効果的なSFAの運用方法とは？失敗する原因やポイント、成功事例を紹介

SFAは、営業活動の効率化と生産性の向上を目指すために重要なツールです。営業担当者の業務を支援するために欠かせません。しかし、導入後にうまく運用できず、効果を発揮しないケースも多く見られます。   本記事では、SFAを適切に運用し、効果を最大化させるポイントを解説します。失敗パターンや成功事例も紹介しているので、SFAの運用に悩んでいる企業の担当者はぜひ参考にしてみてください。

SFAの運用とは？

SFAの運用とは、SFAがもつ特性を活かしてデータやプロセスを自動化・管理し、効率的な営業活動をおこなうことです。社外での訪問や商談、活動報告、営業マネジメントなどの場面で活用できます。  

SFAの主な機能	説明
顧客管理機能	顧客データの登録や管理をする機能
案件管理機能	営業案件の状況を可視化する機能
商談管理機能	個別の商談情報を詳細に管理する機能
活動報告機能	営業担当者の活動状況を報告する機能
名刺管理機能	紙の名刺情報をSFA上でデータを管理する機能

  これらの機能を活用して営業担当者を支援するのがSFAの役割ですが、ただSFAを導入すれば営業担当者の支援に効果が表れるわけではありません。適切な運用方法で定着させてこそ、業務の効率化や生産性の向上などの効果を発揮できます。   ＞＞SFA機能一覧｜基本機能・便利機能でできることや他ツールとの連携を紹介

SFAの運用に失敗する原因

SFAを導入しても、運用がうまくいかないケースは少なくありません。その原因としては、以下のような問題が挙げられます。  

• ツールが使いにくく担当者が入力しない
• 入力したデータを分析しない
• 費用対効果が低く長期運用ができない

  ひとつずつ詳しく見ていきましょう。

1. ツールが使いにくく担当者が入力しない

項目が多く入力に手間がかかったり、画面が見にくかったりと、ツールが使いにくい場合は担当者が積極的に入力・活用しなくなります。そもそも導入時にマニュアル作成やツールの使い方の説明がされていないために「使い方がわからず使えない」というケースもあるでしょう。   業務効率化のために導入したツールでも、担当者がデータを入力しなければ活用できません。担当者が使いやすいツールの選定や適切な研修の実施が必要です。   また、現場の意見をくみ取らずにSFAを導入した企業では、SFAが現場に浸透していないケースも多く見られます。導入の際は現場担当者の意見も参考にしましょう。

2. 入力したデータを分析しない

「入力はしているものの分析に活用できていない」「入力だけで終わっている」という企業も散見します。SFAに入力したデータは、営業の進捗管理だけでなく、戦略立案に欠かせない貴重な情報です。   データを集めるだけで分析や活用がおこなわれないと、SFA本来の目的を果たせません。データをもとにボトルネックを特定し、改善策を講じるのが効果的なSFAの運用です。まずは導入段階で、何を改善するためにSFAを導入するのかを明確にしておきましょう。   ＞＞SFAのデータ分析は重要？効果や手法、効果を高めるポイントを解説

3. 費用対効果が低く長期運用ができない

SFAの導入には初期費用や運用コストがかかり、その価格帯はさまざまです。しかし、導入したコストに見合った効果が得られない場合、継続的な運用が困難になります。機能性のみを重視して高価格帯のSFAを導入すると、費用対効果を感じられない可能性もあるでしょう。   多機能であれば効果が得られやすいわけではありません。機能は限られていても、リーズナブルで継続しやすいツールを選択するのがベストな場合もあります。必要な機能を選別し、自社に本当に必要なツールを選びましょう。長期的な視点で運用するのが成功へのカギです。   ＞＞SFAの費用相場はいくら？主要な営業支援システム7選の価格を比較

SFAの運用方法

次は、SFAの運用方法をステップ別に紹介します。  

1. 導入目的を明確にする
2. 専任の運用担当者を配置する
3. 活用ルールを設定する
4. 運用方法の改善を繰り返す

  運用方法で悩んでいる方は、ぜひ次の方法で運用してみてください。

1. 導入目的を明確にする

SFAを導入する際は、まず目的を明確にすることが重要です。何のために導入するのか、どのような効果を期待するのかを明らかにしておきましょう。たとえば、以下のような例が挙げられます。  

