プロセスビルダー機能

GENIEE SFA/CRMの機能をご紹介します。

Function

プロセスビルダー機能

カテゴリ:基本機能

できること

SFA/CRM上にデータの作成や更新（トリガー）をきっかけにした、別データの作成・更新を自動化
条件に応じたSlackやChatwork、メールへの自動通知
営業フェーズの変更に伴う、定型タスク（ToDo）の自動割り当て
1つのデータ更新が、すべての後続処理を自動で完結させる

営業活動を進める中で、商談のフェーズが変わるたびに「次のタスク登録」「関連する進捗データを更新」「チームへメールやチャットで報告」といった手動の作業が発生していませんか？

GENIEE SFA/CRMの「プロセスビルダー機能」は、特定のデータ作成や更新（例：商談フェーズが「提案」になった等）をきっかけに、あらかじめ設定したルールに沿ってデータの作成・更新、さらにはチャット通知までをシステムが自動で実行する機能です。営業現場に「二度手間、三度手間の入力・操作」をせず、正確なデータを自動で蓄積できる環境を実現します。

営業現場・管理上の課題を解決

組織のデータ管理において、以下のようなリスクや課題を未然に防ぎます。

データの更新漏れ防止：商談が受注になったにもかかわらず、請求関連データの作成や、受注後に発生する関連部門への手配・引き継ぎタスクの作成が漏れてしまう問題を、自動連携によって根本から解消します。
定型業務の自動化：フェーズ移行時の社内チャット報告や、次回アクションのToDo登録など、毎回発生するルーティン作業を自動化し、営業が顧客と向き合う時間を最大化します。
システム管理の実装工数削減：複雑なプログラミングやコードの記述は一切不要。マウス操作中心の直感的な画面で自動化ルールを構築できるため、営業プロセスの変更にもシステム管理者が迅速に対応できます。

Before / After

手動による二重入力や報告の手間を排除し、システムが後続処理を自動完結させるスマートな運用へ移行します。

＜Before＞

二重入力の手間と入力ミス：商談ステータスを「受注」に変更した後、別の「請求管理システム」や「契約書管理システム」を開き、同じ顧客名・金額・契約日などを手動で再入力しなければならず、二重入力の手間や入力ミスによる金額のズレが発生していた。
リアルタイムな情報共有の遅れ：大口の案件が動いた際、マネージャーへの報告メールを営業担当者が手動で作成・送信しており、リアルタイムな情報共有ができていなかった。
対応の抜け漏れ：次の商談フェーズに進んだ際、次にやるべきアクション（例：見積書送付、次回アポ調整）のタスク登録を営業担当者の記憶に頼っていたため、対応の抜け漏れが発生していた。

＜After＞

自動連動によるミスの防止：商談ステータスを「受注」に変更した瞬間、システムがそれをトリガーにして指定の関連レコード（データ）を自動作成、または項目値を自動で更新するため、手動による二重入力・更新の手間や漏れが防止される。
チャット連携による即時共有：あらかじめ設定した条件（例：金額〇〇万円以上の大口案件など）を満たす商談が更新されると、SlackやChatworkへ自動で即時通知され、リアルタイムな社内連携が可能になる。
営業プロセスの標準化：商談フェーズが「提案」に変わった時点で、次に必要な定型タスク（ToDo）が担当者に自動で割り当てられるため、営業プロセスが標準化され、対応漏れがなくなる。

3ステップで完了する仕組み

設定はシンプルで、直感的な操作で完了します。

トリガー（きっかけ）の選択：自動化をスタートさせる条件（例：商談フェーズが「受注」に変更された時、など）を設定。
実行するアクションの指定：条件を満たした際にシステムが自動で行う処理（レコード作成、値の更新、チャット通知、タスク生成など）を指定。
ルールの有効化：設定を保存して有効化するだけで、即座に自動化プロセスが開始。

主要機能と導入のメリット

きめ細やかな権限コントロールにより、業務効率とセキュリティを同時に向上させます。

機能	特徴	導入によるメリット（ベネフィット）
連動レコードの自動作成・一括更新	トリガーとなるデータの変更を検知した瞬間、指定した関連レコードを自動で作成したり、特定の項目値を自動で更新・変更ができます。	【ミス・手間の撲滅】「受注」などのステータス変更に伴う、別レコードへの手動での再入力や二重更新の手間が一切なくなり、データの抜け漏れや入力ミスを未然に防ぎます。
定型タスク（ToDo）の自動割り当て	商談フェーズが「提案」など特定のフェーズに変わった時点で、次に現場が実行すべき定型アクションをタスク（ToDo）として担当者へ自動で生成・付与します。	【プロセスの標準化】営業担当者が次にやるべきことを自分の記憶に頼って登録する必要がなくなり、営業プロセスの標準化と対応漏れの防止を同時に実現します。
チャットツールやメールへの自動通知連携	あらかじめ設定した条件を満たした際、SlackやChatworkなどの外部チャットツール、またはメールへ、システムから自動で即時通知を飛ばすことができます。	【リアルタイム共有】大口案件の動きや受注速報などを共有するための「報告文の手動作文・送信作業」から営業が解放され、社内全体のリアルタイムな情報共有を自動化します。

活用シーン

実際のビジネスシーンにおいて、以下のような運用で組織のデータを守ります。

営業フェーズ連動型のタスク自動生成：商談が「要件定義」フェーズに進んだら、技術メンバーへの同行依頼タスクを自動で作成・割り当て。属人化しがちな社内連携をシステムが自動で行います。
失注時の理由分析データの必須化と処理：商談が「失注」となった際、失注理由のデータ入力をトリガーとして、マーケティングチームへ「アプローチ一時停止」のフラグを自動更新。引き継ぎの手間をなくします。