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Outlook連携機能

顧客からOutlook（アウトルック）で受信したメールをSFAの営業活動履歴に簡単保存。

Outlookで受信したメールをOutlook内で活動履歴に保存することが可能です。

これにより、顧客とのやり取りを活動履歴に保存し、またメールの詳細を保存・共有することが可能となります。

Outlookメール、活動履歴連携機能の詳細

Outlookのアドイン機能を利用することで、Outlookでのメールのやり取りを容易に活動履歴として、保存することができます

動作環境
- Web版もしくはDesktop版のどちらかのアドイン利用
保証外動作
- Web版のOutlookで複数のタブで同時にアドインを起動する
- Web版/Desktop版両方のアドインを同時に起動する
- モバイル・タブレットでのアドイン利用の場合
  - 上記のような場合の動作は保証対象外となっております。
アドインの追加方法
- 1.ファイルを取得する
  - マニフェストファイル (manifest_for_prod.xml) をダウンロードします。
    - 当該ファイルを編集された場合、動作保証外となりますのでご承知おきください。
- 2.アドインのストアに遷移をする
  - Outlookを開き、「ホーム」＞「アドインを入手」をクリックしてください。
- 3.カスタムアドインを開く
  - 「個人用アドイン」>「カスタムアドイン」>「+カスタムアドインの追加」>「ファイルから追加」を選択してください。
  - ダイアログウィンドウが表示されるので、1で取得したマニフェストファイルを選びます。
- 4.インストールする
  - 表示されたウインドウのインストールボタンをクリックすることで、インストールが始まります。
- 5.インストール完了を確認する
  - インストール後、下記の二点を確認してください。
    - カスタムアドインに「GENIEE SFA/CRM連携」が表示されているか
    - リボンに「GENIEE SFA/CRM」が表示されているか
  - 問題なければ正常にインストールされています。
  - Outlookのバージョンなどによって、動線や画面UIに差が生じる場合があります。
Outlook上での連携方法
- 1.連携したいメールを開く
  - 連携を実行したいメールを開き、アドインを開きます。
- 2.ログインを行う
  - ジーニーSFA/CRMのアドインを開き、ログインボタンをクリックします。
  - ウィンドウが表示されますので、通常のwebと同じメールアドレス/パスワードでログインしてください。
- 3.メールアドレスの検索を行い、紐づけ先を決定する
  - 受信をしたメールの to / cc / fromに含まれるメールの宛先が、既にSFA内に登録されているかどうかが検索されます。
    - ①ヒットしたオブジェクトデータの子として、活動履歴を作成することができます。
      - 添付ファイルについても対応している拡張子であれば、選択して添付することができます。
    - ➁ヒットするメールアドレスがない場合、オブジェクトを選択し、同じ画面で新規作成を行うことができます
      - 新規作成後は画面内の「更新」をクリックし、再度読込をすることで①の欄にヒットするようになります。
      - 検索仕様は以下の通りです。
        
        見込客/会社/担当者オブジェクトの場合
        
        e-mail（DB名称：email）項目のみに対して、送付元のメールアドレスと一致するものがないか検索する。
        
        商談オブジェクトの場合
        
        e-mail（DB名称：email）項目のみに対して、送付元のメールアドレスと一致するものがないか検索する。
        
        または、e-mail（DB名称：email）項目にヒットした会社/担当者に紐づく商談を検索する。
        
        商談についてはデフォルトでemailのご用意がないため、各組織毎で項目の作成が必要となります。
    - ③会社/担当者についてはヒットした名称にカーソルをかざすと、新規の商談作成が可能です。
- 4.活動履歴を作成する
  - 紐づけ先を選択したのち、「活動履歴の作成」をクリックすると、作成完了です。
- 5.添付ファイルに関して
  - GENIEE SFA/CRM上に添付ファイルを保存することも可能です。
  - メールの本文中に添付ファイルが存在する場合、［活動履歴作成］クリック後に以下の画面に移動します。
    - 任意の添付ファイルをお選びいただくことで、前ページで選択した会社/担当者/商談へ紐づけることが可能となります。
      - Outlookメール連携において、活動履歴に添付ファイルは紐づけられません。
      - Gmail連携と異なり、担当者は添付ファイルへの保存ができません。
- 6.SFA側の注意点
  - メール内容の移動先は原則自由にマッピングができず、移動先は以下の初期項目で固定となっておりますのでご承知おきください。
  - また、以下に記載の項目以外の必須項目があった場合、連携が失敗します。
    - メール件名
    - 件名（subject）に連携します
    - メール内容
    - 活動詳細（detail）に移動連携します（HTML形式でも可）
    - 受信日
    - 活動期日（deadline_at）に連携します
    - 連携を実行したユーザー（＝アドイン上でログインをしたユーザー）
    - 作成者（created_by）に名前が記載されます