• 新規顧客の拡大に向けて顧客情報を一元管理する
• チーム全体で商談の進捗管理をおこない属人化を解消する
• 営業プロセスの見える化で生産性を向上させる

  そしてこれらの導入目的は、必ず現場担当者に共有しましょう。毎日データを入力するのは現場担当者なので、入力の手間となり得る作業を取り入れる理由を明確に伝えます。何のために入力する必要があるのか、上層部だけでなく社内全体で共有します。   ＞＞SFAを導入するメリット・デメリット｜得られる効果や導入事例を紹介

2. 専任の運用担当者を配置する

SFAを運用するための責任者を決めましょう。日々のデータ入力は各担当者がおこないますが、全体をまとめる役割をもつ人材も不可欠なので、専任の運用担当者の配置が重要です。   システムの運用管理やデータの分析、課題・改善が生じたときに対応する役割です。各案件や商談にアクセスできる、アクセス権限の決定などもおこないます。   専任の担当者がいることで、SFAの運用が滞りなく進行します。営業チーム全体のシステム活用が促進されるでしょう。

3. 活用ルールを設定する

SFAを効果的に運用するためには、チーム全体で統一されたルールの設定・実行が必要です。人によって入力ルールが異なると、効果的にSFAを活用できません。   たとえば、どのタイミングでどのデータを入力するのか、チームで統一してSFAを活用できるように、入力のタイミングや具体的な入力ルールを設定しましょう。入力漏れを防ぐためにも、業務フローにSFAへの入力作業を盛り込むのがおすすめです。

4. 運用方法の改善を繰り返す

SFAは導入して終わりではありません。運用を続けながら改善を繰り返すことが大切です。SFAの運用で課題が出てきた場合、運用担当者を中心に改善策を講じましょう。問題が生じたときだけでなく、定期的に運用状況を見直すのも大切なプロセスです。   システムの使い勝手や営業活動の成果を分析し、PDCAを回して、自社にあった最善の方法を見つけて定着化させましょう。

SFAを効果的に運用するポイント

続いて、SFAを効果的に運用するポイントを紹介します。  

• 入力項目を増やしすぎない
• 社内の運用体制を整える
• 既存ツールとの連携・使い分けを考える

  これら3つのポイントを押さえて、効果的に運用していきましょう。

1. 入力項目を増やしすぎない

SFAの入力項目が多すぎると、担当者の負担が増加し、システムの利用が煩雑になります。営業担当者は日々の業務が忙しいため、細かすぎるデータの入力は避けたいと感じることが多いです。また、入力項目を増やしすぎて入力する担当者によって入力方法にばらつきが生じると、データの質が低下する恐れがあります。   導入目的や期待する効果から逆算して、どのような項目が必要なのかを考えましょう。自社の課題と分析したい項目に合わせて設定するのがおすすめです。

2. 社内の運用体制を整える

営業担当者だけでなく、社内全体の運用体制の整備も効果的な運用に欠かせません。操作の仕方や導入後に生じた疑問の解決ができるように、ルール設定やマニュアル作成もおこないましょう。  

• SFAの運用責任者を配置
• 関連部署との共有体制を整備
• マニュアルの作成、定期的なトレーニングを実施

  とくに営業はマーケティング部門との連携も重要です。関係者全員がSFAを理解し、協力して運用に取り組むようにしてください。社内の運用体制を整えることで、システムの効果を最大限に引き出せます。

3. 既存ツールとの連携・使い分けを考える

既存のツールと新しく導入するSFAをどのように活用するか、連携・使い分けを考えるのも重要です。SFA自体の機能性が高くても、利用しているツールとの連携が難しければ効率的に運用できない可能性があります。   導入を検討しているSFAが既存ツールと連携可能かを確認しましょう。その際、個別開発が必要かどうかも確認します。個別開発が必要となる場合、開発費用が追加されたり、導入開始までの時期が遅れたりなどの懸念があります。   事前に既存ツールとの連携・使い分けを考えておきましょう。

SFAの運用に成功した事例

最後は、SFAの運用に成功した事例を3つ紹介します。  

• 株式会社メタテクノ｜部署間の連携で提案数が50％増加
• オムロン株式会社｜月間200件超えの商談を30名で対応
• 株式会社新大陸｜数値の可視化で現状の課題と打ち手の正確性が向上

