自社の営業スタイルに合わせてカスタマイズし、最適な管理体制を構築

エクセルでは商談・顧客管理がしきれなくなった

どのような経緯で導入を検討されたのでしょうか？

SFAやCRMに情報を一元化することで案件管理をして、受注確度の高い案件を判断しようと思ったことがきっかけです。導入するまでは商談中の案件も、月の受注見込も月末にならないと分からない状況でした。

長らくエクセルで管理していたのですが、代理店からの問い合わせも含めて約2年分のデータが1,000件以上、エクセルに未入力のまま溜まっていました。問い合わせが来ても、メール返信が精一杯。BtoB企業でお客様と長期的な関係を築かないといけないにも関わらず、1週間後、1カ月後のフォローも行えていませんでした。

課題は明確だったものの、当時は人員が不足しており、未入力データの整理は手つかずのまま。新規案件の商談状況を把握しようにも、エクセルを開いて一件ずつステータスを確認しなければならず、スピードが追いつかず受注の取りこぼしが発生していたと思います。エクセルでの管理体制での限界を強く感じていました。

さまざまなツールがある中、「GENIEE SFA/CRM」を選ばれたのはなぜですか？

導入が簡単ですぐに使い始められたのが、一番の魅力でした。顧客情報や商談情報を入力するのは営業部門です。担当者が入力してくれないと意味がないので、使い勝手の良さと、導入から使いこなすまでスピーディに進められるかを重視しました。営業現場の使いやすさにおいて「GENIEE SFA/CRM」はベストマッチでした。

エクセルではできなかった商談フェーズの可視化を実現

「GENIEE SFA/CRM」をどのように活用していますか？

商談ごとの最新のフェーズをすぐに判断できるように「GENIEE SFA/CRM」の項目を細かく分けました。

営業後に「返事がもらえない」という状況はよく起こりますが、「営業担当者が未対応なので返事が来ていない」「先方からのメールの返信がない」「メールも電話もしたけれど返事がない」など複数の段階に分けられます。この連絡状況を細かく管理することでリアルタイムで把握でき、どれほど見込があるのかを判断できるようにしました。

商談が可視化されたことで取りこぼしが減り、受注増

実際に「GENIEE SFA/CRM」を導入して変化はありましたか？

ひとことで言えば「営業状況を即座に確認できるようになった」ことです。「GENIEE SFA/CRM」を導入してからは、商談状況を一件一件確認しなくても、経営ボードやマネジメントラインが、ダッシュボードを見て一瞬で簡単に状況を理解できるようになり、商談のスピード感にも対応できる管理体制が構築できました。

組織的に営業できるようになったことで、引き合いのある商談を漏れなく整理できるようになったので、取りこぼしが減って受注が非常に増えました。

引き合い営業への対応と「GENIEE SFA/CRM」への入力徹底を半年ほど続けることで、商談開始から受注までのステップが見えてきました。今後は、対応しきれていない商談をオンラインの営業ツールでカバーしようと考えています。

次のステップに向けて明確に課題整理や対策を講じることができ、組織が成長していると感じています。

ツールをカスタマイズしてこそ最適な管理体制が見つかる

営業管理/顧客管理でお悩みの方へアドバイスをいただけますか？

SFAやCRMを導入する際は、自社の営業実態にフィットした形にカスタマイズさせた方が良いと考えています。使うツールは変わっても、営業方法そのものは大きく変わりません。ベンダーから買った初期設定時のままでは営業担当者が入力しにくく、ツールが定着しません。事業の状況や現場の声を反映して細かくチューニングすることで、最適な管理体制が構築できると思います。

私たちも最初は手探りでしたが、導入がとても簡単で早く、ITリテラシーが高くなくても項目の変更や調整ができる「GENIEE SFA/CRM」を選んだおかげで、自社に合った最適な使い方を見つけることができました。

ツールは導入して終わりではなく使い続けないと効果が出ません。価格も含めて導入しやすいか？自社に合った管理方法にカスタマイズしやすいか？をきちんと見極めて使うことをお勧めします。

※導入時は旧名称「ちきゅう」でしたが「GENIEE SFA/CRM」に名称変更いたしました。