営業支援とは？
営業支援で注意することや成功ポイントまで解説

2023.01.20

営業支援とは？
営業支援で注意することや成功ポイントまで解説

会社の売上の鍵を握る営業部門。しかし中には、必要性の低い事務作業や会議の準備に追われ、本来の営業活動に注力できていないケースも見られます。そこで重要になるのが、営業支援と呼ばれる取り組みです。 今回は、営業支援の概要や注意点、成功に導くためのポイントなどを解説します。営業支援の実践に役立つツールもご紹介しますので、企業のご担当者様はぜひ参考にご一読ください。    

営業支援とは

営業支援とは、営業部門の課題把握・解決を行い、担当者の負担を減らすことで営業活動の効率化に取り組むことです。見積書や日報の作成、経費精算など必要性の低い社内業務を削減・効率化し、営業スタッフが営業活動に集中できる環境づくりを行います。  

営業支援の目的

営業スタッフのモチベーション向上

営業支援によって社内業務を削減・効率化できれば、営業スタッフはフィールドセールスを中心とした外勤営業に注力でき、モチベーションの向上につながります。売上を上げやすくなり、営業担当者の評価アップからさらなるモチベーションの向上という好循環を生み出しやすくなるでしょう。

1.営業コアタイムの拡大

営業コアタイムとは、直接顧客に関わる時間のことです。具体的には以下のような業務を行っている時間を指します。

• ・新規顧客の開拓
• ・見込み客へのアプローチ
• ・顧客が抱える課題のヒアリング
• ・解決策の提案やクロージング

営業支援では、業務の削減や効率化を通して担当者が顧客とコンタクトする時間を増やし、営業コアタイムの拡大を目指します。営業コアタイム内の業務は売上に直結するものが多いため、営業支援に取り組むことで会社の売上アップにも貢献できます。

2.営業効率の向上

営業支援では、営業活動の効率化も目的のひとつです。たとえば、チャットツールやWeb会議システムを導入することで、営業担当者の会社への移動を減らし、効率良く営業に取り組める環境をつくります。また、営業効率の向上は残業の抑制にもつながるため、会社の収益性アップやコスト削減も期待できます。    

営業支援の注意点

営業支援の効果を最大化するには、いくつかの点に注意する必要があります。こちらでは営業支援の注意点を解説します。  

現場から歓迎される支援を行う必要がある

営業支援では、上層部やマネジメント層だけでなく、現場の営業担当者から歓迎される取り組みを進めることが重要です。現場の意向を無視した営業支援を行うと、定着しないだけでなく実務層からの反発を招くおそれがあります。 よく見られるのが、営業担当者の管理強化だけを目的とした支援です。たとえば、現場の営業フローやスタイルを考慮せずにシステムを導入し、顧客情報や案件情報の入力を強いるケースなどが該当します。これにより情報共有がスムーズになり上層部の安心感は増すものの、営業担当者の負担が増加し、営業支援本来の目的が失われる可能性があります。 営業支援に取り組む際は、営業部門と密に連携を取り、関係者全員が納得できる方法を選択しましょう。  

社内の体制づくりを行う

営業支援の実施に伴い、社内の体制づくりが求められるケースもあります。たとえば、ITツールの円滑な導入・運用を目的としたシステム担当者の採用、営業担当者の代わりに事務作業を行う人員の配置などが代表的です。営業担当者の負担軽減のために他部署の負担が増加すると、社内からの反発につながるおそれがあるため、新たな采配や人材の確保も視野に営業支援を行いやすい環境を整えましょう。    

営業支援の成功ポイント

営業支援を成功に導くには、3つのステップに分けて取り組むのが効果的です。ここではそれぞれのステップの内容を解説します。  

営業プロセスを可視化する

まずは、自社の営業プロセスを細分化し、売上に直結するコア業務と事務作業を中心としたノンコア業務に分類しましょう。営業プロセスを可視化することで非効率な業務や無駄な作業を判断しやすくなります。  

