商社特有の属人化した営業活動を可視化！ワークフロー機能の活用により営業組織のステップアップを実現

情報の属人化を解消するために営業管理ツールの導入を検討しました。車輛事業部は、内装向けシートの調達・生産・販売を行っています。商社のようなビジネスタイルではよくあることですが、1つの案件には1人の営業担当者しかつかないため、案件の情報共有をする習慣がなく情報が属人化していました。

また、車業界は案件発生〜納品までのタイムラインが非常に長く、1つの案件に3年ほどかかります。そのため、長期案件の途中で担当者が異動や退職をしてしまうと、社内で情報が引き継がれないという課題がありました。今まで顧客に出した仕様書や見積書が個人のPCにしか残っておらず他の人がアクセスできない状態になってしまうなど、属人化による弊害を解消するため、ツールの導入を検討し始めました。

見積もりの作成を必須の要件としてツールを3つほど抽出し、比較検討を行いました。その中で「GENIEE SFA/CRM」を選んだ理由は、使いやすい画面とカスタマイズ性です。

まず、システム導入前に14日間の無料トライアルを試しました。操作画面が非常にシンプルなので、普段営業管理ツールのようなシステムに慣れていない現場メンバーでも使いこなすことができ、社内全体で「GENIEE SFA/CRM」を利用していくイメージが湧きました。

また、弊社の特殊な営業体制に合わせて容易にカスタマイズができること、システム導入後の運用体制に合わせて柔軟に項目の変更ができることも「GENIEE SFA/CRM」を選んだ理由の一つです。

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当初の想定通り、情報共有と営業業務の可視化を目的に活用しています。しかし、導入してみて予想外の利点も見つかりました。

これまでの課題として、弊社の営業担当者同士で横のつながりが薄く、他人の案件進捗状況や商談内容はほとんどブラックボックスになっていました。社内の別商材の担当者が二名で同じ会社に提案することがあるため、その会社にまつわる情報、例えば、新規プロジェクトのリリース情報などは双方担当者の提案に互いに活かせる部分もあります。「GENIEE SFA/CRM」を導入し互いの案件情報が適切に可視化されたことで、新しいプロジェクト情報を含む有益な情報を見逃すことなく、提案に役立てることができるようになりました。

また、以前より社内での案件進捗状況の報告には、簡単な管理シートを使っていました。上司は忙しい中で管理シートの確認に時間を費やしており、営業担当者は細かい進捗情報を都度伝えるといった手間が発生していました。

しかし、現在は案件情報を「GENIEE SFA/CRM」に一元化しています。これにより、マネジメント層もこのツールを使って案件進捗を逐一確認できるため、不要なコミュニケーションコストが削減されました。上司やチームとの円滑な情報共有ができ、業務がスムーズに進むようになった実感がありますね。

営業活動の可視化だけでなく、バックオフィスの履歴管理の面でも確実な体制を構築することができました。

「GENIEE SFA/CRM」の機能であるワークフロー*の活用により、見積もりの上長確認などの社内の一連の承認フローを漏れなく行えるようになりました。

これまでは、一部で見積もりの上長承認のフローを飛ばしてしまうようなことがあり、管理体制に課題がある状態でした。場合によっては顧客に対して本来よりも薄利での見積もりを提示してしまうこともあり、小規模ではありますが損失を見逃してしまうこともありました。

営業担当者は、見積もりを作成した後、必ず上長の承認を受けるというワークフローを事前に用意することで、一部で起こっていた承認漏れを防ぐことができ、顧客に対しても常に正しい金額で見積もりを提示できるようになりました。

*「GENIEE SFA/CRM」に搭載されているワークフロー機能
見積もりの上長承認フローの構築の他にも、例えば、受注が見込まれている商談の一定期間前に営業担当者に通知することで、タスクのリマインドができ、重要な対応の漏れを防ぐことができます。

>>ワークフローの活用例について詳しくはこちら

システム導入担当の方は、「現場での利用がしっかり定着するか？」を心配されると思います。

ジーニーはカスタマーサクセス部による体制構築のレベルが高く、SFA導入を決定した後、2か月先までスケジュールを立てて、私たちのやるべき宿題などを案内していただきました。ジーニーが主導して社内システム利用定着プロジェクトを推進してくれたのでとてもスムーズに進みましたね。

このように、社内利用に関してしっかり伴走してくれる会社であれば、安心して任せられると思います。