営業担当者の案件を一元化！エクセル管理からの脱却とSFA/CRMによるワークフロー整備

案件をいかに効率よく管理するかが課題だった。

どのような経緯で導入を検討されたのでしょうか？

以前より他社の業務管理ツールとエクセルを併用していました。

私たちの営業活動の中には、営業担当者とお客様だけでなく工事業者も入ってきます。
工事業者への工事依頼などの活動も含め、営業活動を一元管理することが要件として存在しました。

営業活動の管掌範囲が広いため、一貫してPDCAを回すためにスムーズな情報共有が課題でした。

「GENIEE SFA/CRM」導入前は、工事業者ごとに対応地域や業務範囲が異なっており、工事業者の数すらまとめきれずにいたところを、今はすべて「GENIEE SFA/CRM」上に取りまとめられていて、営業担当者でも管理画面から把握できるようになり、かなりスムーズに進めることができています。

さまざまなツールがある中、「GENIEE SFA/CRM」を選ばれたのはなぜですか？

SFAやCRMは様々ありますが、最終的にいくつかに絞ってみるとほとんど機能の差分はなくなります。
なので、自分たちが重要視する機能を一つ決めて、その機能が一番すぐれているツールを検討しました。

私たちの場合はグラフ化とワークフローを重要視し、現在は「GENIEE SFA/CRM」だけでなく「GENIEE BI」も導入して、営業活動の一元管理に取り組んでいます。

また、社外の工事業者も利用するため、ユーザー間で公開・非公開の設定をする必要があり、この要件をクリアできたという点も「GENIEE SFA/CRM」を選んだ理由の一つでした。

もちろん、5〜6年も経つと事業が成長し、新たな課題に直面するので、重要視する要件が変わってゆくものだと思います。その時はまた、重要視する機能や実現したいことを整理し実現方法を考えるのが良いと思います。

>>GENIEE BIについて詳しくはこちら

約10万件もの案件管理に活用

「GENIEE SFA/CRM」をどのように活用していますか？

コールセンター部門でも「GENIEE SFA/CRM」を利用しているのですが、オペレーターが提案先の新規顧客の開拓をして、アポイントを獲得した顧客のもとへ営業担当者が訪問します。

オペレーターがアポイント獲得時に顧客にヒアリングした店舗内情報、例えば電球の個数や厨房機器の設置年数などを「GENIEE SFA/CRM」に入力し、営業担当者はその情報をもとに提案を行います。そうすることで、より確度の高い提案が可能になります。

提案のあとは、営業担当者ごとの商談の状況が「GENEE SFA/CRM」に更新されていくので、コールセンター部門のオペレーターは、自分が獲得したアポイントの商談状況を定期的に把握して、どのようなアポイントが受注に繋がりやすい傾向にあるのか？など日々の営業活動の改善に役立てることができています。

また、オペレーターごとに特性をいかした得意な業種、業態への活動ができるように、獲得したアポイントの業種などいくつかの項目を「GENEE SFA/CRM」で数値化して活用しています。

さらに、コールセンターの拠点ごとの状況を把握できるようにしています。
全国3拠点あるコールセンターの、アポイント獲得数の着地予想や獲得している商材比率などを数値化し、タイムリーに営業担当者の動きを修正することができています。

各所から定期的に報告は受けるのですが、やはり「GENIEE SFA/CRM」で積み上げられたデータだと分かりやすく、集計時のミスなども発生しないので、安心して見ることができますね。

私個人の活用としては、常に「GENIEE SFA/CRM」の画面を開いていて、出社したらメール・社内SNSに次いで「GENIEE SFA/CRM」を立ち上げています。よく見る画面はマイキャンバスですね。
（※マイキャンバスとは自分だけが閲覧・管理できる画面です。「GENIEE SFA/CRM」に日々蓄積されていく顧客、商談、活動履歴などのデータを自由にグラフ化して分析に役立てることができます。）

>>マイキャンバスの機能について詳しくはこちら

営業担当者と管理者から建設的な意見が生まれるように

実際に「GENIEE SFA/CRM」を導入して変化はありましたか？

「GENIEE SFA/CRM」を導入してからも常に変化し続ける必要があると思っていて、現在も工夫と改修を続けています。

今回は役員を含む各分野のキーパーソンが揃った状態で、導入検討からツールの選定まで推進しました。そのため管理者の視点から、事業に最適な営業活動の管理体制を構築することができたと思います。

ただ、新しいものを受け入れる柔軟さがある反面、入力すべき項目数が増えてしまっており、営業担当者の不自由さにつながってしまっている部分もあります。これをいかに効率よく再設計していくかは今後の課題と言えます。

実際にツールを利用する営業担当者と管理者の意見が異なることも当然ありますが、お互いに改善に向けて前向きな意見をぶつけ合えるようになったのは組織的にもいい変化でした。

実現したいことを明確にし、導入前に試してみる

営業/顧客管理でお悩みの方へのアドバイスをいただけますか。

何を実現したいのか、ポイントを洗い出し、優先順位をつけることが大事です。

世の中にSFAやCRMは様々あり、ツールごとの特徴も様々で、できることも異なります。そのため「ここだけは譲れない。」など自社が求める機能や実施したいことの優先順位を決めた上で検討することをおすすめします。

また、それぞれのツールを実際に試してみることも大事です。無料トライアルを提供されていることが多いのですが、実際に使ってみることで、具体的な便利さを感じるとともに、自社が求める機能以外についても参考になります。

私たちの場合は、求める機能の実現可能性について相談がしやすかった「GENIEE SFA/CRM」を選びましたが、まずは何がやりたいか優先順位付けすることをおすすめします。