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導入1か月で成果を実感。業務のムダを7割減らし、売上が急増できた理由

市場が拡大する人材マッチング業は、最新情報の共有が売上の鍵を握ります。「ちきゅう」での情報一元管理によって、管理工数を減らしただけでなく、採用決定率を飛躍的に伸ばした秘訣を聞きました。

株式会社ウィルワン

株式会社ウィルワン

2003年創業。治療家、リラクゼーション、エステ領域に特化した人材紹介事業を展開。求人サイト「ジョブノート」も運営する。教育事業では整体師養成スクール「ウィルワン整体アカデミー」を運営している。2016年から「ちきゅう」を導入。8,000件を超える顧客情報の管理に活用している。

株式会社ウィルワン
問題
問題
  • 1スプレッドシートでの管理運用が煩雑で限界
  • 2データ量が多く、入力や分析の効率が悪い
  • 3「CRMは難しそう」というネガティブな先入観で導入を足踏みしていた
解決
解決
  • 1「ちきゅう」移行時に入力項目も見直し、無駄と入力漏れをなくす
  • 2チャットワーク(ChatWork)と連携し、リアルタイムでアラートを表示
  • 3「ちきゅう」で全事業部の情報を一元管理開始
効果
効果
  • 1導入後1か月足らずで「ちきゅう」が全社に定着
  • 2求職者の採用決定率が向上し売上が向上
  • 3管理にかけていた工数を6~7割削減

スプレッドシート管理では管理しきれない事業フェーズに来ていた

どのような経緯で導入を検討されたのでしょうか?

就業・雇用支援サービスを行っているので、「採用企業」と「求職者」の二軸で顧客情報を管理する必要があります。これまではスプレッドシートで管理していたんですが、これらの情報をきちんと整理するのは困難な状況でした。 そもそもデータ量が多く、複数名で同時に管理をすると操作ミスが起きてしまい、運用が大変煩雑でした。重くてなかなか動かず入力に時間がかかりますし、、データを間違って削除してしまうこともありました。 繁忙期が近づくに連れて、「このままだと業務量がとんでもないことになって対応しきれない」と危機感が高まって、一刻も早くできるだけ簡単で定着しやすいツールを導入し、繁忙期に備える必要がありました。

さまざまなツールがある中、「ちきゅう」を選ばれたのはなぜですか?

SFAやCRMなどの顧客管理ツールをいくつか検討しましたが、「ちきゅう」は価格が安く、直感的に動かせる点がすごくいいなと思いました。
こうしたツールはこれまで会社で導入したことがなく、「難しくてとっつきにくそうだ」と不安もありました。
他の会社に比べるとインターフェースもシンプルで、初期設定もマニュアルを読み込まなくても進められそうだと思いました。これなら社員たちも使えるのではないか?と思い、すぐに申し込みました。

CharWorkとの連動で営業フローが可視化された

「ちきゅう」をどのように活用していますか?

リアルタイムで採用活動中の企業と求職者をマッチングさせるには、データをどう管理するかがとても重要だと思っていました。人材を募集している企業情報は「見込客」テーブルに、求職者の応募データは「商談」に入れて、一連のデータを連動して把握できるように設定を工夫しました。 導入当初は使いこなせるか心配がだったんですが、運用開始後、1カ月もしないうちにオペレーションを担当する社員は皆使いこなしていたと思います。 入力負荷を削減するだけでなく、リアルタイムで売上に直結する人材マッチング情報を把握できるように、「ちきゅう」とビジネスチャットツール 「ChatWork」と連携させています。管理ステータスを「採用」に変えると、チャットワーク経由で「採用が決まりました」とアラートが届くように設定しているので、情報共有に漏れやタイムラグがありません。
このアラートが出たら、Excelの売り上げ管理ファイルに金額を入力するというフローになっています。 便利だし成果も出ているので、それまで別のツールで管理していた教育事業も、「ちきゅう」導入半年後に全て移行し、全社の情報基盤として使い始めました。
社員全員がきちんと使いこなすことができ、本当に感覚的に使えると実感しています。

工数7割削減と売上向上を同時に実現

実際に「ちきゅう」を導入して変化はありましたか?

情報管理にかけていた工数が6~7割は減りました。
全情報を一元管理している「ちきゅう」から、売上に直結する採用情報をチャットワーク(ChatWork)と連動させたことで、担当者に都度進捗確認をする必要がなくなったのが本当に便利です。
また、「ちきゅう」を導入したおかげで、企業と求職者の情報をきめ細かく管理することができるようになりました。その結果、求職者の採用決定率が飛躍的に向上しました。 SFAやCRMを使ったことがなくても、全員がきちんと使いこなすことができ、改めて「ちきゅう」を選んでよかったと思っています。
私自身も、最初に抱いていた顧客管理ツールに対してのネガティブなイメージは全くなくなりましたね。

非効率な日報をやめて、さらなる効率化と売上向上を目指す

営業/顧客管理でお悩みの方へのアドバイスをいただけますか?

大切なのは「ちきゅう」をどう使いこなすか?ということだと思います。
弊社では現在、電話の履歴、件数、成果を「ちきゅう」の活動履歴機能に入れ管理しています。これまでは、チャットワークで業務とは別にチャットワーク で「日報」を入力していましたが、活動履歴を入れれば、社員の営業活動も全て可視化できる。「ちきゅう」上で営業情報を全て完結できれば、さらに業務量を減らすことができます。 特に大きな企業では日報をやめるだけでも、より大きな効率アップになると思います。

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