社内ベンチャー事業で「GENIEE SFA/CRM」をスモールスタート。月間商談数が200件を超えても使い続けられる活用法とは

小規模に始めて長く使い続けられるツール

どのような経緯で導入を検討されたのでしょうか？

「pengu(ペング)」というサービスの新規事業立ち上げに伴い営業管理ツールの導入を検討しました。「pengu(ペング)」はRPAなどの3つの業務自動化ツールとSEによる育成プログラムがセットになった業務改善サービスです。新規事業ですので、顧客が増えていく前にスピーディーに営業管理の基盤を構築したいという背景がありました。

とはいえ、最初はユーザー数も取引顧客数も少ないので小規模に使い始められて、そして組織の状態に合わせて内容をカスタマイズしながら長く使い続けられることを「GENIEE SFA/CRM」には期待していましたね。

長期的に、取引顧客数や商談管理数を増やしていくことを見据えていましたので、業務管理にはエクセルではなくSFAを使うことに決めていました。スモールスタートで始めたので、比較的スムーズに社内での利用は定着しました。

*オムロンの業務改善サービス「pengu(ペング)」の詳細はこちら

月間200件超の商談を30名で漏れなく対応

「GENIEE SFA/CRM」をどのように活用していますか？

最初は、社内の顧客情報を集めて可視化できたらいいと思っていました。まさにスモールスタートのつもりで導入したのですが、やはり事業を拡大していくと、商談の状況や進捗件数など管理したい項目が日々変わっていくんですよね。「GENIEE SFA/CRM」は、商談管理の項目を社内で容易にカスタマイズできるのでとても便利でした。

現在は「GENIEE SFA/CRM」で、月間に約200件を超える商談を30名の担当者で商談管理*しています。導入当初より商談数が大きく伸びても商談状況を把握しきれているので、「GENIEE SFA/CRM」を上手く活用できているのだと思います。

*「GENIEE SFA/CRM」の商談管理機能「商談管理ビュー」
商談情報をカード型で一覧表示。溜まっている案件が一目でわかるので、営業担当者が進めるべきタスクが瞬時に把握できます。

>>商談管理ビューについて詳しくはこちら

企業データ更新の手間を1回1時間→5分まで短縮

「GENIEE SFA/CRM」の具体的な活用方法を教えてください

正確な情報をもとに営業活動ができるように、月に一度、企業データベースの更新をしているのですが、「GENIEE SFA/CRM」を導入したことで、この更新にかかる時間を削減することができました。

具体的には、外部のデータベースから集計したデータを自社ツールの「pengu(ペング)」で編集して、「GENIEE SFA/CRM」に一括インポートしています。

これまでは営業担当者が会社名や従業員数を入力していたのですが、入力ルールを決めておらず情報の粒度がバラバラでした。企業情報の整備は手作業で少なくとも1時間かけていたところ、自動化した現在は5分程度で完了します。工数が削減されて業務の生産性は大幅に向上しました。

さらに、インサイドセールスの架電履歴、獲得した商談情報、活動履歴の「GENIEE SFA/CRM」への登録も、企業データベースに紐づけて自動化しています。正確に算出することはできませんが、実際にはもっと業務工数を削減できていますね。

せっかく良いシステムがあるのに、入力が面倒だと思ってしまったらもったいないですよね。一番大切なのは、「GENIEE SFA/CRM」に蓄積した情報を見てどう活用するかだと思います。入力すること自体は仕事ではないので、不要な工程は簡素化することを心掛けています。

「GENIEE SFA/CRM」を導入して変化はありましたか？

「GENIEE SFA/CRM」を利用していくうちに、商談情報に紐づけて契約書の管理をする必要が出てきました。

例えば商談が進んでいくと、NDA（秘密保持契約）を結ぶことになるんですね。最初の5〜6社程度は契約書を個別で管理できており特に問題なかったのですが、顧客数が増えてくると社内複数人では管理しきれなくなりました。そこで、商談情報に紐づけた契約書の管理を初めから営業プロセスに組み込んでみるなど、現場の営業担当者と管理者とで試行錯誤して、「GENIEE SFA/CRM」を活用した最適な業務フローを構築していきました。すぐに営業フローを変えたい場合にも、社内で自由に項目を変えられて小回りが利くところは良かったです。

入力工数を最小限にして有効な時間を生み出すために

営業/顧客管理でお悩みの方へアドバイスをいただけますか。

スタートアップや新規事業者は、まずは小規模から使い始められること、そして情報を蓄積して寄り添い続けられるような業務管理の基盤を求めていると思います。自由な項目のカスタマイズ、現場の営業担当者にとっての入力ハードルの低さ、利用コストの面でも、「GENIEE SFA/CRM」は長期的に事業に寄り添い、業務改善に貢献してくれるツールです。

自社業務の中には「GENIEE SFA/CRM」で完結できていない部分もありますが、企業データベースなど周辺の基盤も整ってきたので、今後は一元管理できるよう業務フローを整えていきたいと考えています。

「pengu(ペング)」はデータの入出力や前後の集計作業を自動化するサービスであり、「GENIEE SFA/CRM」との親和性も高いです。企業の営業DXを推し進める未来に向かって共に貢献していけたら幸いです。