年間約500件の紙ファイルを撤廃、決裁も最大2日短縮！「担当者に聞かないとわからない」属人化を解消し、約70名が活用する営業基盤へ

葛巻様： 以前は、弊社の基幹システム、Excelデータ、そして紙（ペーパーベース）という3つの媒体に情報が分散していました。商談情報は紙ファイルに綴じられ、データ類はサーバーに保管され、さらに踏み込んで言えば、営業個々人のパソコンにしかデータが存在しないというケースもあり、情報がかなり属人化していました。

弊社では社内規定上、案件に関する情報は最終的にすべて「紙ファイルに収める」という運用ルールになっていました。しかし、日々の商談の進捗通りにリアルタイムで紙ファイルへ書類が収まっていくわけではありません。

営業活動の履歴も、Excelだったり紙だったり、口頭ベースだったりとバラバラでした。さらに、承認や決裁を受けるための各種帳票類もすべて紙で回覧していたため、作成や管理に多大な手間がかかっていました。

葛巻様： 一番の課題は、「案件の進捗が、担当者本人に直接聞かないとわからない」ということでした。上長が状況を確認しようと保管棚の紙ファイルを見に行っても、「最新の情報が入っていない」ということが日常茶飯事で、結局は担当者の席に行って口頭で確認するしかありませんでした。情報共有が上手く出来ておらず大変だったと記憶しています。

さらに物理的な問題として、保管場所の逼迫がありました。本社はもちろん、全国にある各出先（支店・営業所）でも紙ベースの保管がほとんどだったため、「これ以上ファイルを置く棚がない」「保管場所がどんどんなくなっていく」という切実な問題も抱えていました。

自社でシステムを改修することも検討したのですが、弊社が使用している基幹システムはグループ共通のもので自由度がなく、営業現場の細かい進捗を管理できる外部ツールの導入へと踏み切りました。

葛巻様： 展示会などで様々なツールを比較検討し、最終的に「有名な外資系SFA」「クラウド型データベースツール」、そしてジーニーさんの「GENIEE SFA/CRM」の3社を候補として検討を進めました。

最大の決め手となったのは、自社の業務に合わせられる「自由度の高さ」です。他社のシステムは、あらかじめ決められたパッケージの型があり、「このフォーマットに合わせて使ってください」というものが一般的でした。しかし弊社のビジネスは、上下水道施設を対象とした官公庁向けの入札や特殊な補修工事などが中心で、一般的なBtoB企業の商談プロセスとも大きく異なります。

その点、ジーニーさんは「御社の業務フローに合わせて、レイアウトや管理項目を柔軟にカスタマイズできます」と提案してくださり、自社の実務にフィットした運用基盤が作れると確信しました。

また、ホーム画面で案件の進捗管理がパッと視覚的にわかりやすいUIであることや、他社と比較して費用対効果が高く納得感があった点も大きな後押しになりました。

葛巻様： 会社として最も重視していたのが、「内部統制への対応」と「セキュリティの担保」でした。クラウド上に顧客や案件の情報を保存するにあたり、データセンターのセキュリティ基準や二段階認証への対応が必須条件でした。

二段階認証については、当初SMS（ショートメッセージ）での認証コード送信をご提案いただいたのですが、弊社の営業担当者全員に社用スマートフォンが支給されているわけではないため、そのままでは運用が難しいという課題がありました。

そこでジーニーさんに相談したところ、弊社の環境に合わせてメール認証等の開発対応を行っていただき、無事にセキュリティ基準をクリアすることができました。導入後もセキュリティの厳格性は社内から求められ続けているため、柔軟に対応していただけたのは非常に心強かったです。

葛巻様： 2022年の終わりにジーニーさんと契約を結び、翌2023年の初めから約1年近くかけて開発とテスト運用を進めました。各出先から営業実務者をメンバーとして集め、プロジェクトチームを立ち上げたのが大きなポイントです。

現場の声を直接聞きながら、「どこまでの情報を入れるのか」「紙の帳票類をどのようにシステム上で再現するのか」を一つひとつ擦り合わせ、約3ヶ月間のテスト運用と改修を重ねながら、2023年12月頃に本稼働へと移行しました。

葛巻様： 長年、紙やExcelで業務を行ってきた営業実務者にとって、新しいシステムへの入力は心理的なハードルが高く、当初は「今まで入力していなかった項目を入れるのが手間に感じる」「これまでのExcelの方が良かった」という現場からの声もありました。

そこで徹底したのが「入力負荷の軽減」です。案件名や注文主、最終顧客などを毎回手打ちしていた箇所を、マスターから参照できる「ルックアップ機能」に改修したり、選択式のプルダウンを増やしたりしました。ボタンを押せば必要な情報が自動でセットされるように工夫を重ねました。

