年間約1,920時間削減！脱Excelで情報の属人化を解消し、本来の顧客対応へ集中

西田様： 以前は、お客様の情報を主にExcelで管理していました。電話や直接のご見学でいただいた情報はExcelへ手入力し、一方でWebからの資料請求などは別の顧客管理システムに蓄積されるという二重管理の状態でした。

さらに大変だったのが、社内チャットツールとの連携です。チャット上でやり取りされたお客様の情報を拾い上げ、それをまた別のExcelシートに手作業で転記し直すという運用を行っていました。情報があちこちに点在しており、手入力などによるノンコア業務が多く、営業現場もかなり疲弊している状態でした。

西田様： 一番の課題は「ルールの属人化によるブラックボックス化」でした。 Excelは誰でも手軽に触れる反面、人によって入力の粒度や書き方が異なったり、使いやすいように表のフォーマットが勝手にカスタマイズされたりしてしまいます。いざ月末にデータを集計しようとしても、項目がバラバラでうまくまとまらず、正確な数値を出すのに膨大な手間がかかっていました。

過去のお客様の対応履歴を探す際も、複数のExcelファイルやチャットの履歴をあちこち探し回らなければならず、ひとつの情報を検索するだけで15分〜30分もかかってしまうことがありました。「Excelでの管理は、もう限界に来ている」と痛感していたタイミングで、利用していた別システムのサポート終了が決まり、本格的なSFAツールの導入へと踏み切りました。

西田様： 最終的に3社のシステムを比較検討しましたが、最も重視した「画面の見やすさ（UI/UX）」でGENIEE SFA/CRMが魅力的でした。

他社のシステムは、良くも悪くも「Excelの表をそのままシステム化した」ような画面で、パッと見て直感的に状況を把握しづらい印象を受けました。対してGENIEEさんは、トップのダッシュボードに円グラフなどが綺麗に表示され、「これならシステムに不慣れな現場のメンバーでも一目で状況がわかる」と感じたのが最大の決め手です。営業担当者が外出先からも確認・入力ができる「モバイルアプリ」に対応している点も非常に魅力的でした。

また、トライアル期間中や導入初期の段階から、GENIEEのサポート担当の方が細やかに伴走してくださった点も心強かったです。「このシステムからこのデータを自動連携できますよ」と、散在していた情報をシステムに統合するための最適な運用方法を提案していただき、大変助かりました。

西田様： 実は、導入の決定からスタートまでに約1年ほどかかりました。弊社はセキュリティ基準が非常に厳しく、クラウドツールに個人情報を入れるにあたり、何枚にもわたる細かいチェックシートをクリアする必要があったためです。ただ、ここを通過できたことで、結果的に極めてセキュアで安心して利用できる基盤が整いました。

西田様： 長年Excelに慣れ親しんできたメンバーにとって、新しいシステムへの移行は心理的なハードルがありました。とくに多忙な業務の合間で新しい操作方法を学ぶ必要があったため、定例ミーティングでの案内に加え、マンツーマンでのレクチャーを数ヶ月間にわたり何度も実施しました。

その際、ただ使い方を教えるのではなく、「ここに入力すれば、自分で集計しなくても自動でグラフ化されるよ」「このダッシュボードを見れば今の案件数がすぐにわかるよ」「情報の修正はこの一覧画面から簡単に対応できるよ」と、システムを使うことで自分たちの業務がどう楽になるかを根気強く伝え続けました。今では「これがないと仕事が回らない」と言ってもらえるまでに現場に浸透しています。

西田様： 実働8名いる営業現場の業務効率が劇的に上がりました。以前は15〜30分かかっていた顧客情報の検索が「今では30秒」で終わります。また、契約書を作成するための準備書類も、以前は30分ほどかかっていましたが「10分以内」で完成するようになりました。こうした日々の業務削減を積み重ねることで、大きな時間的余白が生まれています。

私自身が担当している数値管理業務の負担も大幅に楽になりました。月末の締め作業や会議に向けて、売上件数や成約率などをExcelから拾い集め、グラフを作成するのに2〜3時間かけていました。それが今では、システムにデータを入れておけばダッシュボード上にリアルタイムで自動反映されるため、集計作業が「30分以内」になりました。月2回の定例ミーティングでもGENIEEのダッシュボードや顧客管理画面をモニターに映しながら進捗確認を行っています。

また、老人ホームならではの活用法として、お客様情報と紐付けて「各施設の空室状況（どの部屋が空いているか）」もシステム上で管理・連携できるようにしたことも、営業活動に大きく役立っています。

西田様： 現在、モバイルアプリからの「音声入力機能」の活用を進めようとしています。お客様とのやり取りを、スマートフォンに向かって話すだけでシステムに残せる機能です。

「入力作業」そのものを極限まで減らすことができるこの機能が定着すれば、現場のハードルはさらに下がり、業務効率はもう一段階上がるかと思います。

ゆくゆくは、システムに蓄積された見込み度（ランク）などのデータをもとに、ターゲットを絞ったメール配信を行うなど、MA（マーケティングオートメーション）ツールとの連携も視野に入れています。

GENIEE SFA/CRMによって削減できた膨大な時間を、本来の使命である「お客様へのきめ細やかな対応」に充て、より質の高いサービスを提供していきたいと考えています。