営業担当の入力負荷軽減！入力精度の向上と社内でのデータ利活用を同時に実現

「GENIEE SFA/CRM」導入以前の課題としては、営業活動後の情報入力を徹底できておらず、欲しい時に欲しい情報を探し出すことに苦労していました。営業活動記録と商談情報がうまく紐づけられていないこともあり、検索性も悪かったです。

また、コストを下げることも優先事項として考えていました。他社システムは、アカウント料金の面から営業担当以外の利用者を増やせず、データ管理面においてメンテナンスが手薄となり、結局は費用対効果が見込めない状態でした。

そこで日々の営業業務に必要な機能を選定基準として、操作性の良さや費用対効果を重視して他社システムと比較し始めました。

またこの時点で、当社はグループ会社との統合が決定しており、営業組織が約2.5倍に拡大することが分かっていましたので、事前に営業組織の体制づくりをしておこうということもあり、最終的に「GENIEE SFA/CRM」の導入を決めました。

活用方法としては、営業担当の入力負荷をなるべく下げるために、日々の営業活動をイメージした入力項目を用意しました。具体的には、日報としても利用できるように「活動履歴」と「タスク」のオブジェクトに、日々の営業活動・社内手続きの流れに沿った項目と選択肢を用意しました。

そうすることで、今まで活動履歴の備考欄に長文の活動概要を入力していた営業担当の負荷が軽減されました。管理者目線でも、活動履歴の特定の項目を見ればリアルタイムで営業の活動状況が分かる、といったような変化もありました。実際に負担が減ったという声も届いています。

仕組みの面でもう一つ、役割に応じて新たにロール/権限を割り振りました。他社システムでは、登録されているユーザーに商談情報を編集できる権限があり、固定した過去データを変更・削除してしまうリスクがありました。まずは、この仕組みの見直しでデータ精度をあげることを優先しました。

対策として、ロールを複数階層に設定、さらに操作単位で権限を設定し、各ユーザーの役割を明確に定めました。また、特定の項目の入力値が揃ったら自動で商談レコードをロック（管理者以外は編集不可に）する仕掛けも組み込みました。

入力規則などの「ルール」を作成・蓄積していくことで、データ精度を担保しました。

これらの項目に限らず様々な立場のユーザーが使うことを想定し、誰が見てもシンプルに入力できることを意識して「GENIEE SFA/CRM」の管理画面を構築していきました。

システム面でも工夫を行いました。自社開発の見積作成システムを使っているのですが、「GENIEE SFA/CRM」とのAPI連携により、見積が作成されたタイミングで「GENIEE SFA/CRM」上に商談を自動作成し、同時に見積情報が反映される仕組みをつくりました。

タイムリーにデータ連携されることで、手入力の手間を大幅に削減することができました。さらに、機械的に入力されるようになったことで、データの品質も向上しました。

本来のコア業務の時間まで割いてしまうような運用では、ITツールは定着しないと思っています。入力項目をあらかじめ用意する、情報入力は自動化する、といったように利用者の負荷を下げることを意識しました。

これまでは、営業担当が商談入力から取引先のマスタ登録作業までも行っていたのですが、データメンテナンス作業は営業事務担当が担うようにしました。営業担当には、営業活動から生まれる情報だけを入力してもらいます。一定のルールを設けて役割を分けることで負荷を分散し、営業担当が本来のコア業務に注力できる時間を捻出しました。

「GENIEE SFA/CRM」の運用を社内に浸透させていくにあたり、営業活動から契約手続きまでの一連の流れをフロー化し、これに「GENIEE SFA/CRM」の操作・入力規則を合体した運用マニュアルを作成しました。前述の通り、システム連携や業務の仕組みを見直すことで、営業担当の負荷削減だけではなく、社内に蓄積されるデータの精度も大幅に向上することができました。

これまでの他社システムでの管理体制は、情報入力はできても、あとから欲しい情報を探すのが困難でした。データ同士の連携ができておらず、複雑な構造になっていて検索しづらいという課題がありました。

それが前項の施策を通して、あらかじめデータ集計を意識した項目を用意することでデータ利活用も容易にできる環境へと変わりました。

もっとも成果につながったのは、選考結果理由の分析が容易になったことです。例えば、昨年失注した案件の中で一番多かった失注理由、など次の提案の改善につながるような分析の視点が出せるようになりました。

また、選考結果理由のカテゴリを細分化し選択肢を設定することで、お客様へのヒアリング観点や提案ポイントなど、営業担当内のノウハウ共有の精度も高めることができています。

これまでに他社のシステムも利用してきましたが、システムを切り替える主なきっかけは操作性と費用対効果の二つの面でした。

一口に営業といってもBtoB、BtoC、取り扱い商材、対象業界、マーケットの規模など様々存在するので、営業手法や組織体制にはそれぞれに最適な形があります。

世の中のSFA/CRMは、その中でも一般的な手法を基に設計されており、システムそれぞれに特徴が異なるので、自社の業態や業務手法に最適なものを選んでいく必要があると思います。

また、システム運用においては営業担当の入力作業が必須となるので、分かりやすかったり、使いやすかったりするものでないと入力負荷がかかり、本来の業務を圧迫してしまい、結果として運用が定着しないこととなってしまいます。

当社の場合、リモート業務が増えたことで営業情報の効果的な共有や管理が難しくなり、さらに自社見積システムとの連携も必要であったため、従来導入していた他社システムでは対応しにくかったこれらの課題を解消すべく、「GENIEE SFA/CRM」にたどり着きました。検討の際は、必要機能以上のものは不要と割り切り、分かりやすいUI・操作性と費用対効果を重視しました。自社に合ったシステムと長く付き合っていくためには、コストパフォーマンスが高く、運用の最大効果を活かせることを考えてみるのも重要だと思います。