  効果的にSFAを活用した企業の成功事例を参考に、SFAを運用していきましょう。   ＞＞【業界別】CRM導入の成功事例10選！実施した施策や得られた効果を紹介

1. 株式会社メタテクノ｜部署間の連携で提案数が50％増加

株式会社メタテクノでは、Excelでの案件管理に課題を感じていました。リアルタイムで情報を反映できなかったり、顧客数の増加に応じてデータの重複が増えたりなど、さまざまな課題がありました。   そこでSFAを導入して情報を一元化することで、顧客ごとの受注高や傾向を把握できるようになったのが大きな成果です。結果、既存顧客の案件数を50％UPさせられました。   また既存顧客は開発部が、新規顧客は営業部が担当しているため、部署間での連携・共有も必須です。これまでは開発部に任せっきりだった既存顧客に、営業部が提案をおこなうといったように、部署間での連携にも成功しました。   ＞＞提案数が約50%増加し受注UPへ

2. オムロン株式会社｜月間200件超えの商談を30名で対応

オムロン株式会社は、新規事業に向けて、業務管理体制そのものから作り上げなければならないのが課題でした。顧客が増える前に営業管理の基盤を構築したいという背景から、SFAのツールを検討していたのです。   そこでSFAを導入したところ、商談管理の項目を簡単に社内でカスタマイズでき、管理しやすく非常に便利でした。現在は、月間200件を超える商談を30名で対応しています。商談数が増えても適切に把握できるため、SFAをうまく活用できていると感じているそうです。   ＞＞社内ベンチャー事業で「GENIEE SFA/CRM」をスモールスタート。月間商談数が200件を超えても使い続けられる活用法とは

3. 株式会社新大陸｜数値の可視化で現状の課題と打ち手の正確性が向上

株式会社新大陸がSFAを導入したきっかけは、営業担当者の入力負担を減らすためです。以前はGoogleスプレッドシートでデータを管理していました。しかし、スマホからは入力しにくく、データ入力率が低かったため、営業担当者にとって入力のハードルが高かったのです。   SFAの活用方法としては、半期・月ごとの商談数や売上予測などをグラフで一覧化しています。一目で進捗状況が把握できるので、目標達成に向けて動くための土台ができています。   また数値の可視化で、これまで見えていなかった課題を発見できるようになりました。課題が見えたことにより、具体的な施策の打ち出しも可能になったそうです。   ＞＞「GENIEE SFA/CRM」で細部まで営業進捗を見える化したことにより、受注率向上に向けた新たな課題を発見

SFAの運用を成功させるなら『GENIEE SFA/CRM』がおすすめ

特徴	低コストながら機能とサポートが充実したSFA
初期費用	お問い合わせ
月額費用（税抜）	スタンダード：34,800円 プロ：54,800円 エンタープライズ：98,000円
主な機能	顧客管理、商談管理、名刺管理、グラフ作成、外部ツール連携、タスク管理、レポート、活動報告
無料トライアル	可能
サポート体制	導入支援、運用設定、効果検証、電話/メール窓口、チャット

  『GENIEE SFA/CRM』は、スムーズな導入と定着をサポートする国産SFA/CRMです。定着率99％の実績をもったカスタマーサポートチームが、それぞれの企業に合わせてカスタマイズしたサポートを提供します。定期的なミーティングで導入後のフォロー体制も整っています。   GmailやSlackなど、8種類以上の外部サービスとの連携も可能です。コミュニケーションツールからカレンダー、ビデオ会議アプリケーションまで、既存ツールとの連携でさらなる効率化が期待できるでしょう。   15日間の無料トライアルも実施しているので、まずは『GENIEE SFA/CRM』の操作感をお試しください。機能や導入メリットは資料請求からもご確認いただけます。   ＞＞「GENIEE SFA/CRM」の資料請求はこちら ＞＞「GENIEE SFA/CRM」の無料トライアルはこちら

SFAを効果的に運用して生産性を向上させよう

SFAは、営業活動の効率化と生産性の向上に役立つ便利なツールです。しかし、適切に運用しなければ効果が表れません。効果的に運用するためには、導入目的の明確化や運用体制の整備、既存ツールとの連携・使い分けが重要です。   またSFAの導入を検討する際は、コスト面だけでなく使いやすさやサポートの有無も確認しましょう。   充実したサポートがあるSFAをお求めの方は『GENIEE SFA/CRM』がおすすめです。大半の企業が平均1ヶ月～2ヶ月で運用を開始しており、大手SFAの3分の1の価格で利用できる高い費用対効果がポイントです。まずは15日間の無料トライアルで操作感をお試しください。   ＞＞「GENIEE SFA/CRM」の資料請求はこちら ＞＞「GENIEE SFA/CRM」の無料トライアルはこちら