なフィードバックが可能になります。
5.見積書の作成
SFAでは、商談管理や案件管理の情報をもとに、見積書の作成もおこなえます。自動的に作成できるため、作成作業の手間を大幅に軽減できます。
『
GENIEE SFA/CRM』では、以下のように自社にあった見積書のテンプレートを作成可能です。
社内で同じテンプレートを活用すれば、見積書をチェックする人の負担も軽減できます。
6.データ分析
SFAにはデータ分析機能も搭載されており、以下のような形式で分析結果を可視化できます。
これにより、データにもとづいたマーケティング戦略の立案が可能になります。経験則や勘に頼らず、客観的なデータから意思決定がおこなえるため、マーケティングの高い効果を期待できるでしょう。
以下の記事では、SFAのデータ分析の重要性をまとめています。効果的なデータ分析の手法について知りたい方は、あわせてご覧ください。
SFAのデータ分析は重要？効果や手法、効果を高めるポイントを解説
7.スマホ・タブレット対応
SFAには、スマホ・タブレット対応している製品もあります。持ち運びが楽な端末であれば、営業の訪問先でもデータ入力や確認が可能です。その場で情報が入力できるため、入力漏れを防げます。
データ分析や営業戦略の立案において、正確なデータ収集は欠かせません。即入力が可能なスマホ・タブレット対応であれば、データ不足のリスクを軽減できるでしょう。
SFAとの紐付けにおすすめの3つの連携機能
最後に、SFAとの紐付けにおすすめな3つの連携機能を紹介します。
- CRM（顧客管理システム）
- MA（マーケティングオートメーション）
- メール・チャット機能
順番に見ていきましょう。
1.CRM（顧客管理システム）
CRMは「顧客管理システム」と呼ばれ、顧客との関係構築を支援するITツールです。主に顧客との関係性を深めるために必要な情報を管理します。
＜CRMの主な機能＞
- 顧客情報管理
- 問い合わせ管理
- メール配信
- プロモーション管理
SFAとCRMを連携させれば、営業活動全般の業務改善や営業の生産性アップが期待できるでしょう。
＞＞CRMツールとは？基本的な機能やおすすめの製品を解説
2.MA（マーケティングオートメーション）
MAは、マーケティング業務を自動化するシステムです。SFAとMAを連携すれば、営業活動の一部を自動化できるため、業務効率化が図れます。
たとえば、MAの機能を活用すれば、メール配信の自動化を実現できます。SFAに記録した顧客情報を活用して個別でのメール送信が可能です。パーソナライズされたメッセージを送信すれば、効率的に顧客を教育できます。
またMAでは、顧客の購買行動やWebサイトへの訪問回数などの情報をもとに顧客をセグメントできます。これにより、ターゲットを絞り込めるため、顧客ごとに適切なアプローチが可能です。
3.メール・チャット機能
SFAに、メール・チャット機能を連携すれば、システム上でメンバーやマネジメント層と連絡がとれます。以下は、SFAと連携できる代表的なメール・チャット機能です。
- Gmail
- Outlook
- Chatwork
- Slack
同じ情報を見ながらやりとりできるため、コミュニケーションコストの削減につながります。
社員の商談内容や営業行動に課題を発見したマネジメント層は、すぐに本人に連絡できます。迅速に対応できる環境は、教育効果を高め、社員の営業力アップが期待できるでしょう。
SFAの機能を活用して業務改善や営業の生産力アップを図ろう
SFAは、営業活動における必要な情報を一元管理できます。入力作業を簡略化させたり、データ分析を効率化したりできるため、業務改善に役立てられるでしょう。
またSFAでは、同じ情報をチームで共有できるため、営業の属人化を防げます。成果を出している営業担当者のノウハウを共有すれば、組織全体の営業力アップにつながります。
『
GENIEE SFA/CRM』は、顧客関係の強化を支援するCRMが搭載されたSFAです。本記事で紹介した基本機能・便利機能のほかにも、以下のような機能が搭載されています。
- AI議事録（文字起こし機能）
- 自動チェックイン機能
- 承認申請機能
- ガジェット機能
- メール自動取込機能
機能をフル活用すれば、営業活動における無駄な作業や時間を削減でき、営業の生産性を向上できるでしょう。
GENIEE SFA/CRMでは無料トライアルも提供しています。実際にお使いになりながら、機能性を体験してみてください。
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