営業における課題を抽出する

次に、分類した営業プロセスごとに課題を抽出します。特にコア業務の妨げとなっている課題を列挙するのがポイントです。たとえば、「情報入力に手間がかかり、新規顧客へのアポ取りや既存顧客のフォローに時間を使えない」「資料作成を一から行うため、時間がかかり提案数を増やせない」などの課題が考えられます。 この際、営業担当者の声にも耳を傾けることが重要です。経営層やマネジメント層が感じている課題と、現場が感じている課題は異なる可能性があります。上層部のみの意見で課題を抽出すると現場の営業支援につながらず、業務効率化や売上の向上が見込めないおそれがあるためご注意ください。  

課題への対応策を検討する

最後に、先に列挙した課題ごとに解決策を検討します。基本的には「なくす」「減らす」「変える」の順序でアプローチ方法を考えましょう。 本来必要ないにも関わらず、習慣的に行っているだけのプロセスがある場合は、業務自体をなくすのもひとつの方法です。ただし、シンプルな解決法ではあるものの、検討が不十分だと別の業務に支障をきたす可能性があります。 業務の一部に不要な作業がある場合は、必要性の程度に応じて業務量を減らすのも良いでしょう。たとえば、見積書や契約書を一から作成している場合は、事前にテンプレートを用意し、営業担当者の入力項目を減らす方法などが考えられます。 どちらも難しい場合は、業務担当者や内容を変えることで課題を解決しましょう。    

営業支援システムでできる業務効率化

営業支援に取り組む際は、営業支援システムの導入が一般的です。営業支援システムとは、営業活動に必要なあらゆるデータを管理・分析するためのツールで、「Sales Force Automation」の頭文字からSFAと呼ばれることもあります。

>>営業支援システムについて詳しくはこちら  

営業支援システムの基本的な機能

1.顧客管理

営業担当者が保有するあらゆる顧客情報を管理する機能です。会社名や電話番号、担当者、役職などの情報を一覧で確認できるため、営業担当者が不在の場合でも先方にストレスを与えることなく対応が可能です。名刺を専用アプリで読み取り、情報を自動入力してくれるツールなども登場しています。

2.商談管理

顧客との商談の進捗状況を管理する機能です。商談情報をチームや社内で共有しやすくなり、マネージャーが提案金額の調整やアプローチ方法に関するアドバイスなどを行うことで、受注の可能性を高められます。

3.案件管理

案件内容の詳細を管理する機能です。具体的には、営業先の企業名、提案内容・金額、受注の見込み、受注予定日などを記載します。営業担当者が個々に案件情報を管理している場合と比べて情報共有がしやすくなり、マネージャーは、商談管理や案件管理の項目を確認することで現在の状況に応じたフォローが可能です。

4.行動管理

営業担当者の営業プロセスとその結果を管理する機能です。たとえば、アポイント数や訪問数、提案数、受注数、受注率などの項目を管理します。良い成績を残している担当者とその他の担当者で行動の違いを比較でき、パフォーマンス向上に役立てられます。

5.営業支援

営業担当者が外出する際の活動をサポートする機能です。たとえば、モバイル端末を使った見積書の作成機能、スケジューラー機能、外出先でのファイルアクセス機能などが代表的です。外出先でも社内と同じように業務を行えるようになるため、帰社の手間を減らすことができ、業務効率化につながります。

6.売上予測・予実管理

データを基にした売上予測や予算・実績の管理をする機能です。営業担当者や部署ごとだけでなく、製品やサービス別の売上予測、期末ごとの売上予測などをリアルタイムで確認できます。売上が目標値に足りない場合は、受注見込みや金額の高い案件に注力したり、担当者を変更したりといった対策が可能です。    

営業支援システム導入のメリット

営業支援システムの活用は、現場と管理者の双方にメリットをもたらします。ここでは、営業支援システムを導入するメリットを解説します。

>>営業支援システム（SFA）について詳しくはこちら

営業活動を見える化できる

営業支援システムの商談管理機能や行動管理機能を活用することで、営業担当者の日々の活動を見える化できます。マネージャーが担当者や案件ごとの課題・イレギュラーを把握しやすくなり、早期に改善策を講じることが可能です。  

