大手システムから「GENIEE SFA/CRM」に乗り換えてランニングコストが半分に！組織改革&業務効率化も実現した維持管理会社の事例

これまで数年間、大手システム会社の営業管理ツールを利用していましたが、コストを考慮した結果、価格の高いプランと安いプランの二種類を組み合わせて利用していました。当然、使える機能に差があり、社内での情報共有がうまくいかなかったり、スケジュールツールとの連携にも追加コストがかかるなど、やりたい事とのミスマッチを多く感じていました。

これ以上高い維持コストを払い続けるのは経営視点でも良くないと考え、別の営業管理ツールへの乗り換えを検討し始めました。

具体的には、役員会に出す前に私の方で少しずつ情報収集を開始しました。役員会では、他社ツールと同じように定着できて、コストダウンを図れるのであれば、とリプレイスの承諾を得ました。

なぜか一番にジーニーさんを想起したんですよね（笑）。以前は大手以外の営業管理ツールも利用していましたがそちらは検討に上がらず、普段からメルマガを送ってもらったりタクシー広告でよく見かける機会があったジーニーさんと接点があるように感じていたんですかね。

ビルメンテナンスや緑化事業などの維持管理業は、年間管理で業務を請け負うことが多く、案件の採算を月別で管理しますので、よくマイキャンバス（「GENIEE SFA/CRM」のダッシュボード機能）を使っています。

特に採算管理のためにマイキャンバス上で新たなグラフを作りたいとなった際に、ジーニーのカスタマーサポートの方に要望を伝えた所、的確なアドバイスを迅速にしていただいたことで、やりたかった見せ方が簡単に実現したのをよく覚えています。社内でのカスタマイズも容易にできるため自由度が高いですね。次第に他の社員も分析グラフを自由にカスタマイズするようになるという良い動きが生まれました。

*「GENIEE SFA/CRM」の分析ツール・ダッシュボード
入力された活動履歴や商談状況を自動で集約してリアルタイムでグラフ表示。インプットは最小限、アウトプットは最大限。わざわざエクセルに変換して分析する必要はありません。

ダッシュボードについて詳しくはこちら

日報や案件登録についても直感的に操作できたので社内にも比較的スムーズに定着させる事ができたと思います。

しかし、部署によっては一日の大半を現場で過ごす社員もいます。ツール変更に伴い使用感が大幅に変わり、社員が困ることがないように、私たちの業務フローに沿って「GENIEE SFA/CRM」の操作マニュアルを独自に作成し、社内への浸透を図りました。

特にBtoBとBtoCの業態があるので、それぞれに合ったマニュアルを作るよう心掛けました。マニュアルの作成から社内への定着促進まで、とても大変でしたが結果的に活用度高く浸透させることができました。

維持管理系の仕事のため、営業管理というよりは、顧客管理、個別の案件管理、案件ごとの採算管理、社員の行動管理をメインとして使用しています。

少しでも入力工数が減るように、カスタマーサポートのオンボーディング担当の方にはお力添えをいただいて画面設計を最適化しました。それが身を結び、工程管理や採算管理などはだいぶ効率化できていると感じています。

「GENIEE SFA/CRM」に乗り換えて、今までコスト面がネックで使えていなかった機能も新たに使えるようになり、格段に営業効率は上がりました。毎日使うスケジュールツールだったり、営業業務には欠かせない名刺取り込み機能などは大変重宝しています。

また、弊社の清掃・緑地関係の仕事は、問い合わせから受注に至る割合が高い傾向にありますが、経営視点では「待ちの営業」をなくしていきたいという思いが長らくありました。

それが「GENIEE SFA/CRM」を導入することによって数値が可視化され、能動的に仕事を獲りに行く、攻めの営業スタイルに近づくことができていると思います。

もう一つ、働き方にも成果が出てきています。これまでは社員が属人的に提案から受注まで顧客情報を管理していて、受注して初めて他の社員が案件詳細を知ることも多く、情報共有や案件引き継ぎなどに課題がありました。

その点に関しても「GENIEE SFA/CRM」の利用で情報共有の漏れがなくなり、残業も削減傾向にあります。キャンバス上で簡単にグラフが可視化できるようになったことで、会議資料を作成する時間が大幅に減っていることが大きいですね。小さい部分ですが日々の積み重ねが大きく役立っています。

データの一括更新ができるのは便利ですね。大手システムから乗り換える際に、社内用マニュアルの作成と合わせて、私と管理側の人間の二人で行なったのですが、スムーズに移行できました。特に他社から乗り換えを検討している部門の方にとっては重要な機能の一つかもしれません。

また、カスタマーサポートのチャットの回答がとても早くて助かっています。元々大手システムを利用していた時は、仲介役のベンダーさんに対応いただいていて、レスポンスも良く満足していたのですが、都度費用が掛かっていました。コストを気にせず活用できるというのは大きいです。

「GENIEE SFA/CRM」のようなチャットを使ってのサポートはあまり使ったことがなく、正直使うまではレスポンス面に不安を感じていたのですが、良い意味で裏切られました（笑）

自社で画面をカスタマイズをしていて、聞きたいことが出てきてチャットで質問すると、業務内容の裏側まで理解していただいたうえで応えてくれるんです。業界や会社ごとに活用方法が異なると思いますが、各社に合わせて提案しているんでしょうね。こんなことができるか？と特定の機能について聞いた時も、その機能はないが代わりの機能を使ってこんなことができますと代替案を提示していただき、双方向にコミュニケーションを取ろうとしてくれる気持ちを感じました。

我々は、情報は会社の大きな資産だと捉えています。社員が日々営業管理ツールに情報を入力する。その作業は一見手間にも思えますが、会社にとっては重要な仕事の一つです。そういった情報蓄積の重要性を地道に伝えてきたからこそ、他社ツールから乗り換えた時も大きな苦労なく社内に浸透していったのではないかと思います。