70代の社員でも使えるITツールとして「GENIEE SFA/CRM」を継続利用

データに基づいた管理体制を実現するため「GENIEE SFA/CRM」を導入

どのような経緯で導入を検討されたのでしょうか？

「GENIEE SFA/CRM」導入前は各営業担当者がエクセルを使用し、独自に顧客・商談管理を行っていた為、プロセスを把握したり共有したりできるツールがない状態でした。そこで、SFAツール導入の必要性を感じました。

毎月、商談の状況や受注の目安時期を本社の担当者が取りまとめていましたが、リアルタイムでの情報把握はできません。フォーマットもなかったので、報告内容の分量や精度も担当者によってばらつきがありました。
そのため、データに基づいた計画や予算組みの実現ができていないことに課題を感じていました。

さまざまなツールがある中、「GENIEE SFA/CRM」を選ばれたのはなぜですか。

弊社の営業担当者は平均年齢が高く、70代の方もいます。
新システムの導入を打診するとどうしても「面倒」「余計な仕事が増える」だと感じるITアレルギーな社員が多いです。
だから、とにかく現状のエクセル管理よりも楽に感じられ、視覚的に扱いやすいツールを求めていました。

各社製品の口コミを検索し、コストや機能を比較検討したところ、その中でも“最もシンプルで使いやすいツール”として紹介されていた「GENIEE SFA/CRM」に興味を持ちました。

実際に資料請求やトライアルで試してみると、多くの項目がプルダウン形式で選択でき、記述入力が少ないためITが苦手な60代、70代の営業担当でも使いやすく、データを自在に抽出・グラフ化し報告書に活用できるたり、フォーマットを用途に合わせて自由にカスタマイズできることも魅力に感じました。

そして、これだけ充実していて使いやすいのに、他社ツールと比べてもコストが安い事が後押しとなり導入に至りました。

「GENIEE SFA/CRM」を最大限に活用するための2つのポイント

「GENIEE SFA/CRM」をどのように活用していますか？

「GENIEE SFA/CRM」を最大限に活用するために行ったことは大きく２つあります。

1つは、フォーマット作成です。
顧客リストの整理・準備から着手したんですが、元々年賀状送付用に作られたリストだったため、半角全角の統一や最新の住所・部署のチェック等が必要でした。 ただ、フォーマットの作成自体はジーニーの担当者の方に枠組みを作って頂き、毎週打ち合わせをさせていたく中で、疑問点を解消できました。打ち合わせの中で、営業管理のノウハウややり方もレクチャーしていただき、とても勉強になりました。

もう1つは作業を詳細に記したマニュアルの作成です。
ITが苦手な社員が多い現場で定着が難航することは導入当初から予想できたので、配布するだけでなく、営業会議での説明、実際に使用する時間を設けるなど工夫しました。 営業はどうしても顧客が固定化してしまったり、回る地域が限定してしまったりと癖がついてしまいます。そういった営業活動の傾向を可視化することで、「余計な仕事」が増えるのではなく、自身のスキルアップにも繋がる良い機会なのだと理解してもらうよう努めました。

「GENIEE SFA/CRM」を導入し、管理体制改善に成功

実際に「GENIEE SFA/CRM」を導入して変化はありましたか？

エクセル管理ではデータの入力に加えグラフやレポートにまとめる時間がかかっていましたが、「GENIEE SFA/CRM」はプルダウンで項目を入れるだけでとても簡単です。その結果、グラフやレポートの作成時間は0になりました。

また、担当ごとに独自に作成していた属人的な報告書は廃止し、「GENIEE SFA/CRM」のレポート作成機能を活用し営業資料を作成することで、簡単に報告をあげられる上に、統一されたフォーマットでの情報共有でマネジメントがとてもやりやすくなりました。

日々の営業活動も、地域別、営業員別に受注状況や商談の進捗がリアルタイムで可視化され、行動傾向や売上・受注精度の高い人の特徴を把握できるようになりました。

これらの成果から、今までは30年の営業経験から生まれた勘で営業活動をしていましたが、「GENIEE SFA/CRM」を導入し、正確なデータに基づいて計画や予算を立てることで経営改善に役立っています。

社員のITリテラシー状況に配慮した事前準備が大切

営業/顧客管理でお悩みの方へのアドバイスをいただけますか？

実際にツールを利用する営業担当者のITリテラシー状況を把握し、どの段階に焦点を当てた準備をすべきか検討すると良いと思います。また、社内の理解を得るためには「やらされている感」を払拭することが重要です。使うとどれだけ楽になるか、自身のスキルアップにいかに役立つかを理解してもらうと良いと思います。
SFAを現場に定着させるにはいくつか準備が必要ですが、より良い準備を行うことで、スタートが切りやすくなるのではないでしょうか。

社内へ定着するかご心配の方も安心してご相談ください

皆さんの中にも、営業管理システムの必要性を感じつつも、社員のITリテラシーの低さや苦手意識が導入に踏み切れない理由になってしまっているかもしれません。

株式会社ジーニーは、安くて使いやすい、最高にちょうどいいツール「GENIEE SFA/CRM」を使い、管理体制のIT化をお手伝いしております。「GENIEE SFA/CRM」導入前の関東鉄工株式会社様のように、社内への定着でお悩みの方は是非一度弊社へご相談ください。 ※プロダクトご導入時は旧名称「ちきゅう」でしたが、現在は「GENIEE SFA/CRM」へプロダクト名を名称変更いたしました。