営業戦略を最適化できる

営業支援システムには、顧客情報や商談の進捗状況に関する情報がリアルタイムで集約されています。マネージャーは、こうした情報を参照することで、フェーズに応じて営業戦略を最適化できます。売上状況や予測を踏まえた戦略を打ち出せるため、売上の向上にもつながるでしょう。  

データの集計・分析が容易になる

営業支援システムでは、営業活動に必要なデータを手軽に集計・分析できるのもメリットです。担当者別、案件別、サービス別、取引先の業種別などに分けて、必要な情報をすぐに確認できます。さらに、分析結果はグラフや表などさまざまな形で共有できるため、スピーディーで正確な経営判断にも役立ちます。  

引き継ぎ作業をスムーズに行える

営業支援システムを活用すれば、顧客情報をチームや部署全体で共有できるため、異動や退職に伴う引き継ぎ作業をスムーズに行えます。営業活動の属人化を防止でき、引き継ぎの不備によるトラブルを減らせるでしょう。  

迅速なレポート作成が可能になる

営業支援システムは、資料作成の効率化にも役立ちます。たとえば会議に提出する報告資料を作成する場合、テンプレートで用意された項目を入力すれば、わかりやすいレポートを効率的に作成可能です。ExcelやPowerPointを使用する場合と比べて作業を効率化できます。また、間違ったデータを入力すると通知されるため、情報の正確性が担保されるのもメリットです。  

教育コストの削減につながる

営業支援システムは、ナレッジ管理のツールとしても便利です。ナレッジとは、企業活動にとってメリットとなる経験やノウハウのこと。営業部門の場合、担当者が個々にナレッジを保有しており、チームや社内への共有が進んでいないケースも少なくありません。 営業支援システムを活用することで、ツール内にナレッジが集約され、成約率の高い営業手法の確立などに役立ちます。部門全体の売上アップはもちろん、新入社員の早期戦力化も見込めるため、教育コストの削減につながります。    

営業支援システム導入の成功事例

営業支援システムは、売上向上や業務効率化などの効果が期待できるため、さまざまな業界・業種で導入が進んでいます。ここでは、株式会社ジーニーが提供する国産営業管理ツール「GENIEE SFA/CRM」を例に、導入の成功事例をご紹介します。

>>定着率99%国産営業管理ツール「GENIEE SFA/CRM」  

サクラサクマーケティング

サクラサクマーケティングでは、「GENIEE SFA/CRM」の導入によって商談情報の会社全体での共有を実現しました。顧客の流入経路など、以前は営業担当者のみが保有していた情報を会社単位で把握し、営業活動に活用しています。また、案件数や成約数などの数値が可視化されたことで、現場の主体性向上の効果も表れているようです。  

全日空商事株式会社

全日空商事株式会社は、Excelでの案件管理や進捗管理に限界を感じたのをきっかけに、「GENIEE SFA/CRM」を導入しています。これにより案件ステータスやKPIに対する進捗の可視化が可能になり、長期案件の対応漏れや取りこぼしを減らすことができました。また、商談完了時に必要な情報を入力すれば、グラフや資料が自動で作成されるため、営業会議のための準備時間も削減できています。  

株式会社メタテクノ

ソフトウェア開発を手掛ける株式会社メタテクノでは、「GENIEE SFA/CRM」の導入により、営業部の拡大に伴い煩雑化していた案件情報の一元管理を実現しました。従来は商談管理をExcelで、週次報告をWordで行っていましたが、「GENIEE SFA/CRM」の導入後はすべての情報をシステム上に集約しています。また、顧客別の受注高や傾向を全社的に把握できるようになり、部署間の連携促進の効果も見られています。    

まとめ

営業支援は、会社の業績や営業パーソンの働きやすさに直結する重要な取り組みです。営業支援システムの導入も含めて施策を検討し、営業活動の効率化を進めましょう。 費用対効果の高い営業支援システムをお探しの場合は、国産営業管理ツール「GENIEE SFA/CRM」をご検討ください。シンプルで使いやすいUIと高いコストパフォーマンスで多くの企業様にご好評いただき、定着率99%を実現しました。無料トライアルもご用意していますので、お気軽にお問い合わせください。

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