また、帳票としての整合性を保ちつつ、現場が入力しやすいバランスを見極めながら少しずつ改修を進めました。あわせて、毎年フォローアップ教育を継続することで、現在では営業ライン約50名、事務担当約10名、サポート約15名など、監査も含めて全71アカウント中70アカウントが常時アクティブに稼働しています。

葛巻様： 日々の設定の不具合や疑問点への迅速なメールサポートはもちろん、運用の改善提案にも深く伴走していただきました。特に、入札業務に関する大幅な改修では、以前「入札のお知らせ」と「結果報告」の2つに分かれていたオブジェクトを1つに統合したいと要望した際、ジーニーさんの技術チームと弊社担当者、出先の実務者も交えて議論を重ね、最適な設計をご提案いただきました。

おかげで2026年4月から新運用へスムーズに切り替えることができ、現在では完全に軌道に乗っています。

葛巻様： 最も分かりやすい成果として、帳票類の作成・申請時間が大幅に短縮されました。弊社では取り扱う帳票の種類や枚数が非常に多いのですが、手入力からルックアップや選択肢形式へと改善したことで、ボタンを押して必要事項を少し入力するだけで済むようになりました。感覚値ですが、ひとつの帳票あたり約10分は作成時間を短縮できており、全体で見ても大きな時間削減効果が生まれています。

さらに劇的なのが、帳票の「決裁スピードの向上」です。以前は紙の書類に押印して回覧していたため、上長が不在だとそこで承認がストップしていました。さらに遠方の出先、例えば九州の拠点から大阪の拠点へ書類を回覧するようなケースでは、郵送だけで1〜2日を要していました。

それが今ではPCから即座に承認できるようになったため、最大2日かかっていた郵送によるタイムロスや不在による待ち時間がゼロになり、決裁スピードが格段に上がりました。

現場の働き方の面でも、紙の回覧をしていた頃は『明日しか承認者がいないから』と夕方に急遽オフィスへ戻ってきて慌てて書類を作成・申請していたのですが、そうした駆け込み作業や残業もほとんどなくなりましたね。

葛巻様： 営業会議の準備やヒアリングにかかる工数も劇的に削減されました。以前は年度末や会議の直前になると、前年度分の活動状況を各出先からExcelに手作業で打ち込んで集計していました。私が所属する管理部門では、データの抜け漏れをチェックし、一人ひとりに連絡して催促する作業に膨大な時間を費やしていました。

現在はSFAの画面を見れば誰がどこを入力していないかが一目瞭然で、催促の手間が格段に減りました。さらに、次年度以降の案件情報もすべてSFAに蓄積されているため、年度で絞り込むだけで予定・見込み案件がパッと一覧化されます。以前のように出先に個別にヒアリングして回り、Excelを突き合わせる作業がなくなり、集計・ヒアリングにかかる時間は大幅に削減されました。

葛巻様： ペーパーレスに完全に切り替わり、社内の紙ファイルが本当になくなりました。定量的な成果としては、補修工事の案件だけでも年間約500件あった紙ファイルがほぼゼロになりました。

ペラペラの薄いファイルから、厚さ16cmにもなる分厚いファイルまで、年間500件分の紙ファイルがオフィスや出先の棚を埋め尽くしていたわけですが、それがすべてデータ化されたことで保管場所の逼迫が一気に解消されました。

本運用直前には経営層から『費用対効果はどうなのか』と問われたこともありましたが、年間約500件の紙ファイル撤廃や保管スペースの削減、帳票作成・決裁の大幅な時間短縮といった効果を目に見える形で示すことができ、十分に納得してもらえました。個人のデスクトップに埋もれていた商談情報もSFAを見れば誰でも把握できるようになり、属人化の解消と内部統制の強化が同時に実現できています。

葛巻様： 将来的には、弊社の基幹システムとの『データ連携』を実現したいと考えています。現在はSFAで案件情報を管理しつつ、一部の情報は基幹システム側にも二重で入力しなければならない業務が残っています。

基幹システム自体が2004年頃からの歴史あるシステムのため技術的なハードルはありますが、ホールディングスの情報システム部門とも協議を進め、SFAと基幹システム間でデータを相互連携させることで、現場の二重入力の手間を完全にゼロにしていきたいです。

また、GENIEE SFA/CRMでも画面の並び替え機能など現場の使い勝手をさらに高める機能改善にも期待しつつ、ジーニーさんと一緒にさらなる業務効率化を進めていきたいです。

葛巻様： 弊社のように、紙ファイルが膨大にあり保管場所に困っている企業や、案件情報が属人化している企業には、GENIEE SFA/CRMをおすすめしたいです。紙文化が根強い現場でも、出先の実務者を巻き込んで入力負荷を下げ、根気強くフォローアップを続ければ必ず定着します。

自社の業務に寄り添って柔軟にカスタマイズできるGENIEE SFA/CRMだからこそ、無理なく大きな時間削減効果とペーパーレス化を実現できたと感じています。